如何提高基建工程檔案歸檔的完整性和規范性

李為農

（中國科學院東北地理與農業生態研究所，哈爾濱 150081）

如何提高基建工程檔案歸檔的完整性和規范性

李為農

（中國科學院東北地理與農業生態研究所，哈爾濱 150081）

在基建工程各個環節里，基建工程檔案直接體現了基建施工過程中的所有內容，與工程后期的使用、維修等工作有著密切相關聯系。所以，在進行基建工程檔案歸檔工作時，要努力提高檔案資料的完整性和規范性。但是在具體的實踐里怎樣提高基建工程檔案歸檔的完整性和規范性又成為檔案歸檔人員面臨的難題。本文立足現實，具體分析了保障基建工程檔案材料完整性和規范性的措施，為相關檔案歸檔者和管理者提供參考。

基建工程；檔案；歸檔；完整性；規范性

對于基建工程來說，基建工程檔案工作是十分重要的工作。對于大多數企業來說，它們關注的僅僅是基建工程的開展狀況，卻忽略了對在工程的具體實施過程中涉及的工程施工質量的記錄、會議資料、技術材料等的歸檔，導致與工程有關的材料散落在工程的各個部門，容易丟失檔案材料，不利于基建工程檔案資料歸檔的完整性和規范性，不利于工程未來的發展。因此，保證基建工程檔案的完整性和規范性至關重要。

1　基建工程檔案材料要完整整齊

1.1要跟蹤整理基建工程檔案材料

對于基建工程來說，要想提高檔案材料的完整性，必須在基建工程開始申報立項時就設立專門的人員對基建工程項目的相關材料進行統一管理和整理，在從申報立項到工程竣工驗收的各個環節中，通過基建工程檔案材料的跟蹤整理，不斷提高基建工程檔案資料的完整性。

在具體的工作實踐里，從工程項目申報、審批、勘測、設計、施工、竣工和驗收等多個環節，由于缺乏專門的檔案資料管理人員整理檔案，導致檔案材料整理工作難以有序進行。基建工程的檔案歸檔過程中，由于檔案文件的分布比較松散，不僅在工程的規劃部門和管理部門里有工程資料，在文書管理部門也有相關資料，這非常不利于基建工程檔案工作保存的完整性。隨著工程建設時間的不斷推移，加上檔案相關人員的工作調動，導致資料丟失現象時有發生。因此，在工程項目進展的不同環節里，要通過專門的檔案歸檔人員對資料進行實時跟蹤，及時整理檔案材料，這樣能保證檔案的完整歸檔。

1.2要加強基建工程檔案資料分發過程的監控

對于任何一個基建工程來說，在施工階段中，建設單位的管理部門任務都很繁重，他們不僅要分發資料和圖紙，還要管理建設單位工作的各個環節，因此很容易出現工作失誤。在這一背景下，要想在根本上保障檔案資料的完整性，就要對基建工程檔案資料分發過程實施全面監控。在進行工程圖紙等資料分發時，要記錄好分發資料的人員情況，以便于對資料進行去向控制。另外，對于一些地質詳勘等重要資料，由于數量有限、內容重要，所以需要妥善保管，從而提高基建工程資料的完整性。通過監控工程檔案資料，不僅可以保障資料不外泄，也可以保障檔案資料的完整性，因此監控在基建工程中扮演著重要的角色，是加強基建工程檔案管理工作的保障。

1.3及時進行培訓，明確歸檔要求

施工單位的員工是檔案材料的直接接觸者，因此，任何一個員工都要提高歸檔意識，了解建設單位的基本狀況，只有這樣才能保障檔案材料的完整性。通過專業培訓的方式，提高員工對基建檔案管理意識，明確檔案歸檔的目的和要求，這種培訓要在檔案歸檔人員接手這一工作之前開始進行。不過，在具體的工作實踐中，很多單位往往忽視基建工程檔案的管理培訓工作，因此要在建設單位、施工單位和監理單位中聘用檔案管理人員，從源頭上解決檔案歸檔人員匱乏問題。由于基建工程的不同，基建工程資料自然存在差異性，所以在檔案文件的歸檔上也會存在一定的差異，這樣一來，在推動施工單位建檔工作發展時，也要按照單位的具體要求建立檔案資料，避免工程檔案資料受到影響。

2　基建工程檔案材料要準確規范

2.1基建工程檔案資料在基建工程驗收時扮演著重要的角色

檔案資料整理的準確規范，為基建工程的驗收工作提供了便利的條件，提高了工作效率，并能為以后的工程維修提供重要的參考數據和資料，節省了工程時間和經費支出。在進行檔案歸檔時，施工單位必須明確歸檔人員相關要求，實施嚴格的制度管理，明確基建工程檔案歸檔人員的責任和義務，加強監督力度。在進行基建檔案材料歸檔工作監管的過程中，施工單位要通過基建工程內部監管和外部監督有效結合，進一步保障基建工程的準確性，提高檔案資料的規范性。

