基于新時期下加強會計檔案管理的分析

◎金秀芳

基于新時期下加強會計檔案管理的分析

◎金秀芳

市場經濟的快速前行和發展，推動著高校體制改革步伐的逐步快速前行，借此對高校會計檔案管理的很多細節提出新的要求。故而高校應從完善檔案管理制度這一環節為出發點，提升會計檔案人員的素質，規范檔案管理人員的業務能力，在加大會計檔案管理投入的基礎上，不斷加強會計檔案管理監督規范，并進行全方位的檔案管理制度化建設。本文就如何做好新形勢下的高校會計檔案管理工作開展深入探究。

社會主義和諧社會的構建，是建設社會主義現代化國家的內在要求。長期以來，準確、有效和全面的檔案服務，是黨和國家工作的最新要求，更是檔案工作的最本質任務。如今，高校改革開放的深入發展，教研經費呈現逐年遞增的態勢，高校為加強教學質量，需引進大量的人才，因而會計檔案的數量也開始迅猛的遞增。

高校新時期開展會計檔案管理的作用

高校經濟活動的憑據。在社會主義和諧社會構建的過程中，會計檔案是經濟活動的第一手動向資料，主要的工作職責是記錄原始的數據憑證，并起到調節發展狀況的重要作用，因而是黨和國家在進行社會主義經濟管理的不可或缺的服務性工具。可以被稱之為不可替代的經濟檔案。高校的會計檔案在學校經濟活動以及教育科研活動中擔當記錄工作。

高校領導的決策依據。從管理學角度考慮問題，可以獲悉領導決策的前提或者先導是信息和數據，決策數據有將近一半來源于會計檔案。故此財務部分提供的數據是否準確，是領導作出決定的關鍵依據，也是保障決策準確性的可靠因素。最近幾年，部分高校為契合學校的發展前景，開始努力擴張學校的辦學規模，并征用土地進行新的校區建設。但是在新的工程建設中，部分老職工由于原有的土地和資產處置事項不夠明晰，因而出現集體性阻撓施工的行為，進而影響整個工程的施工進度。學校為盡快的解決事件，領導與部分職工代表進行協商，但是在協商過程中雙方對于有些問題爭論不休，都不愿做出實質性的讓步行為，最后由單位檔案部門提供原始的資產分配憑證，為領導解決該事件提供數據依據，讓事件得以圓滿解決。

各項財務糾紛處理的憑證。學校內部各個部門之間，學校或者兄弟院校之間以及社會各個單位之間，都會存在經濟往來活動，長此以往，很多老賬就沉積下來，部分賬目出現不明確或者失繳的狀況。那么此刻相關的財務糾紛處理就需要借助會計檔案。某院校曾發生過這樣事件，教師拿著多年前已經退換的學校內部集資證明向財務部門所要集資款項，由于當年的集資款項已經全部退還，因而已經做賬。所要財務主管部門去財務檔案庫房找到當年的檔案，由于當年退款時，該教師原始憑證丟失，因而上繳書名說明書進行簡單的說明，并交由領導簽字確認，在附帶整個支出匯總表，但是時間久遠，該教師遺忘這件事。故此嚴謹的會計檔案管理能夠化解上述糾紛。

高校會計檔案管理出現的問題

檔案認識觀念滯后。部分高效的領導以及財務人員由于思想觀念比較陳舊，所以不能意會到會計檔案管理的重要相，所以沒有將會計檔案管理看成工作的重要環節，并未能將相關的工作都列入到學校的日常議事中。部分財務部門的領導管理時只重視會計憑證、會計賬簿、會計報告等紙質材料的管理，疏忽管理會計電子檔案的存儲和備份工作。有的領導在管理時更看重文書檔案的管理，沒能重視管理學校的固定資產明細，并將其折合成資料管理，很多會計自身的管理意識比較淡薄，并管理態度極為端正，因而在檔案管理中出現敷衍了事的情況，故此上述行為也嚴重制約學校的財務活動和檔案管理效率。

