信息時代下做好檔案管理工作的措施

◎姬海嬌

信息時代下做好檔案管理工作的措施

◎姬海嬌

在信息時代下，檔案管理工作既面臨著新的挑戰，同時也帶來了新的發展機遇。要怎樣運用網絡信息技術對檔案管理工作進行改善，成了現階段最迫切要解決的問題。檔案管理相關的部門應該轉變陳舊的檔案管理理念，才能使得檔案管理工作跟上信息時代的步伐，更好地服務社會。本文就是對在信息時代下檔案管理工作的改革措施進行分析與研究。

信息時代下檔案管理工作面臨的新挑戰

在信息時代下，給傳統的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，主要表現在以下幾個方面：①檔案的生命周期被質疑。傳統的檔案信息主要是以紙質形式進行保存，然而紙質文件很容易遭受那些不可抗拒因素的影響，例如：蛀蟲、火災等因素都會造成檔案信息的毀壞，再加上備份比較困難，這樣就造成檔案管理工作嚴重的損失。②對傳統檔案進行分類的方式面臨新挑戰。對傳統檔案進行分類是某個時代的特定產物，然而隨著社會快速發展，信息量也逐漸增加，若還是使用傳統檔案分類的方式，很容易使得檔案管理工作混淆，降低了檔案管理工作的質量及效率。③對檔案進行鑒定的方法面臨新挑戰。在我國近幾年來，網絡信息技術在迅速地發展，檔案文件也日益增加。但是電子文件很容易被改動，這樣就使得檔案鑒定增加了工作量，所以更應該對檔案鑒定加以重視，加快速度跟上信息時代的步伐，滿足社會發展的需求。

信息時代下做好檔案管理工作的對策

轉變傳統理念，對檔案加強管理意識。在信息時代下，傳統模式的檔案管理方式已經不能適應社會發展的需要，這就需要檔案管理相關人員改變傳統模式的管理理念，加強對檔案工作的管理意識，這是做好檔案管理工作的關鍵所在。檔案管理相關人員應該認識到在單位工作中檔案管理起著基礎性的作用，充分地認識到對檔案進行管理的真正價值，為加強檔案管理工作的奠定好思想基礎。檔案管理相關人員既要提高自身思想觀念，更要抓好檔案管理中的工作重心，提高主動為人服務的意識，這樣才能更好地為社會服務。

改革管理方式，對檔案管理提高效率。在信息時代下，人才的競爭越來越激烈，信息也日益增加。因此，檔案管理相關人員應該對檔案管理模式進行不斷地創新，以下就是創新的幾種措施：對檔案管理目標機制加以完善，并建立健全的激勵機制，把檔案管理的工作內容直接與其工資掛鉤，從而有效地提高檔案管理相關人員工作的積極性；采取現代科學方式對其進行管理，把傳統的檔案管理方式和網絡信息科學技術相結合起來，對檔案里管理系統加以完善，從而達到資源共享；管理相關人員必須加強自身學習，及時更新管理技術及方式。相關部門應該定期對管理人員展開相關培訓活動，從而提高管理人員的技能水平以及專業素養，進而提高管理人員的管理能力；在對檔案進行管理時，網絡信息技術得以應用，因此檔案管理相關人員應該對其經驗教訓進行總結，對新方式和理論進行不斷地探索，提高管理水平，這樣才能適應信息時代的發展。

建立和完善檔案管理的工作制度。檔案管理工作要不斷地對信息進行收集、對以前的檔案進行補充，這是一個動態的過程，還涉及到對檔案信息的鑒別、交接、分類、借閱、登記和檢查等。由此可以看出，檔案的管理程序十分繁重，這就要求對其相關制度進行完善，并落到實處，從而確保檔案管理內容的完整性及真實性，以免檔案管理混淆以及棄檔等現象發生。所以，管理人員必須對檔案管理相關工作制度進行嚴格執行，這對實現檔案管理的服務理念起著促進作用。另外，管理人員還必須要對檔案管理進行保密，處理好公共服務關系，以免出現管理漏洞。

對檔案管理工作提高安全法制意識。在信息時代下，網絡信息技術在各行業得到了廣泛應用，尤其是在檔案管理工作方面，能有效提高檔案信息建設的水平。然而，目前信息技術沒有完善的規章制度對其進行約束，維修技術得不到保障，使得信息時代下的檔案管理工作有著很多的安全隱患，主要表現以下幾方面：電子的檔案信息很容易被更改；各種網絡病毒為電子檔案管理工作帶來了一定的安全隱患；管理人員由于保管不到位，從而造成磁盤及光盤等儲存了信息的設備丟失，這也對檔案安全管理造成了影響。對于這些問題，檔案相關管理部門應采取相應措施：必須提高管理人員對檔案安全的相關防范意識，對檔案安全管理機制進行完善，利于確保檔案信息的完整性以及真實性；應該安排有關網絡維修人員定期進行檢查以及維修，而且要對系統及時進行更新，以免受到病毒入侵；對檔案信息做好備份工作，并對其進行定期維護工作，這樣既可以避免受到病毒的入侵，又能確保檔案存儲的安全。另外，檔案管理有關部門應該對檔案管理的相關法律法規做好宣傳工作，管理人員必須熟讀，增強管理人員工作的責任感和安全管理意識，樹立依法行事的思想理念，若是發現管理人員觸犯檔案管理的法律法規，應嚴格地予以處理。

（作者單位：鎮賚縣新型農村合作醫療管理中心）