財務共享模式下的會計檔案管理工作研究

◎易南冰

財務共享模式下的會計檔案管理工作研究

◎易南冰

會計是一個企業十分重要的職位，而在會計的日常工作當中，檔案管理是關鍵。隨著科學技術和社會的不斷進步，財務共享模式成為目前較為常用的模式，也取得了非常好的效果。本文通過對財務共享模式下的會計檔案管理工作進行了相關的論述，希望能夠拋磚引玉。

會計工作是企業的重中之重，是保證資金能夠順利運轉的基礎。進入二十一世紀以來，為了適應現代企業戰略管理的要求，并不斷推動財務職能的轉變。我們將會計的檔案管理工作與新的網絡數據庫技術充分的結合了起來，推出了財務共享的模式，極大的促進了檔案管理工作的進步。本文對相關問題進行了探討。

財務轉型和財務共享模式的介紹

改革開放以來，我國確定了市場化經濟為我國主要的經濟模式，經濟迅速增長，實現了跨越式的發展，在經濟發展的同時，也意味著財務的轉型和發展。我國的財務工作從多種記賬方法逐漸統一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務管理工作提出了新的要求和標準，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業規模的不斷擴大，企業的財務管理也有了升級和革新，企業的財務組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉向以股東價值創造為基礎并參與公司戰略。企業財務轉型呈現出以決策支持為導向、面向經營提供服務支撐、優化財務組織、降低成本等特征，并逐漸重構更加高效精簡的企業財務組織。而財務共享模式正式在財務轉型的指引下，形成的以信息技術為主要手段，實現財務信息共享的管理模式。

財務共享模式對企業會計檔案管理環境的影響

會計檔案管理工作是企業財務工作中非常重要的一部分，根據國家規定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務報告等專業材料，記錄并反映了單位的經濟狀況，一般來說，一個企業的會計檔案都要進行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進行負責，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當檔案已經確定不再使用之后，我們要及時進行銷毀。傳統的財務檔案管理主要是依托于紙質版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學技術的不斷發展，我們將計算機和網絡技術逐步運用到了會計檔案的管理當中，形成了目前的財務共享模式，同時，企業的財務工作量變得越來越大，很多企業建立的了財務共享服務中心，這樣，大部分的財務職能就都集中到了一起，使財務工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補了紙質檔案管理的不足。

財務共享模式的建立使企業的財務有了更加精細化的管理模式，為會計檔案管理環境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉變為了以財務服務中心為主體的新型管理模式，同時，傳統的會計檔案管理也由分散變為了集中管理，并利用電子檔案的形式彌補了紙質版檔案的不足。其次，是支撐系統的變遷，目前，我國大多數企業已經形成了電子會計檔案的系統，將以往紙質版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉變為了電子檔案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復雜。在財務共享的模式下，會計檔案的產生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經營單位所在地延伸到了財務共享服務機構，這就使檔案管理工作的過程變長，環節變多。第四，是責任主體的變更，從原來的單一財務部門的管理，到目前的財務共享服務中心的共同管理，使財務責任的主體發生了變更，也就對監理工作提出了更高的要求。

財務共享模式下會計檔案管理的建議

針對目前的財務共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進行優化。我們要利用當前的先進技術手段，對關鍵的關節進行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。

建立統一的會計檔案標準化、數字化的處理平臺。財務的共享模式從根底上將就是要實現財務信息的統一化管理，并利用數字化和媒體化的技術實現更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統一的會計檔案標準化和數字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網絡管理系統。目前，我國的檔案管理工作已經逐步轉型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業的要求不一，所以，標準化和數字化的推進并不夠深入。在接下來的工作當中，我們要結合當前的會計檔案管理規定，推動國家或者地區的檔案統一管理標準，并將這一標準與數字化的管理系統充分的結合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。

建立系統化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規定，對檔案管理進行了統一的要求。但目前數字化的技術和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進了管理制度體系的建立。是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統一的標準進行歸檔工作，并進行記錄和副本的保存，防止出現丟失的問題；是要建立嚴格的使用手續制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴格的落實手續制度，保證安全；是要對檔案進行定期的備份。

加強關鍵環節的風險控制與安全防范。隨著財務共享模式的不斷深入，我們最為關心的就是會計檔案的真實性和安全性，所以，我們在關鍵的環節上要采取合理的手段進行防微杜漸。首先，我們要建立一個專門的監理小組，對檔案在的真實性進行排查，因為在紙質檔案變為電子檔案時，存在一定的差錯。第二，就是要長期建立安全保護的機制，設置專門的房間和責任人對會計檔案進行負責，要查看的必須履行對應的手續，并承擔出現問題而造成的損失。此外，就是要防止一些客觀的因素，比如病毒的入侵，以及防水、防火等等。

隨著科學技術的不斷發展，我國的財務共享模式已經最大限度的應用到會計檔案的管理當中，我們要不斷完善電子化的管理系統，并嚴格落實檔案管理的標準，從而不斷提高企業財務工作的效率和水平，更好的促進企業的發展。

（工作單位：宜昌市夷陵區機關事業單位社會保險管理局）