事業單位檔案管理中存在的問題及對策

◎　陳　靜

事業單位檔案管理中存在的問題及對策

◎陳靜

在當今信息化時代，事業單位作為國家政府的直屬部門，社會科學、文化、經濟、教育等活動發展的重要社會服務組織，它的檔案管理必須與時俱進，走現代化管理路線，根據管理目標展開系統有序的設定，以適應事業單位在新形勢下全面改革的現實發展需求。本文主要以事業單位的人事檔案管理為主，簡單探討了其傳統檔案管理工作中所已存在的問題，并給出改善對策。

在事業單位中，人事檔案管理非常重要，因為它是人才信息流通的直接載體，也是事業單位人才需求的主要信息來源。當前事業單位在人事檔案管理方面是存在諸多問題的，這對于他們合理利用人才資源帶來了不良影響甚至阻礙，致使事業單位工作運營效率低下。為此，必須指出問題并加以修正改善。

事業單位人事檔案管理中所存在的問題

我國目前事業單位在人事檔案管理方面存在許多缺陷，本文基本總結出以下3點。

管理技術及觀念匱乏。實際上，進入21世紀以來我國事業單位一直在不斷深化改革人事制度，因此人事檔案管理所發揮的作用也就越來越大。不過從實際的事業單位人事檔案管理技術層面與觀念層面來看，還是表現出了許多不足之處。

從技術層面看，事業單位的人事檔案管理嚴重缺乏個性，雷同度過大，具體來說就是檔案質量普遍不高，缺乏實際可利用價值，只是反映了員工的基本個人經歷、學歷、政治面貌與薪酬狀況，即使是道德品質、技術專長以及業務能力方面所反映的也主要以過去歷史為主，極少有反映當前狀況的。總結來看，就是結論性語言多，定量描述少，優點多，缺點少，內容泛泛且空洞，無法正面、全面且公正的評價和反映個人狀況。

導致這一問題的主要原因還在于事業單位在人事檔案管理工作層面缺乏對員工對象有效信息材料的收集，沒有深層次關注過員工的工作生活，更缺少有組織的考核鑒定機制。事業單位員工作為組織一員，無論其地位高低、工作內容如何，都應該是事業單位的寶貴人力資源財富。如果單位忽視了對基層力量的重視，不能了解他們詳盡的狀況，就無法做好管理工作，也容易導致事業單位整體管理的滯后，甚至在出現重大問題后無法及時妥善應對。再者，事業單位在人事檔案鑒定審查方面把關不嚴，也容易導致檔案真實性的缺失，使檔案失去生命性，內容嚴重失真，讓許多虛假材料乘虛而入。

人檔分離現象嚴重。目前事業單位人事制度改革大行其道，人才流動也日趨頻繁，在這種環境下人檔分離現象也就越來越明顯，就以事業單位的“無頭檔案”為例，它讓事業單位及社會查不到當事人的現實狀況甚至下落，為事業單位檔案管理工作帶來諸多不必要的麻煩。

造成“無頭檔案”狀況的基本根源就在于以下兩點：首先，事業單位人員主管機關在人員變動時檔案未隨其一起流動。這主要是因為單位人事管理部門工作制度不健全、人員調動通知滯后所造成的。再一點就是由于事業單位發生大規模急劇變化，導致了某些單位員工去向不明。還有就是價值信息傳遞工作的不夠精確，使人事檔案在傳遞過程中出現各種問題，比如人事部門不按規定渠道與方式轉檔，導致檔案丟失或錯遞等等，這些問題都是亟待解決的。

事業單位人事檔案管理問題的改善對策

豐富人事檔案管理內容。在事業單位，檔案工作人員是人事檔案管理的主體，他們主導和支配了檔案管理中所必備的科學文化素質、政治素質、業務素質乃至職業道德修養。所以本文認為應該首先豐富人事檔案管理內容，在此基礎上做到有效優化補充。

首先，要做到對人事檔案材料的個性化補充，拒絕人事檔案內容陳舊、千篇一面等問題。具體來講，就是要在檔案材料中補充更多能夠反映企業員工個性的、體現他們工作業績的新內容，恰如其分的反映他們的個人身體素質、知識素質、心理素質以及能力素質等等。尤其是心理素質與能力素質應該是加以重點重視和補充的內容，因為這兩項可以直觀反映員工的個性、團隊合作精神以及創新意識，對事業單位人員及生產管理都有直接幫助。

以事業單位技術工人為例，除了他的基本信息以外，還應該加入補充其它檔案材料。比如說技工登記表，這其中除包含員工的基本信息以外，還要體現員工的工作部門調動情況、專業技術職務情況等等，這些都能較為客觀的反應技工在專業方面的基本狀況。

其次是技術工人的工作情況資料，具體來說主要包括他從加入工作之初的實習實踐內容，所參與的重要技術工程，包括在職期間每年的職業技術考核與績效考核成績等等。另外還包括其他員工、領導對他的評價，獎懲狀況。這些材料能切實反映職業技術工人在工作態度與水平方面的真實狀況。在擁有這些信息之后，事業單位的精細化人事管理就能基本實現。

再者還可以補充技術工人的業務進修狀況資料，這其中就包括進修計劃、進修地點、進修課程、進修成績總結、進修職業鑒定等等。這些都能客觀反映技術工人的實際技術功底，讓單位管理層更加了解他。

重點預防人事檔案管理難點問題。如上文所述，“無頭檔案”一直以來都是困擾事業單位人事檔案管理的難點問題，為此，本文給出預防“無頭檔案”出現的相關對策。

為了杜絕“無頭檔案”，應該在事業單位內外部都構建嚴格的人事檔案收進轉出登記制度，并做定期檢查核對其制度的合理性與穩定性。因為檔案的進出登記代表了檔案真實記錄的有效流轉，所以要做到對檔案進出登記過程中可能存在的保管轉移漏洞，防止“無頭檔案”的出現。基于此，本文給出兩點應對策略，首先，要在人事發生調動或職務發生變動時，向有關單位及時通報該人事的任免通知，并配合人事檔案管理部門對檔案進行快速轉移，按照“事業單位人員檔案轉遞通知單”來詳細填寫，在檔案經單位核對無誤后再做入庫登記，在回執中簽名蓋章。如果回執在一月以內未被退回，則人事轉出單位就要實施主動催問，避免檔案發生丟失狀況。

再一點，檔案轉遞時，必須做好嚴格密封工作，通常要以機密文件的形成來通過專門渠道來派送到專人受傷，并實施簽字注冊處理。事業單位絕對不能公開郵寄或讓當事人自帶檔案件，這也是為了保證人事檔案在轉遞過程中的絕對安全。

當前，事業單位人事制度改革還在發展推進，這就要求單位人事部門加大工作強度，提高工作意識，在改革中創新人事檔案管理思路，并在制度、工作思路上加以創新，根據現代社會市場發展趨勢來隨機應變，滿足現代化人事檔案管理需求，走現代化事業單位檔案管理發展道路。

（作者單位：泰安市精神病醫院）