會計檔案管理制度不完善。第一，會計檔案管理程序不夠規范，由于部分高校制定的法律法規有《會計法》、《會計檔案管理辦法》這些相關的法律和法規，雖然這些法規規定會計管理條例，但是高校會計管理需要結合高校自身的特點，制定具體的財務管理條例，否則高校的會計檔案工作在檔案管理行業中缺乏專業性和針對性。加之，地域的不同，高校之間的管理也千差萬別，特別是一些地域最近幾年主要是實現國庫集中支付、政府集中采購的預算和決算模式，因而導致高校財務工作缺乏統一的規范性，很多時候管理處于無據可依、無章可循。第二，會計檔案管理制度不完善，目前很多高效的會計檔案管理不夠專業，并且很多工作均由一般的財務人員兼職管理，更有甚者是有出納監管會計檔案的管理工作。這種管理模式就已經嚴重的違反《會計檔案管理辦法》的相關規定。還有部分單位的財務部門，為了方便直接部門查閱相關的資料，就要求在規定的期限內，不及時的向學校遞交相關的會計檔案，但是這種行為會嚴重制約學校檔案管理工作的整體管理制度。第三，會計檔案管理制度不健全，當前管理中會計檔案管理中系統版本不慎健全，這就是造成管理數據不一致的重要原因。特別是部分電算化會計檔案的管理，受到管理技術和管理模式飛速發展的影響，會計操作開始逐步軟件升級，并從前期的低級版本逐步上升到會計信息管理，如果不能及時的備份或者歸檔數據，導致就版本中產生的數據或者文件不能夠在新版本中解讀，將會給單位的經濟管理帶來較大的損失。

加強高校檔案管理措施的有效途徑

完善會計管理制度。各大高校在會計管理中需要根據《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等相關制度的要求并結合本校的實際狀況，建立健全學校的基本管理條例，這是將檔案管理工作納入到學校整體管理規劃的前提條件。另外，學校的固定資產采購計劃、招標投標合同和預算決算分析等內容，都要納入到學校檔案管理工作的總體發展要求中，這是讓檔案管理工作更具規范性、更為明確化、職責劃分更為清晰、也更有法可循的前提。

加大培養財務人員的力度。由于高校的會計檔案在高效的各項資料中有著極為重要的影響，故此要想將這項工作真正的做到位，就應配備專門的會計檔案管理人員，在這些人員的努力下，提升高校的財務會計工作。并結合當前的財務狀況，調查獲悉目前學校內缺少即能懂得財務還能懂得檔案的專門性人才，故此部分財務人員能力限制將不利于高校的會計檔案管理工作有序推行下去。學校領導需要在此契機下不斷的加強人員對財務工作的重視力度，并讓其看到高校檔案管理工作的意義，然后定期選派專業的人員參與專業化培訓，學習相關的專業知識。只有這樣，高校的會計檔案工作才能在形式下不斷的發展壯大。才能滿足日益增長的會計檔案管理工作要求。管理過程中一方面需要專門的培訓管理人員的業務能力，更要增設其他的管理形式和管理培訓教育理念，讓檔案管理人員接受整體教學模式，拓展新的業務發展形勢，在加強職業道德教育的前提下，養成認真負責工作的良好態度，并且要求培訓活動要做到長期不懈，在完善常規制度化管理的前提下，讓管理人員認真的學習，且不斷的充實現有知識體系，在熟練掌握會計檔案管理技能的前提下，從源頭上做好檔案管理的規范化以及標準化模式，最終提升管理的高效性。

開展會計電算化管理。結合檔案管理的相關要求能夠獲悉，高校會計檔案管理需要在專門的場所內開展，并且要求檔案室具有防磁、防塵和防潮等相關硬件條件的限制。另外，在全面實現電算化檔案管理時，要求接收入庫的電子會計單管要全部裝入特有的存儲媒介中，并將所有的電子信息全部做歸檔，通過查詢建立明確的管理程序以及授權審批制度。當前會計核算系統已經全部聯如到局域網內，因而病毒能夠在特有的路徑中傳播進來。例如，可以從外來的各類移動硬盤或者光盤設備上傳播進來，因而檔案室的計算機系統需做定期的查殺和升級，若有軟件安裝的需要，需要聘請專門的計算機維護人員做好相關的安裝，基于此，才能從源頭上解決問題，避免計算機系統被病毒入侵。另外會計電算化檔案的庫房要規避磁場，并要求遠離大功率發電設備的要求。如果所有的數據都存儲到數據資料庫內，那么要求檔案存儲室的溫度恒定在15-30度，濕度也應維持在45%-65%的范圍內，并在庫房內配備溫度濕度測試儀，根據要求做即時的調整，這是從根本上解決電算化會計檔案管理出現任何事故的風險源頭。

會計檔案主要是高校經營管理過程中，記載會計核算類工作，通過對高校的會計資源進行整合和數據記錄，進而整理數據檔案資料。高校的檔案數據是為數據信息提供決策的有力依據，能夠為高校的發展提供更好的數據支持，便于領導層的決策。由于會計檔案中存儲各類原始的經濟憑證，所以是解決經濟糾紛的有力證據，在此管理中不僅需加強會計管理的質量，更要重視完善相關的法律和法規。

（作者單位：天津生物工程職業技術學院）