市政工程會計檔案管理

◎竇寶珍

市政工程會計檔案管理

◎竇寶珍

會計檔案是財務管理的重要內容，是單位經濟業務活動的紀實和史料，是會計信息系統的產物在時間維度上的積累。然而，市政工程會計檔案管理作為工程管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成工程管理工作的一個薄弱環節，直接了影響整體財務管理的質量和水平。因此，會計檔案對工程管理具有十分重要的意義。

市政會計檔案形成的規律和特點

市政工程是指為城市基礎設施服務的工程，如給水、排水、市政道路、路燈、橋梁管理等，是城市賴以生存和發展的基礎工程。會計檔案是各市政單位在各項核算活動中所形成的、具有查考利用價值的會計憑證、會計賬簿、和財務會計報告等按照一定規律和方法集中保管起來的專業文件材料。具體包括：

會計憑證類：原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。

會計賬簿類：會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬、其他會計賬簿。

財務報告類：月份、季度、全年財務報告，包括會計報表、附表、決算說明。

其他類：會計檔案保管清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊。

會計檔案的特點：

專業性。市政會計檔案與工程各項活動緊密相關，它通過會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等數據這樣一個完整的體系，反應和分析施工單位的各項工作。具有很強的專業性。

準確性。市政會計檔案是在會計核算過程中依據《會計法》設置會計賬戶，通過復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿及編制會計報表；完整的、準確的、真實的記錄、反映施工過程中的經濟活動；具有較強的嚴密性和準確性。

特殊性。市政會計檔案的外形就有它自己的特點，種類之間明顯不同。會計憑證、會計賬簿和會計報表都具有特定的格式和項目，分類極其簡單和明了，這是其他門類檔案無法相比的。

市政會計檔案的作用

市政會計檔案是預測、決策經濟情況，開展工程管理分析的重要依據。市政工程會計檔案是指施工單位對工程項目從投標、中標、合同、施工、竣工驗收、決算全過程中形成經過鑒定的全部經濟核算專業材料。因此，會計檔案不僅可以作為從事會計工作的人員進行綜合分析的工具材料，同時也為工程的編制預算、決算、節約經費、加強工程內部的經濟管理等財務工作提供查詢參考和決策依據。

市政會計檔案的法律憑證作用。由于市政會計檔案客觀真實的記錄了市政工程施工事項活動中的情況，在打擊經濟犯罪活動中，市政會計檔案無可辯駁地揭露了經濟犯罪活動的事實。

市政會計檔案的歷史查考作用。市政會計檔案完整的記錄了整體經濟活動的真實情況，同時也記錄了具體經營活動的經驗及教訓。因此市政會計檔案有著極其重要的參考史料價值。

市政工程施工檔案管理工作存在的問題

對市政會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與市政會計檔案管理相脫節。很多建設單位的領導對會計檔案的重視不夠，只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的會計檔案管理人員。管理人員工作前很少進行會計檔案操作技能與基本知識的培訓，欠缺檔案管理工作經驗，對基本操作規程不了解，不清楚會計檔案的歸檔范圍和標準，使得整理歸檔出來的市政會計檔案不能達到規范的要求。

資料收集不全。有的建設單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔卻忽視了工程文件材料的匯集、整理和歸檔工作。工程開工后，輕視工程建設過程中會計檔案的收集，重視施工進度，輕視會計檔案的同步，嚴重影響了檔案的齊全性和完整性。

檔案管理人員綜合素質有待提高。完整的市政工程會計檔案的完整資料應包括：投標、中標、合同、施工、竣工驗收、決算全過程，涉及面廣，專業性強。有些單位存在一些會計檔案人員沒有經過市政工程專業知識、正規的檔案業務知識的培訓，甚至還有缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不執行制度，造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了單位決策、危害極大。

檔案管理管理機制不健全。設置會計檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中會計檔案工作均不完善不規范，都未設置此機構。會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

完善會計檔案管理工作的對策

加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，統一思想，規范管理。加大對《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定的宣傳力度，提高各單位的領導對會計檔案管理的意識。切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定完善的制度，明確崗位職責。財務部門每年度形成的會計檔案，由財務部門按照歸檔的要求，負責立卷整理并裝訂成冊。會計檔案在當年會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，第二年由財務部編制會計檔案案卷目錄、移交清冊和存儲會計數據的磁介質會計檔案一并向本單位的檔案室移交歸檔。

加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想道德素質、專業技能素質。提高會計檔案的質量，必須把會計人員定位為會計檔案整理的第一責任人。會計人員需熟知會計檔案規范化整理的要求、會計檔案質量的高低取決于對要求的熟練程度。加大力量培養出既具有較高的會計實務和會計檔案管理兩項技能，同時還要熟悉市政工程專業知識，掌握計算機技術的二級檔案管理人員。

健全會計檔案管理的規章制度。要想使會計檔案規范化，必須制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套完整的檔案管理制度。如《會計檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《會計檔案保管制度》、《會計檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

總之，會計檔案管理既是一項重要的會計管理工作，又是一項重要的檔案管理工作。會計檔案是記錄和反映市政工程單位經濟業務的重要史料和證據。必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管等管理制度，使會計檔案管理工作規范、標準。在新的歷史條件下市政會計檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式促進社會主義和諧社會建設。

（作者單位：天津市河西區市政設施監察管理所）