新時期疾控機構檔案現代化管理

◎朱海龍

新時期疾控機構檔案現代化管理

◎朱海龍

伴隨社會經濟的持續發展，疾控機構檔案管理現代化已是發展趨勢，檔案管理傳統模式未能與時代發展要求相匹配，制約了檔案事業的快速發展。作為我國公共衛生的重要組成部分，疾控機構檔案真正實現管理現代化，將有效促進疾病防控事業發展。

疾控機構檔案管理現狀

疾控機構檔案主要有機構基礎資料、重要工作材料、主要會議記錄、業務工作數據等內容，疾控機構檔案管理水平會對疾病預防控制能力產生影響。長期以來，受制于社會經濟發展以及事業單位固有特點的影響，我國疾控機構檔案管理未能及時跟上時代前進的步伐，主要表現為檔案基礎設施較為落后，檔案意識薄弱，檔案紙質化狀態較普遍，檔案管理缺乏專業人員，檔案管理機制不健全，檔案工作與業務活動結合性不足等方面。

檔案基礎設施建設落后。疾控機構檔案基礎設施建設的落后已經影響公共衛生服務能力的提升。當前疾控機構檔案基礎設施的落后主要有以下幾個方面：一是檔案室內部基礎配套較差，內部布局設置不合理，有些檔案室建設格局仍停留在計劃經濟時代，結構不盡合理；二是檔案資源種類、數量較少，檔案安全基礎薄弱；三是檔案信息化建設跟不上，查找文件或者歷史資料大多是人工翻找，耗費時間較多。總體講，檔案基礎設施的落后有諸多原因，其中檔案資源、安全體系等還不夠完善，其根源在于檔案的資源體系、利用系統、安全體系尚不健全，未能跟上業務工作發展。

疾控機構工作人員檔案意識薄弱。疾控機構檔案資料的管理是一個系統的、連貫的過程，這需要辦公室、人事、后勤等保障部門的配合，也需要傳染病防制、慢性病防制、免疫規劃等具體業務部門的大力支持。可以說，疾控機構檔案管理離不開任何一個科室、部門的支持與協作，每一位工作人員均可以是疾控檔案資料的參與者與管理者。一方面，尊重事實，客觀完整是疾控機構檔案人員基本檔案意識，保存好每一份檔案材料，經得起時間考驗。特別是重大傳染病防控時期的相關檔案資料，不僅是對特殊時期最好記錄，更是將來防控重大疾病值得借鑒的寶貴經驗。另一方面，檔案知識更新學習意識不足也是制約疾控機構檔案發展的重要因素。尤其是疾控機構專業性強，新發傳染病疫情變化復雜，對檔案資料的要求更高，檔案管理人員學習意識尤為關鍵。

疾控機構檔案管理缺乏專業人員。一方面，當前我國部分疾控機構的檔案從業人員并不是科班出身，具有專業知識、技能的工作人員較少，缺乏專職管理檔案的從業人員，檔案管理專業程度并不高。另一方面，部分疾控機構的檔案管理人員年齡結構不合理，多是年齡較大者從事此項工作，接受前沿檔案管理知識和技能培訓的能力不足，而年輕人從事檔案管理的意愿不夠強烈，年齡結構老化現象較為突出，檔案室成為“養老院”。

檔案服務疾病預防控制的功能不足。因疾控機構專業性和獨特性，以防病為核心形成的各種資料普遍具有較高的指導和借鑒價值。疾控機構新工作的開展離不開對過去檔案的梳理和學習，檔案服務防病工作的功能會得到彰顯。當今社會，公眾對自身健康日益重視，疾病防控形勢更加嚴峻，我國疾控機構檔案服務能力建設未能滿足以上形勢的需求，已有疾病防控檔案資料只是簡單堆放，未能及時進行凝練和總結，對于疾病防控的貢獻不夠突出，特別是信息化建設滯后也影響論了檔案服務功能的發揮。

作為疾病防控的重要組成部分，疾控機構基本檔案資料從時間的維度反映了疾控工作綜合情況，特別是進入“互聯網+時代”，對疾控檔案現代化管理的要求更加迫切。掌握新時期疾控機構檔案現代化管理的基本情況，對疾控機構檔案管理問題進行分析，探索適合新時期疾控機構檔案現代化管理的對策，有利于促進疾病防控事業持續穩定發展。

多措并舉，提升疾控機構檔案管理水平

加強疾控機構檔案信息化建設。一是結合單位業務工作開展情況，基于疾控機構的專業化需求，制定完善的信息化建設方案，提升檔案辦公設備自動化水平，建立基礎疾控檔案數據庫，完善檔案信息化管理軟件系統，促其適應疾控機構檔案管理工作的發展需要。加強疾控檔案管理與電子信息化應用相結合，將疾病防控檔案信息資料進行電子化存儲，以便于檔案專業人員在查閱資料的時候，只需借助引擎搜索就可將所用資料及時調取。

加強檔案專業人才培養，提升疾控檔案創新能力。一是疾控機構應當對本機構的檔案人才隊伍現狀、當前存在的主要問題等進行摸底調查，從檔案人員滿足疾控事業發展的角度出發，制定本單位檔案人才培養計劃、具體實施方案等，做好疾控機構檔案人才建設的頂層設計。二是逐步完善檔案工作人員繼續教育培訓制度。落實檔案從業人員繼續教育考核機制，并將考核情況納入登記，作為個人年度檔案工作考評重要指標，倒逼疾控機構檔案從業人員接受前沿理論知識、專業教育等基本檔案管理知識與技術能力。

提升檔案服務疾病防控的能力。檔案管理的重要特點是檔案的服務功能，服務疾病防控的新形勢和公眾對健康的迫切要求，加強疾控機構檔案的服務能力勢在必行。新時期條件下，滿足不同病種、不同特點的多元化檔案需求應是疾控機構檔案工作的題中之義，這也離不開疾控機構檔案服務功能的有效拓展。在日常工作中，可以將檔案的歷史記錄功能與現實服務防病工作的功能無縫銜接，一方面可以服務于政府部門的公共衛生決策，便于政府決策部門作出科學合理、切實可行的防病戰略；另一方面，通過檔案記錄的歷史資料，積累防控疾病的經驗，為社會公眾健康服好務，切實滿足公眾日益增長的健康需求。

新時期，“互聯網+”應用廣泛，智能化、自動化速度加快，疾病防控形勢日益嚴峻，疾控機構工作量逐步加大，疾控機構檔案管理須跟上時代步伐，只有從信息化建設、檔案日常管理制度、檔案專業人才培養、檔案服務疾控工作等方面共同發力，才能有效提升新時期疾控機構檔案現代化管理水平。

（作者單位：青島市疾病預防控制中心）