2.2要通過專門的考核機構進行管理

確定歸檔時間，嚴格要求檔案歸檔工作。另外，要想切實提高檔案材料的規范性，就要提高各個部門檔案保管和整理的水平，確保各個部門提供的資料完整規范。在進行檔案的歸檔工作時，檔案材料要合理組卷，頁碼編寫要準確，每個案卷的標題要標明，只有這樣才可以實現檔案歸檔工作的規范性。另外，如果檔案資料外借，要嚴格執行約定檔案資料歸還時間，以此來保障檔案資料的規范性。

2.3貫徹落實統一領導的方針

在進行檔案管理時，各個部門要實行統一領導，集中管理，通過嚴格的規則和要求構建完整的工程檔案管理網絡，實施具體規定，實現檔案管理工作的有序性、規范性。

3　歸檔立卷的材料要符合基建檔案要求

對于基建工程來說，要開展其檔案的管理工作，關鍵的就是要實現檔案管理的完整性，提高檔案的準確性和規范化程度。

3.1由基建管理部門或基建工程人員提供準備相關的基建工程資料

對于檔案管理人員來說，要對基建管理部門的人員進行相關規定的宣傳，通過及時的溝通建立有效聯系。相關基層管理人員提供的資料必須和工程的實際狀況相符合，以此為檔案歸檔工作減少不必要的麻煩，使歸檔立卷工作符合規范要求。

3.2基建檔案人員要懂得基建工程內容和相關基建知識

對于任何基建工程來說，不管是在項目立項環節還是審計和驗收環節，都需要檔案歸檔工作人員參與。一個完整的工程項目檔案材料都是通過不同部門和系統共同完成的，其中負責基建檔案人員是關鍵、重要的部分。因此，基建檔案人員不僅要懂得基建工程的內容，還要掌握基建工程的相關知識，不斷提高自身專業素養。如果不理解基建工程內容和相關基建知識，檔案歸檔人員的責任意識和工作意識都會降低，不利于基建工程檔案材料完善，因此，檔案歸檔人員要通過培訓提高自身知識水平，保證工程檔案資料的質量。

3.3嚴格規范執行基建檔案的要求

在基建工程的具體施工過程中，由于工程項目是通過不同基建行業共同參與完成的，因此在進行工程建設時，所有參與工程人員都要樹立檔案意識、具有檔案管理能力，同時嚴格執行基建檔案的要求，實現基建工程檔案管理工作完整性、規范性和準確性。具體來看，有關基建檔案的法律法規有《中華人民共和國檔案法》和《關于印發〈建設項目工程竣工驗收辦法〉的通知》，通過上述要求可規范基建工程人員的行為，實行有效的管理方案，使基建檔案管理人員的行為更加規范，為工程后續開展奠定檔案基礎。

在建立相關規章制度時，要把基建檔案管理工作納入其中，才可以有效規范檔案管理工作，主要體現在以下幾方面。第一，明確檔案管理人員的職責和義務，通過專人管理，監督檔案資料管理工作。通過認真記錄和收集工程技術資料，可真實掌握施工項目的相關數據。在基建工程進行時，檔案管理人員要跟隨工程進度進行數據收集和檔案資料的處理。對于基建處（室）來說，要通過專門的人員對于技術資料進行管理，實時跟蹤每一項具體工作任務，做好檔案材料收集工作，真實記錄各項目和部門的質量評定情況，從而推動資料整理和整個工程共同發展，增強工作內容的連貫性。第二，如果收集資料比較及時，在工程完成以后，資料歸檔工作也基本完成，不會缺少資料。對現場的技術人員來說，必須及時登記每一天施工項目的技術方面的資料，若是施工項目的資料堆積到一起時再登記，就會容易出現資料信息錯誤或遺漏等情況。對項目部來說，必須規定人員以月份為單位進行資料收集，在發現漏項或者缺項時，通過及時補充保證檔案材料的準確性、完整性。在發現檔案資料的錯誤時，要及時改正，以保證基建檔案材料的真實性。

4　結 語

對于基建工程檔案來說，其作用主要體現在以下幾個方面：第一，基建工程的檔案有利于基建項目質量評定；第二，基建工程的檔案有利于分析事故原因；第三，基建工程的檔案對于工程驗收和管理等多個環節發揮重要作用；第四，基建工程的檔案工作影響著項目工程的管理工作。這樣一來，保障檔案材料的完整性和準確性顯得尤為重要。只有充分保障其完整性和準確性，才可以實現企業的可持續發展。

主要參考文獻

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G647

A

1673-0194（2016）16-0186-02

2016-07-20