淺談高校檔案數字化建設

楊思煒

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

淺談高校檔案數字化建設

楊思煒

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

在信息迅猛發展的時代，高校檔案信息化建設已經成為高校檔案工作中的一項重要內容。本文闡述了高校檔案數字化建設的重要性，分析了目前各高校現狀，提出了幾點推動高校數字化建設建議。

高校；檔案；數字化；建設

近年來，隨著計算機網絡技術的飛速發展，現代社會已經進入了信息時代，網絡信息技術已經逐漸滲透到各行各業中，在檔案管理領域里，也開始使用大量的新技術來改善傳統的檔案管理方式。因此檔案數字化被越來越多的檔案管理部門所重視。檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字影像技術、數據庫技術、多媒體技術及存儲技術，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。作為高校的檔案管理工作者，了解并將高校檔案數字化實施起來、推動起來將是目前工作的重要任務之一。

1　高校檔案數字化建設的重要性

1.1便于檔案無限制存儲

目前大多數檔案還是以紙質為載體的形式存在，這些檔案被裝訂整理成冊或裝盒，保存在檔案館（室）庫房的檔案柜或檔案架上，既受存儲空間的限制，也不利于保存，時間長了容易造成檔案的損壞。這種傳統的檔案存儲方式，需要大量的存儲空間來支撐。但若將紙質檔案進行數字化加工，那么存儲起來就方便多了，只需要一臺服務器和電腦，一旦存儲空間不夠，還可以繼續擴容，節省了空間，也不受時間的限制。

1.2節約成本

傳統的檔案在歸檔、整理、存儲的過程中需要投入很多，用到的檔案、辦公用品舉不勝舉，歸檔時不僅效率低，也浪費空間。一旦實現檔案數字化，很多東西只需要一次投入就可以多次重復使用，也節省了庫房空間，同時檔案管理員和歸檔者的工作量也減輕了，工作效率得以提升。

1.3方便利用

傳統檔案利用過程中，需要檔案管理者先查找檔號，再翻閱檔案柜，拿出來紙質檔案再進行復印，過程相當繁瑣。檔案數字化能夠解決這一問題，只需要電腦和打印機，在系統數據庫中檢索出所需要的檔案資料，然后直接打印。既利于查找也利于復制，更不會損壞到原始檔案，同時提升查詢利用效率。

2　高校檔案數字化建設的現狀

2.1思想意識上不夠重視

多數高校的管理層和廣大師生員工還沒有意識到檔案工作的重要性，高校的檔案管理工作依然停留在傳統思想觀念上，缺乏相應的檔案常識和知識，在思想上、行動上均不夠重視。因此，許多高校的數字化建設工作也很難得到有效的支持。

2.2經費投入不夠

建設需要投入，高校檔案數字化建設也是如此。提到投入，管理層考慮的就是收取回報的問題。檔案數字化建設又恰好是一次性投入很大，短期回報又很小的一類。因此，很少有大學的管理層能做到一次性將大筆資金投入到檔案管理工作中去，所以目前有很多高校的檔案館（室）都是因為資金缺乏而導致檔案數字化進程緩慢。

2.3建設過程中的安全隱患

在檔案數字化加工、存儲過程中會遇到如泄密、計算機網絡病毒的惡意攻擊，或者無法預知的數據丟失等問題，都會影響到檔案的安全與完整。大多數檔案管理人員都是文科出身，缺乏技術知識，檔案管理系統維護、更新不及時也會導致數據安全問題。

2.4數字化質量參差不齊

大多數高校沒有專業的數字化加工設備，檔案內容是十分繁多，大多數都采用數據化加工外包給公司完成，由于不同的公司資質水平各有不同，因此很難保證數字化加工的水平和質量。

3　推動高校檔案數字化建設的幾點思考

3.1加大宣傳，改變思想

通過有效宣傳來改變大家的傳統觀念，讓大家意識到數字化建設給工作帶來的好處和便利，從而得到大眾理解和支持。宣傳不能是蜻蜓點水式，而應深入滲透和灌輸這種思想和理念，從管理層和領導入手，從真正的檔案利用需求者入手，才能更快的轉變大家的思想觀念。

3.2加大資金投入

加大資金投入也是需要上層管理者支持，巧婦難為無米之炊，通過上面提到的宣傳使領導改變觀念，進一步獲得資金上的支持。這需要高校檔案管理者們的共同努力。

3.3保障信息資料安全

檔案數字化建設過程中，對于數據加工的外包公司，首先，要簽好保密協議，確保檔案資料在數字加工過程中信息資料不泄露，涉密文件和數據不泄露、不丟失。其次，在檔案利用過程中，為了防止數據資料不被篡改或覆蓋，必須要設置好管理系統權限，并對檔案信息副本進行嚴格管控。最后，為防止系統數據庫中的數據丟失，一定要及時做好數據備份，并做好異地備份，以防意外發生。

3.4建立質量監控機制

高校檔案管理工作人員要提前制定好相應的數字化加工流程和細則，積極和外包公司溝通，確保在每一個工作程序完成后，要有檢查、監督以及驗收機制。

4　結 語

檔案數字化建設給高校檔案工作者帶來了新的挑戰和機遇，雖然過程中會遇到種種困難，但仍要迎難而上，主動探索尋求檔案數字化的有效手段和方法，為高校檔案信息化數字化建設開創一片新的天地。

主要參考文獻

［1］沙敏.高校檔案數字化建設的認識與思考［J］.科教導刊，2011（2）.

［2］陳敏.對高校檔案數字化建設的思考［J］.中國管理信息化，2015（24）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.123

G647.2

A

1673-0194（2016）16-0190-01

2016-07-12