淺談科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合

楊麗敏

（陽泉市建設工程保險與擔保管理站，山西 陽泉 045000）

淺談科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合

楊麗敏

（陽泉市建設工程保險與擔保管理站，山西 陽泉 045000）

科技檔案是企業在科技技術開展研究時，對其中的重點信息進行記錄的一些數據。科學技術是第一生產力在社會上已成共識，這說明了科技檔案的重要性，通過對科技檔案進行科學的管理，才能夠讓科技檔案發揮作用。本文就是結合科技檔案的實體化管理與現代信息技術的融合問題來展開論述。

科技檔案；實體管理；信息技術

0　引 言

通常，由于企業在進行科學技術研究時，會自覺地將一些重要的資料進行整理，然后進行歸檔處理，這些資料包括了研究過程中所產生的圖表、聲像和文字等相關數據。在知識經濟時代，科學技術對企業的發展極為關鍵，是企業能夠獲得持續競爭力的重要手段。而且作為第一生產力，科學技術也已經成為社會的共識。科技檔案作為科學技術資料的載體，如果通過科學的管理，就能夠進一步挖掘這些檔案的重要作用，將之前的智慧結晶進一步創新，從而讓企業能夠獲得更多的科技成果。所以企業一定要重視科技檔案的管理工作，這樣才能為檔案的作用發揮提供重要的管理基礎。

1　科技檔案實體管理的概念和作用

1.1科技檔案實體管理的概念

將科學技術的實體檔案進行管理和利用被稱作這種檔案的實體管理。其主要工作內容涉及到檔案的采集、整理、鑒定、保存、統計以及利用等，其中采集環節就是對能夠產生科技檔案的相關部門，通常是企業的研發部門，在研發過程中所形成的重要數據進行收集。然后將其集中到專業的科技檔案管理部門，從而為后續的管理奠定重要的數據基礎。整理資料并及時將采集到的數據按照一定的規律進行分類處理。

1.2科技檔案實體管理的主要作用

在現代企業中，想要提升技術能力和發展技術，科技檔案的管理工作必不可少。科技檔案實體管理可為企業的技術發展提供重要的技術數據支持，同時也為企業的科學管理提供重要的數據憑據，是企業進行科研的一個重要組成部分。對此企業應該成立相關的部門，也就是成立檔案室來進行管理。通過科技檔案實體管理，對信息資源進行開發和利用，能夠發揮這些檔案信息的重要作用。

1.3科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術相結合的重要性

科學技術研發團隊在工作過程中所產生的成果就是這些科技檔案，這些文件資料具有極高的科技含量，而且若是得到充分的利用將產生更多的價值。現代化的檔案信息管理技術，能夠通過信息管理模式，將圖紙、多媒體資料以及文字等相關電子檔案進行統一的存儲。這對今后的科技研究和生產提供了重要的管理依據。無論是對國家還是對企業而言，加強科技檔案管理工作都極為重要，而信息化檔案管理技術能有效地提升管理效率，同時也有助于數據的分享和利用，所以將實體管理和信息技術管理進行融合極為重要。

2　企業科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合

2.1科技檔案實體管理需與現代化檔案信息技術和諧發展

對于企業而言，科研的目的就是要研發出相應的成果，并讓這些成果能夠在較短的時間里產生價值，為企業的發展提供助推力。在科研過程中，會產生很多重要的資料，這些資料往往是以多種形式存在，通過對這些資料進行科學管理，才能更好地發揮這些科技結晶的重要作用。科技檔案是對研發過程的全面反映，且又不局限于某個具體的項目，而是諸多項目之間的綜合反映，所以科技檔案具有一定的專業性和綜合性。此外，科技檔案是由企業的科技實踐而生成的，這些檔案資料能為企業的研發提供重要的數據，進而推動科研的發展。所以從這點來看，企業的科技檔案已經成為其科技研究的重要條件。在這個背景下，科技檔案管理與科技研發工作緊密關聯，兩者具有顯著的促進作用，因此就需要兩者實現和諧發展。將科技檔案管理工作放在一個重要的位置，通過科學地引入信息管理技術，促使科技檔案管理水平提升，進而保障這些檔案數據的準確性和完整性，為企業的科研奠定基礎。

2.2科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合要加強過程控制

企業科技檔案覆蓋企業科技研發工作的全部過程，企業在科研的諸多階段都會產生對應的科技檔案，這兩者之間相互關聯。因此企業要想實現對全過程的科研數據的順利采集，并納入科技檔案體系中，就必須對其進行全面的管控。企業的科研工作往往具有顯著的階段性，不同的階段對應相關階段的科技檔案。在管理這些檔案時，可采用分段的實體管理模式，對不同階段所產生的相關材料和數據文件進行種類分析，并就這些文件資料的流向進行準確掌控，從而有助于分析這些檔案并由此總結出相關規律，為后續的科研工作提供重要的支持。企業檔案的采集、整理要和企業科技工作的開展進度進行密切融合，實體管理的工作人員必須明確企業科技項目計劃，然后結合這些計劃與相關實體管理部門進行有效配合，并完成相關的階段性檢查，這樣就能夠對科技檔案的形成以及科研的進度進行準確地了解。如果發現存在合格的科技項目檔案資料，就可以開展預驗收工作。如果檔案材料不符合需求，就需提出相關的整改要求，確保歸檔的檔案資料和具體地的科研工作具有顯著的對應關系，完成科研項目的全過程管控。在科研工作中，每個環節都必不可少，而且上下聯系緊密，上個環節是下個環節工作的基礎，同時也制約下個環節工作開展。事實上企業在科研過程中所形成的歸檔材料也具有這種關系，每個階段的檔案材料具有顯著的上下層級關系，不可忽視其中的任何一個環節，否則就會對科研資料的完整性造成負面影響，進而影響到這些檔案資料的科學運用。另外還需完整收集和歸檔，構建完整的控制體系，確保這些工作能夠順利完成。

2.3科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合必須要實現三個同步

要想提升科技檔案管理水平，就需要讓科技和檔案兩者之間具有同步性，也就是說，需要通過構建三個同步機制來確保兩者的有效同步，具體同步模式如下。

第一，企業開展的科研項目必須要與相關科技文件材料歸檔要求同步。因為科技檔案的時效性相對較強，需要將歸檔的范圍加以明確界定，將具體職責落實到位，而且還需要對檔案的移交時間給予限制，確保檔案歸檔和立項之間形成同步。

第二，使科技項目研發進度的檢查和文件材料形成的檢查同步，這就要求檔案管理工作者要重點關注企業的專利申請、實驗報告以及材料計算和原始記錄，而且對重要的技術文件、圖紙和工藝文件進行及時采集，確保這些資料的準確和完整。

第三，當科研成果進行鑒定和驗收時，需要將這個檔案資料進行驗收和鑒定，使這兩者之間形成同步性，即對那些已經成功研制的項目，進行及時整理，并按照規定進行驗收和鑒定，只有符合要求的檔案資料才能進行歸檔，否則需要對其進行整改，合格之后才能夠歸檔。

3　結 語

對于企業的科研以及檔案的實體管理而言，為了能夠有效提升企業科技檔案的管理水平，就需要對科研過程中的每個階段情況進行明確，然后制定與之配套的科技檔案管理體系，此外還需要對科技檔案管理工作人員進行綜合培訓，不斷提升自身的綜合素質和業務水平，進而推動科技檔案的實體管理和檔案的信息技術融合，使科技檔案發揮更大的作用。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.117

G270.7；F272

A

1673-0194（2016）16-0181-02

2016-07-20