簡論檔案發展

趙　珺/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

簡論檔案發展

趙珺/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

檔案是一個針對某項具體事務，依據事務的發展規律，按照客觀事實具體的記錄下來，并保存下來，做為日后查詢提供依據。

檔案發展；時代變化；檔案館；歷史性變革

在過去的年代里，人們提到檔案，腦中就會出現一個屋了里放著許多的一冊冊的紙，查詢什么資料時就要抱著厚厚的目錄，查詢很久，找到的可能性不是肯定的。我們那個時代的檔案管理是最傳統的檔案管理。當然，傳統管理是有優勢的，因為這種方法是經過幾代人摸索，不斷更新，不斷改進，從而形成的具體實踐操作意義的方法。但是他也有缺點，人工、物力，財力、時間、空間占用都太大，需要雇傭很多的檔案管理人員，需要很大的房屋來作為檔案室及庫房存放檔案，需要花費很多的費用來建議符合檔案存放條件的庫房。而如今，我們將檔案館數字化，這樣我們不需要存放大量的實物檔案，因為我們的檔案已經大部分電子化，而且不需要大量的人力來進行管理和處理日常的檔案工作，我們的庫房也完全電子，建立了電子庫房及庫架，所以隨著科技的發展，社會的發展，我們的檔案事業也再不斷的前行，我們完成從傳統檔案管理到如今的電子檔案的變革，這種變革是創新性的變革，是歷史性的變革，那么我們從以下幾個方面來具體看看我們的檔案從傳統到電子化的變化過程及對比。

一、從存放檔案的庫房方面我們可以分析下從傳統到當今時代變化

傳統時期，我們的庫房可能只是一間小屋子，或是一個大倉庫，并沒有什么檔案庫房建立的要求及標準，更沒有防火防盜的意識，所以只是在一個大房間中，放入一列列的架子，然后將檔案按幾種用途或指定的分類方法，全部放入庫架上，在紙質的賬薄上記錄具體的架號。而如今的檔案庫房是獨對現代化與高科技相結合的庫房，庫房建立時也會有許多必須滿足的條件，比如庫房的承重能力，以保證庫房的物理安全；庫房必須安裝防盜門進行防盜；配置并安裝了專業的消防自動監測系統及探頭，而且也配置了專業的氣化滅火器；庫房所使用的空調也要求必須是電制空調或專業檔案庫房使用空調，水制空調明令禁止是堅決不可使用，以防止其漏水造成檔案水患；所以從承重、防火、防盜、防水等多方面制定了嚴格的要求。不僅如此，檔案庫房還嚴格要求需要保證溫度、濕度、防止霉化，防螨、防蟲，防止灰塵度過大，需要安裝專業的加濕器、除濕器、除塵器、自動檢測器及記錄儀，以實時監測檔案庫房的各項標指要求是否完成合格，以保證檔案在一個最適合的環境中保存，以減少對檔案的傷害，從而延長了檔案的保存壽命。當時代已經發展到了數字檔案時代，我們的檔案已經電子化，庫架及庫房均已經電子化，也就是說我們已經具有電子庫架和電子庫房，所以不需要再配置實物存放庫房，或配置存儲空間可以縮小很多，只用于存放必須以實物形式存放的檔案。

二、從人力、物力、財力方面對比下檔案管理傳統時代與當今數字化時代檔案管理的區別

傳統檔案管理時期，需要配置許多的檔案管理人員從事檔案的日常整理、管理、查詢等工作，而且檔案管理人員工作強度無論從體力還是腦力方面都十分巨大。從物力、財力方面，傳統時期因為需要整理和裝訂檔案資料，所以需要大量用于整理、裝訂、和保存檔案的工具和裝具，為了日常工作方便，需要儲備大量的裝訂釘、裝訂機、檔案袋、檔案盒等，這些大量存儲的物品不僅需要花費大量的費用，而且也浪費庫房的地方用來存放這些檔案袋及檔案盒。而當我們將檔案館數字化后人力方面可能節省很多，檔案從收集到最后上架的各個環節都是通過電子完成，所以檔案管理人員不需要再承擔大量的體力勞動，而且從人數上也可以減少很多。因為減少了實物庫房、檔案袋和檔案盒，所以從物力和財務上節省出了很多成本。

三、我們從檔案的工作環節上對比傳統時期與現代數字檔案館時代的區別

傳統時期我們檔案的工作，收集是一個最難落實的環節，需要檔案人員花費許多時間和精力，從各個部門和單位收集檔案，因為沒有各部門的總體合同記錄所以無法保證合同收集是否完整，同樣合同內容及附件也無法核對是否已經收集完整。在收集工作完成后，需要手動將每份合同編寫頁號，打裝訂洞，將每份合同都要放入檔案袋及檔案盒內，且需要打印盒內目錄及備考表，檔案袋及盒上需要分別給相應項目蓋章，并將已經打印好的盒內目錄入備考表分分別裝入每個盒內，這些工作少說也需要至少半年的時間。而實現數字檔案館后，這些工作最多一周多的時間就可以完成，而且不需要許多的人力，數字檔案館平臺中會按年有所有合同明細的統計，及每份合同及附件的具體內容，保證我們收集檔案的完整性，同樣也保證了收集到的合同內容的完整性，檔安的順序號也不需要再人為排列，減少了人為的錯誤機率性，通過一個生成檔號鈕就可以全部生成完畢，如果同樣也在保存紙質檔案的部門可以將檔案號打印在或粘貼在檔案上，進入裝盒環節，電子操作就更加簡便，不再需要將已經裝袋的檔案，逐份排好順序后裝入每個檔案盒內，而是在電子系統中將收集齊全完整的檔案，逐份裝入相應盒內即可，然后建立電子庫結構及電子庫架，將已經裝的盒的檔案按盒的順序進行上架進庫操作，如果同樣也存有實物檔案，則可以將實物檔案按電子系統中檔案的記錄裝入相應盒中，將盒按數字檔案館中的電子記錄移至實物機房上架到相應的庫位架上即可。

四、結束語

總之，檔案隨著科技與社會的發展，人員素質的提高，計算機的普及，計算機技術的發展、掃描的技術、數字錄音技術、數字攝影的技術 、數據庫支持技術、存儲技術的發展、多媒體技術等的發展，將我們傳統的紙質檔案轉變成以多種形成為載體的電子形式的電子檔案，以數字電子的形式存儲，使用計算機來處理與管理 ，使用網絡及服務器等做為數字檔案館提供服務的渠道以及電子檔案的存儲方法，建立起了一個高效、節能、省力、自動化的檔案庫，查詢也無需再受到人員、時間、地域等因素的限制，比如查詢者不再單位，或不再本地，傳統時期那樣就無法查詢到所需要的數據及檔案，大大影響處理事務的進度，也許就是因為沒有及時得到所需要的數據及資料而造成事務的最終失敗，或因為檔案人員不再或不在上班時間內，無法查詢到檔案，這些限制在檔案館數字化后可以通過檔案人員電子審批或授權的方式解決，大大提高了工作速度效率。未來，我們的社會將是一個高速的信息數字化時代，我們的檔案工作也會隨之發展，數字檔案館將最終完全代替實物檔案館，完成檔案工作及檔案館的歷史性變革。