管理信息系統在火電EPC項目文件管理中的應用研究

國 健/山東電力工程咨詢院有限公司

管理信息系統在火電EPC項目文件管理中的應用研究

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加強信息系統應用是提高項目文件管理水平的有效舉措。本文結合火電建設項目工作實踐，對基于PowerOn平臺開發的項目管理信息系統在項目文件控制工作中的開發及應用進行總結、分析，以期為火電項目信息化建設提供參考。

管理信息系統；火電EPC項目文件；項目文件管理；全過程控制

1. 火電EPC項目文件及其管理

項目文件是“建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。”火電EPC項目文件是在EPC項目管理模式下產生的各類文件，其本身除具有真實性和原始記錄性等檔案基本特點外，還具有“種類繁多、數量巨大，文件形成單位較多、保管分散，專業性強和載體多樣性”[1]等特點，加之國內火電項目“重工程、輕檔案”、人員配備及業務水平不足、過程控制不到位等問題，造成火電EPC文件控制難以達到理想效果，這為竣工文件最終向建設單位移交以及項目達標創優等工作帶來了不利影響。

2. 火電EPC項目文件管理信息系統應用現狀

目前我國的火電項目文件管理的信息化應用水平相對較低，系統開發及應用相對落后，依靠“人”來管理的傳統模式依然占據著主導地位（目前大部分項目管理信息系統也僅將生效的紙質文件掃描后上傳到系統），但限于項目文檔管理人員業務水平較低、人力配備不足，加之人為主觀因素、電腦設置不同、文件數量大等因素的影響，導致項目文件的質量參差不齊，文件的流轉效率較低、追溯性較差。項目文件的編碼、文件表式、文件簽署等規范性和標準化管理困難。因此，通過加強管理信息系統的開發及應用是提高項目文檔管理標準化和規范化的重要手段，也是提高項目文檔管理水平的有效路徑。

3. 基于PowerOn平臺的管理信息系統開發應用

3.1 組建“四方一體”的開發小組

組建“四方一體”的信息化小組是系統開發工作的保障。系統開發小組主要由領導小組、信息化小組和業務小組組成。其中，領導小組由建設單位、監理單位、總承包單位及施工單位的信息化分管領導組成，并根據情況設定組長一名。下設信息化小組和業務小組，信息化小組主要是負責系統的開發、培訓和推廣，業務小組主要負責業務需求確認和系統應用。

3.2 分析需求，確定業務板塊

需求分析是管理信息系統框架搭建的前提條件。沒有明確的需求，開發工作便會無的放矢。項目工程部、采購部、安全質量部、費用控制部、信息文控部等主要業務部門應根據現場管理的需要，提出本部門的開發需求。開發需求應以管理體系文件為依據，確定需要開發的業務模塊，并對每一分支業務流程文件編碼規則、文件表式（例如頁面距、字體大小、表格屬性等格式要求）、文件審批過程及每一節點的責任人等事項進行確認。

3.3 確定開發方案，完成系統開發

需求分析完成后，需在其基礎上形成系統開發方案。信息化小組人員應根據各部門業務需求，對照管理體系文件的有關要求，最終確定開發方案。技術開發人員根據系統開發方案完成系統的開發工作。

3.4 系統培訓及推廣應用

系統上線運行后，要組織參建單位有關人員開展培訓工作，對系統的操作步驟和注意事項進行培訓。編制管理信息系統用戶操作手冊，為用戶的使用提供指南。在系統上線運行后，還應做好運維工作。技術開發人員要及時跟進，掌握系統應用情況，對系統存在的不足及時修復、完善，保證系統的正常運轉。

4. 管理信息系統應用實效

管理信息系統在火電EPC項目文檔管理中的應用實踐，使項目文檔管理水平顯著提高。系統的應用有效的提高了文件的前端和過程控制，將文件的生命周期內化在系統之中，在提高文檔管理準確性和效率的同時，真正實現了對項目文件的全過程控制。

4.1 “四方一體”，溝通渠道

項目文件是在項目管理過程中形成的各種記錄，它是項目管理溝通的重要載體，也是各項工作的可靠證據。傳統的文件流轉方式并不能高效完成，也難以通過文件信息的準確傳遞將項目全體參建單位融合在一起，導致溝通工作效率低下。通過應用項目管理信息系統，構建統一平臺，文件依托網絡實現快速交換傳遞，極大的提高了文件的流轉效率和信息價值，在提高文件管理水平的同時，也提高了項目的管理水平。

4.2 提高效率，流轉及時

火電建設項目將在建設過程中產生大量的溝通管理文件、施工文件、設計文件等，特別是施工文件所占權重很大。在報審中，由于要對文件進行臺賬登記、分發簽收，格式及內容審查等工作，容易造成施工文件在文控部門大量積壓的問題，流轉效率無法得到保證。管理信息系統可以有效解決文件數量多的問題，全部文件在系統的預設流程中生成、流轉，文控人員在系統中對文件進行接收和審查，保證了文件的及時流轉，大大提高了文件的報審效率。

4.3 表式標準，流程規范

盡管在項目初期都會發布統一規范的文件表單樣式，但是在文件的生成過程中，由于人為主觀因素及電腦設置不同等問題的影響，報審過程中會出現大量的文件表式不標準的問題，造成文件生成質量較差，反復打印也造成了紙張資源的浪費。此外，由于項目部人員的頻繁變動，加之對管理體系文件的掌握不全面，造成部分文件的簽審流程和簽署人員變更隨意性較大，文件合規性缺乏保障機制，這些因素的存在削弱了檔案的真實性和有效性。由于技術人員將文件表式及報審流程固化在系統中，文件從生成到生效過程中的全部人員必須在系統中填寫內容和提交流程，紙質文件表單在流程結束后由系統生成打印，這充分保證了文件表式的標準化和規范化，同時確保了文件的合規性。

4.4 統計分析，追蹤閉環

準確高效的統計分析是項目文件管控工作的重要內容，也是項目文件管理向精細化發展的必由之路。面對數量龐大的項目文件，涉及上百人的文件編制、審核人員，依靠傳統的人工模式很難做好項目文件的統計分析工作。管理信息系統設置統計分析模塊，用戶可根據檢索條件立刻輸出對應表格，對各類文件的報審數量、閉環情況以及當前責任人等信息進行精確統計。這一功能的實現極大的提高了文件管控精度，同時提高了統計工作效率，對掌握工程建設過程中項目文件的審批狀態提供了便捷工具。

4.5 檢索利用，提升價值

提供借閱服務是項目文件管理的重要內容之一。在項目建設過程中，項目部管理人員會經常查閱生效文件，例如工程聯系單、施工方案、承包商資質等文件。傳統的借閱以向利用人員提供紙質文件來提供服務，其效率較低，且容易在借閱過程中造成丟失、損壞等問題。隨著項目文件在系統中生成，同步在系統中歸檔，逐漸形成了管理信息系統的數據庫。項目人員登錄系統后可以在數據庫中準確的檢索到所需的各類文件信息，系統的應用提高了借閱工作的質量和效率，同時提升了文件的利用價值。

[1]DL/T 241-2012,《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》[S].北京中國電力出版社,2012.

[2]王紅娟,火電EPC項目文檔全過程控制研究[J].檔案學通訊,2015(1):2-3.