到期會計(jì)檔案銷毀處理思考

河北科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 陳文華 張崇璽

到期會計(jì)檔案銷毀處理思考

河北科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 陳文華 張崇璽

會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等是重要的檔案資料，需要?dú)w檔保管一定期限，但在保管期限到達(dá)之日，經(jīng)有關(guān)部門審核通過，可以進(jìn)行銷毀。目前大多數(shù)單位、組織對會計(jì)檔案的銷毀方法，是在檔案管理部門、會計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門和審計(jì)部門的監(jiān)督下，直接燒掉。這種做法的科學(xué)性、合理性值得探討，和國家構(gòu)建生態(tài)文明社會的大政方針，人類可持續(xù)發(fā)展的基本要求是否相符值得探討。

會計(jì)自誕生之日起，就肩負(fù)著核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、提高經(jīng)濟(jì)效益的巨大使命，從古至今，人們利用會計(jì)節(jié)約支出、降低消費(fèi)、增加收益，其宗旨是增收節(jié)支、提高效益，作為會計(jì)人和管理者自然知曉會計(jì)的職能、作用和目標(biāo)，但即便如此，仍有疏漏不能避免。當(dāng)每年眾多單位組織銷毀到期會計(jì)檔案資料時(shí)，那些在每個單位看似不多的、即將銷毀的會計(jì)檔案資料。如果把在該年度都到期的會計(jì)檔案資料全部匯集起來，那必定是堆積如山。如果將堆積如山的紙質(zhì)資料交給一個造紙廠，恐怕夠一個中型造紙廠一年的紙漿原料。人類每天都在追求節(jié)約和降低成本，而此一項(xiàng)行為結(jié)果，就足以顛覆“會計(jì)”二字本身所賦予的超級含義。

從人類可持續(xù)發(fā)展的角度而言，會計(jì)檔案資料大多以紙質(zhì)形式存在，這些紙質(zhì)資料都是完全可以回收利用的，既然可以再回收利用，為何一把火燒盡？管理人員的疑慮主要是，如果把到期的會計(jì)檔案資料賣給垃圾回收站，這種處理方法在會計(jì)檔案管理政策中沒有明文條款規(guī)定，賣給造紙廠重新打漿回收利用確實(shí)是一種好方法，但也沒有成文規(guī)定，況且，這些紙質(zhì)資料給專門從廢舊文件中收集商業(yè)秘密信息的情報(bào)人員提供了充足的信息來源，不法分子和商業(yè)間諜可以借此探秘企業(yè)很多重要甚至涉密信息，這樣零成本獲得商業(yè)秘密的機(jī)會，不法分子一定不會輕易放棄。為此造成不利的后果。與其如此，為了安全起見，倒不如楚人一炬，化為灰燼。

從環(huán)境保護(hù)角度而言，對到期會計(jì)檔案資料的銷毀處理措施，必須遵循無害化處置、循環(huán)經(jīng)濟(jì)和綠色環(huán)保的原則，大多數(shù)單位組織對到期會計(jì)檔案資料的銷毀都是在露天的、寬敞的空地上進(jìn)行焚燒，為了加速燃燒、促使焚燒徹底，有些單位組織還特意為此夠買了汽油等原料，這不僅增加了處置成本，還造成了空氣污染。如果采用無害化處理措施，則需要構(gòu)建專門的無害化處置室、購買有關(guān)無害化處理設(shè)備，為此，也會增加單位組織的成本開支，并且這樣的無害化處理房屋及其相關(guān)設(shè)備一年才能夠使用一次，利用效率很低，從經(jīng)濟(jì)的角度，有些得不償失。

現(xiàn)行的到期會計(jì)檔案銷毀處理程序規(guī)定，銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。結(jié)合今天我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人類可持續(xù)發(fā)展的新要求，黨的十八大提出的生態(tài)文明建設(shè)的新思路等，由財(cái)政部牽頭、會同各部委及有關(guān)機(jī)關(guān)團(tuán)體，高等院校專家學(xué)者，共同協(xié)商制定到期會計(jì)檔案資料處理機(jī)制，盡快形成一套科學(xué)合理、有效可行的管理制度，對到期的會計(jì)檔案資料，在不能全部一把火燒毀的前提下，找到一種行之有效的新方法。本文從以下兩個方面入手提出對策建議：

第一，對一部分無爭議、不容易出現(xiàn)問題、保存良好、整潔規(guī)范、字跡工整的會計(jì)檔案資料可捐贈、轉(zhuǎn)讓或售給高等院校會計(jì)教學(xué)單位，作為會計(jì)、財(cái)務(wù)專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)的模板；其余部分在會計(jì)、檔案、審計(jì)、財(cái)政、紀(jì)檢等主管部門人員現(xiàn)場監(jiān)督下，出售給造紙廠打漿回收利用，售賣收入記錄營業(yè)外收入或預(yù)算外收入，發(fā)生成本計(jì)入營業(yè)外支出。這樣既有利于高等院校會計(jì)專業(yè)進(jìn)行實(shí)物教學(xué)觀摩，也增加單位營業(yè)外收支凈額，還讓造紙廠增加了純凈紙張的原料，實(shí)現(xiàn)了資源的充分回收利用，可謂一舉三得。

第二，全部售給造紙廠作為材料來源，售賣收入形成單位的利得、營業(yè)外收入、或預(yù)算外收入，雖然收入不多，但每年都有一筆收入，累計(jì)下來也會越來越多，這種做法畢竟實(shí)現(xiàn)了資源的回收利用，不會煙塵滾滾，造成一絲大氣污染。

以上兩種方法，可以從中比較和選擇，目的是讓任何單位組織真正理解會計(jì)含義，明確會計(jì)作為提高經(jīng)濟(jì)效益手段的主要原則和作用，發(fā)揮會計(jì)增收節(jié)支，提高效益的積極性和能動性。古人云：勿以善小而不為，勿以惡小而為之。烈火焚燒到期經(jīng)批準(zhǔn)作廢的會計(jì)檔案資料，從一個單位來看事小，從全國匯總來看事大，從一個單位看損失不是很大，從全國匯總來分析，損失巨大，因?yàn)椴皇鞘暌淮危沁@種行為在每年、每個單位組織都會定期發(fā)生，聚少成多、聚沙成塔，匯總和累計(jì)的結(jié)果一定會令人類震驚。所以，對到期會計(jì)檔案資料的處理和結(jié)果體現(xiàn)了一個國家生態(tài)文明建設(shè)的進(jìn)程，表現(xiàn)了國民環(huán)保意識和對環(huán)境的責(zé)任水平，彰顯了一個國家文明文化的國風(fēng)，體現(xiàn)了一個國家管理水平的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（編輯 張芬）