做好醫療設備檔案的收集和管理

◎滑高社

做好醫療設備檔案的收集和管理

◎滑高社

抓好醫療設備檔案的收集和管理是醫療設備發揮臨床效用的可靠保障，關系著醫院的診斷、治療水平。本文對醫療設備檔案管理中存在的重點薄弱環節—生成周期長、涉及部門多、管理難度大等問題進行了分析。并結合工作實踐，提出了針對性解決思路。

當今，隨著現代科技和醫療衛生事業的發展，先進的醫療設備已成為衡量一家醫院醫療技術和整體水平的重要標志之一。做好醫療設備檔案的收集和管理工作，對于保障醫療設備的正常運轉，減少故障次數，延長使用壽命，充分發揮其價值，實現社會效益和經濟效益的最大化，具有重要意義。

醫療設備檔案的作用

為購置論證提供重要參考。購置論證是醫療設備購置的首要任務。少則幾萬，多則千萬以上的設備，能否正常使用，對醫院的經濟及發展影響甚大。因此，加強設備購置的科學論證，關系到醫院的決策正確與否。設備檔案為應否購置新設備提供了可靠依據。 通過查閱醫療設備檔案，詳細了解設備的技術狀況、完好率、利用率、維修率、報廢率，可以確定哪些急需采購、哪些暫時不購、哪些堅決停購，避免決策失誤。

為保養與維修提供信息資源。查閱醫療設備檔案，了解醫療設備的運行狀況、維修和完好情況，可提前報告和督促有關維修部門及時進行醫療設備維修。避免為獲得短期經濟效益，對使用率較高的醫療設備長期使用磨損，拼設備拼消耗，一旦出現故障，維修起來十分困難，甚至一些因維修費用高昂而提前進入報廢行列，給醫院造成經濟損失，影響病人的繼續診斷治療。

為保養與維修提供技術支持。完整的醫療設備檔案，是快速排除故障的得力助手。檔案資料缺失或管理不完善，必然影響維修工作，拖延修復時間，甚至造成設備無法修復而報廢。

醫療設備檔案管理存在的困難和問題

重視程度不夠。對于能給醫院創造巨大經濟收益的醫療設備，大多數醫院在購置環節都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優購置，盡快到貨驗收使用發揮效能，而對能夠真實反映醫療設備從購置到使用、維保直至處置等一系列生命周期全過程的檔案資料，則疏于管理。比如缺少全職的醫療設備檔案管理人員，或管理人員在對檔案進行收集時，態度不一，存在應付心理。此外，相比于其他檔案，醫療設備檔案的管理內容、管理方式更加復雜，并且存在不斷變化、更新的情況。

生成周期長，收集難度大。醫療設備從申購到驗收、使用、報廢等一般需要5～10年，其檔案資料生成過程貫穿于設備的整個生命周期，數量也比較多，如何收集、保存、利用好，本身就是一項具有挑戰性的工作。

涉及部門多，協作難度大。醫療設備檔案管理的各個階段涉及多個部門，需要各部門相互配合才能完成。許多環節，檔案管理人員并未參與。比如，前期購置階段形成的資料收集與記錄，檔案管理人員就不大參與，主要由資產、財務等部門完成。使用階段，維護、檢修記錄則由使用科室負責。因此，其檔案管理是一個貫穿始終的系統工作，要由管理、維護、使用等部門共同協作，才能完成。

利用效能發揮不夠。作為技術性資料，設備檔案是醫院的寶貴資源，但目前很多醫院進行收集、整理、歸檔后，借閱利用不夠，檔案資料的指導借鑒作用有待于進一步充分發揮。

提高管理水平的幾點思路

加強隊伍建設。建立健全專、兼職檔案管理人員隊伍，并制定切實有效的管理制度，加大對檔案工作的檢查力度，督促整改、提高。同時，大力宣傳檔案工作的重要性，營造人人重視，人人參與檔案工作的濃厚氛圍。

建立考核制度，明確責任分工。對專、兼職檔案管理員工作情況進行考核，并與績效掛鉤。建立薪資檔案評級制度、人員考核晉升機制，對工作表現突出的給予獎勵，違規者則處罰，實行用制度管人。

加大培訓力度。醫療設備檔案管理的復雜性和特殊性，決定了大量非專業的兼職檔案管理員參與醫療設備的檔案管理。而其管理是一項持續性、完整性、時效性、系統性的工作，對檔案管理員有著較高專業技術要求，邀請檔案管理專家，開展檔案管理培訓，就是提高檔案管理員專業技術水平的有效途徑。同時，也要重視傳幫帶的作用。

加強部門溝通，提升協作意識。主要是以設備科為核心，加強設備科與財務部、醫務部、信息科、各設備使用科室等部門之間的溝通、交流，提高各部門對醫療設備檔案管理的認識水平和重視程度，使檔案的收集更加全面、完整。

建立交接制度，抓好資料交接。在醫療設備檔案管理員崗位變動的情況下，及時就檔案資料進行交接。檔案部門參與，列明移交的醫療設備檔案資料目錄，逐卷清點內容，交、接人員、監交人員三方簽字存檔。

強調動態管理。伴隨著醫療設備的整個生命周期，新的資料必然隨時產生，比如設備保養、維修、使用、質檢、計量記錄、不良事件報告等，因此，對檔案應進行動態管理，確保檔案目錄及內容及時補充與更新。要以頻繁使用的需求來促使設備檔案不斷更新，進而保證整個管理工作有序進行。

充分發揮指導借鑒作用。完善借閱使用管理措施，鼓勵采購、使用、維修等部門積極利用設備檔案資料，用以指導實際工作。同時，注意嚴格落實借閱相關規定，限定借閱期限，嚴禁污損、拆散檔案資料，對丟失者，更應嚴肅追究責任，以確保檔案資料的完整、系統、安全。

設備檔案是醫院檔案類目體系中的一級類目之一，其收集與管理是一個系統性工作，貫穿與設備相關的整個過程。專、兼職檔案管理人員在不同的階段要相互配合，并應用現代化信息技術將相關資料進行統一管理，以充分發揮醫療設備的效能，使投資得到良好的效益回報，促進醫院各項工作的順利開展。

（作者單位：菏澤市立醫院）