高校檔案管理信息化建設

◎景通

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高校檔案管理信息化建設

◎景通

隨著我國社會主義現代化進程的不斷加快，我國的社會主義市場經濟建設也走上了一個新的臺階，開始需要大量的高素質綜合性人才去進行社會主義建設。教育部門作為為社會輸送大量人才的專業機構，長久以來我黨和人民政府對其進行了大量的人力、物力和財力方面的扶持和幫助，取得了非常顯著的成效。本文將主要針對教育行業中高校檔案管理信息化方面的內容進行分析和討論，并提出相關意見，僅供大家參考。

隨著科學技術的快速發展，我國在各行各業中不斷融入現代化的科學技術，進一步推動市場經濟的快速發展。對于高校檔案管理來說，其作為高校教學和管理中重要的組成部分，得到了相關部門的關注和重視，近些年來取得了非常顯著的進步。

我國高校檔案管理信息化建設的發展現狀

本文通過對筆者所在城市幾所高校在檔案信息化建設中的情況進行走訪調查，結合若干網絡數據和文獻資料的參考，將其發展現狀總結為以下幾個方面：

高校檔案管理人員思想觀念過于落后。本文通過一系列走訪調查發現，很多高校的檔案信息管理人員在思想觀念上沒有及時的與時俱進，甚至很多高校的檔案信息從業人員都是非專業出身，他們僅僅依靠傳統的管理模式去進行檔案的管理，不能熟練的操作計算機等現代化的管理設備，難以做到真正的檔案管理信息化。除此之外，現階段在很多高校中相關領導部門并沒有對檔案管理工作給予充分的重視，進而導致其檔案管理人員在工作中也嚴重的忽視了檔案管理的重要性，長此以往，對于檔案管理工作發展將會起到嚴重的阻礙作用。

對檔案管理信息化軟件的使用效率整體不高。雖然現階段在我國各大高校的檔案管理中逐漸引進了信息化的管理模式和管理手段，但是本文通過調查研究發現，很多高校是為了應付上級部門的檢查工作才引進的管理軟件，實際上在日常的管理過程中并沒有切實的對其進行應用，甚至在很多不得不使用軟件進行管理的情況下由于從業人員操作的不熟練，還會嚴重影響工作效率，得不償失。

高校檔案管理信息化經費不足。本文通過調查走訪發現，導致現階段我國高校檔案管理信息化建設發展遲緩的一個非常重要的原因就是很多高校中檔案信息化管理的從業人員待遇較低，員工缺乏工作的積極性和動力，長此以往也不利于其正常的開展工作。除此之外，由于經費不足，導致很多高校在信息化建設方面出現不同程度的設施不全現象，嚴重阻礙了檔案信息化的建設和發展。

針對高校檔案管理信息化建設的相關建議

本文通過對現階段我國高校檔案管理信息化建設的情況進行分析，結合國內外先進的檔案信息化管理的實例和若干參考文獻，將其改進建議總結為以下幾點：

提高高校檔案管理從業人員的綜合素質。檔案管理人員作為整個檔案管理活動的主要參與者，其綜合素質的高低將會直接影響到整個檔案管理活動進行的順利與否及其質量的好壞，因此，想要從根本上提升高校檔案管理信息化的水平，就應該首先從提高檔案管理從業人員的綜合素質入手。首先，相關高校應該根據本校檔案管理的實際需求和情況，有針對性的對檔案管理的從業人員進行業務培訓；其次，高校還應該聘請專業技術人員，針對檔案管理軟件的使用方法對管理人員進行技術培訓；最后，相關部門還應該積極宣傳檔案管理的重要性，全面提高檔案管理從業人員對其工作的重視程度并定期對其進行考核，成績不合格者不予參加工作。

不斷對搞笑檔案管理信息化模式進行優化升級。隨著各大高校規模的不斷擴大，其管理手段和模式也應該隨之進行更新和完善，特別是對于檔案管理信息化來說，其需要相關高校的領導部門根據本校的實際情況制定管理模式，對其進行有效管理。相關高校還應該建立專業的檔案管理工作委員會去專門負責檔案管理工作，安排專業的人員去負責，快速的形成科學化的管理模式。除此之外，為了進一步推動高校檔案管理信息化的建設，可以在各個檔案管理的部門都安排一個兼職的檔案管理人員，協助其開展業務和對日常檔案進行保管收集工作，共同促進檔案管理工作的順利開展。

不斷對檔案管理信息化制度進行健全。檔案管理作為一項法律性較強的工作，相關從業人員在工作中必須嚴格遵守管理條例。高校的檔案管理領導機構應該結合本校的實際情況和法律法規的規定，為本校制定一套相對完善的檔案管理方面的規章制度，以便于在未來的管理中進行參考。除此之外，為了確保檔案管理信息化的順利運行，在進行檔案移交的時候，需要進行備份，紙質材料和電子材料同時進行，為今后的查找工作奠定一定的基礎。

切實加強檔案信息安全保障體系建設。為了進一步推動高校檔案管理信息化的建設，相關部門還必須對其安全保障體系進行加強和完善。具體來說，首先，在進行信息化管理的過程中要嚴格按照操作程序去進行，防止網絡病毒等對整個管理系統的侵害；其次，相關人員在進行資料查閱的時候，需要對其身份進行確認，切實保障檔案的嚴密性；最后，嚴格控制檔案的復制工作。

進行高校檔案管理的數字化建設。本文經過調查研究發現，很多高校在之前的檔案管理中都采用的是傳統的紙質管理模式，進行現代化的信息管理模式之后，就需要對這些傳統的檔案管理內容進行數字化轉換，這項工作的任務和數量相對來說是比較龐大的，需要高校的管理部門指定專業的人員去進行。

檔案管理作為高校建設中非常重要的內容，現階段已經得到了相關部門的重視，并對其進行不斷的改進和完善，特別是在其信息化和數字化的建設方面，已經取得了很大的成就。本文主要針對現階段在我國高校檔案管理信息化建設中存在的問題進行分析，提出改進建議，希望能在未來高校的建設和發展中起到一定的促進作用，進一步推動我國教育行業的發展。

（作者單位：淄博市技師學院）