簡談如何做好檔案工作

張　博/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

簡談如何做好檔案工作

張博/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

檔案工作是一項從遠古明期就流轉下來的工作，為什么反而會不受重視呢，究其原因：（1）檔案工作中有一部分有涉密的成份，使檔案工作變得十分神秘，檔案室會設在一些與外界隔絕比較好的地方，或深宅之中，而且檔案人員或外界人員接觸也少，就造成了檔案人員神秘的印象，外界的人都不敢輕意的去觸碰檔案，時間長久之后，檔案的工作及人員就被人們所無法深入的了解，當然，不了解的結果最后就是無法重視這項工作的內容，也不可能積極的去配合這項工作。（2）《檔案法》已經頒布了20年有余，可是從法律的權威上沒有得到大家的認可和重視，因為大家對檔案工作的不了解，也就造成了大家在某些方面已經觸及到了法律的規定，可是因為無知所以不害，時間長了，大家就覺得這是應該的，是正常的方法和路徑。

檔案管理；人員培訓；檔案宣傳

在我剛剛接觸檔案工作時，就發現很多人不知道檔案人員是做什么工作的，每天具體做什么，他們認為，檔案人員是最輕松的，每天只是喝水、看報、聊天，在平時的聊天時也發現大家對什么資料應存為檔案，和檔案工作的意義及重要性知道的非常少，甚至不知道，從總體上看，從小范圍于大環境，從我們身邊的同事到社會上人們，以及有關一些組織及部門，都不太了解，檔案工作是什么，為什么要存檔案，檔案的利用價值有多大。即使在一些單位，也包括一些機關，檔案工作的水平也不在同一水平，有的單位十分重視檔案工作，配置了專業管理檔案人員，所有人員均通過國家有關上崗培訓考試，取證上崗，且定期會有相關的培訓，有固定庫房，且庫房各項指標管理也十分嚴格，比如溫濕度、灰塵度、蟲螨度，腐蝕方面檢測等，也包括消防器材到位及空調的配置情況，有的單位空調配的是水循環的，但是如果萬一漏水，檔案就會有被損壞或霉化的危險，所以空調應該采用電制或更專業的空調。但有一些單位或機關，從根本上不重視檔案的保存及管理，沒有設立專業的庫房，檔案存放混亂，沒有明細的分類，且檔案沒有實行統一的管理，如合同檔案、會計檔案、文書檔案、工程檔案、人事檔案等，可能都是分散存放的，沒有統一的存放至檔案館的專業保管庫房，或各類檔案沒有分類存放，而且按年進行了混排，這樣就會為日后的查詢、管理、消毀帶來很大的困難。

如何想要提高檔案工作的服務水平，使大家重視檔案工作，使大家明白保護檔案的重要性及檔案在日后的使用的重要性，我們需要做到：

1.與現代化媒體合同，使用現在化的手段及途徑，大力的宣傳檔案工作。只有廣泛的宣傳，才可以提高大家對檔案的認知，檔案就像像酒一樣，已經釀制許久，再加上沉放多年，他的滋味越是濃厚，但是如果沒有人去品嘗他，又有誰知道他的美味呢，所以我們要鼓勵大家勇于品嘗，勇于嘗試，才可以知道檔案的重要之處，檔案中的信息的重要性。

2.掌握重要的宣傳時機。宣傳手段和時機也十分重要，再大家最關注的時間內通過各種渠道進行宣傳，達到宣傳的最大效果。比如，檔案日，檔案法的紀念日，公司檔案保護日等，根據檔案的特點，工作的重要，工作的規律性，抓好時機，大力宣傳，不錯過任何可以宣傳的機構、組織、人群，不錯過任何可以宣傳的時機。而且在宣傳內容上應該針對檔案工作的重要性，認知性和法律方面進行大力的宣傳，特別是法律方面，我們可以利用以往的一些案例，通過實際案例結合相關的法律法規，結合具體人事物進行分析，可以讓大眾更加明白易于了解。在宣傳形式上，我們不應只局限于演講、展覽、授課等傳統的形式，我們應該意識到當代社會各種多媒體的優勢，我們可以利用大家平時使用最多的電視、廣告、媒體、手機微信、QQ、報刊、印刷常識不冊子、相關報紙、視頻光盤等發給相關單位或組織，讓大家可以從多渠道灌敘檔案工作的內容、重要性、必要性、法律常識等內容，讓大眾了解這個重要的工作和內容。

3.抓住重要的宣傳對象。目前，許多組織的瓴導人或負責人方面就出現不重視檔案管理的情況，如果從領導層就出現不了解，不重視的話，那么從財務、物力、人力等方面就不會給予相關支持，如果沒有這些支持，檔案工作人員既使再想努力的工作，再無法做到。所以對于各級領導應該積極開展相關的宣傳工作，且有的領導人員可能管著好幾個部門和組織，應該努力告訴領導人員我們檔案工作所取得的業績，給企業已經帶來的效益，或潛在效益，我們現在有哪些困難，只有這樣，領導才可以得到領導的重要和認可。檔案工作就重要的就是勤奮，我們要做到勤匯報、勤宣傳、勤請示、勤整理、勤催促、勤收集、勤培訓，不失去任何機會和渠道，讓領導了解我們的工作，重要性及作用性。還要習慣把工作做出年計劃、月計劃、周計劃等，或定期做出相應匯報總結材料上報領導。檔案部門活動、調研、宣傳等活動，要努力邀請各級鄰導參加、參與，只有深入到基層、到大眾，領導才可以從多方面深刻的了解檔案工作的重要性。

4.重視對于年輕群體及未來群體的宣傳及培訓。目前，各單位及組織中，檔案人員的平均年齡已經偏大，所以我們要吸收年輕的群體，為檔案的隊伍注入新的活力及營養，這樣不僅可以使檔案工作團隊年輕化，也可以保持團隊的活力化和思想形式的年輕化，而且加大對年輕團體和未來團體的宣傳，可以做到一起從娃娃抓起的效果，這樣使他們從小就具體對檔案工作的意識，對檔案工作的重視，從新一代年輕人開始檔案的意識就根深地固，而且他們有的還在學校學習，有的剛剛開始進入社會，他們正是對檔案工作不明了的最薄弱的環節，是一個需要加大力量對他們可以進行集中培訓的群體，所以，應該抓住這個群體和集中性的特點，努力的宣傳，提高他們的認知。

5.加大檔案人員培訓，當前檔案人員由于年齡偏大，所以相對專業知識及新時代的檔案管理的方法及想法比較落后，也比較薄弱，所以加大對檔案人員的培訓是個十分急切的工作，可以通過外派培訓或定期外出學習，或定期進行檔案人員業務的比賽，可以激發大家學習的熱情，同時提高檔案人員的業務水平。現代辦公已經進入了辦公自動化的年代，檔案系統也已經數字化，所以檔案人員除了需要提高專業技能外，還需要快速的提高電腦及辦公自動化設備的使用及數字檔案館的電子操作以及相關一些多媒體設備的使用等。檔案人員需要盡快的自我提升，否則將會被時代的發展所淘汰。

總之，社會發展的腳步越來越快，我們的檔案事業也應該跟隨著社會和企業快速的腳步快速發展，無論是加大對檔案的宣傳，還是努力提高檔案人員的素質，還是對下一代的檔案認知教育，都是為了檔案事業的順利發展，檔案的目的是為了服務，所以只有檔案事業發展了，日后必然會給社會帶來更多的潛在財富。