論新時代如何加強企業檔案管理的途徑

張　蓉/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

論新時代如何加強企業檔案管理的途徑

張蓉/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

隨著市場經濟的迅猛發展，改革開放給社會發展提供了機遇與商機，隨著改革的不斷的深入，企業發展的速度越來越快，同樣也進入了一個新的時期，檔案工作做為企業管理最重要的一項的輔助工作，關系到企業的發展、企業的經營決策的確定，企業精神文化的內容、企業知識產權的信息及企業技術技能信息等。所以，努力的發展檔案工作，規范檔案工作標準，及時解決檔案工作中遇到的相關問題，捋順檔案工作的流程等這些問題顯得更為重要和緊迫。

企業檔案；檔案管理；變革檔案；綜合素質

當時加強檔案工作中重中之重是建立數字檔案館工作，檔案工作的理念再不斷更新變化，所以我們要打破以往歷史性的檔案工作方法及理論，開創更適合現代社會的新的檔案管理理論及方法，這樣才不會被企業及社會淘汰，才可以為社會及企業創造更多的價值。我們要通過檔案來記錄企業的發展歷程，以最客觀的，最全面的，最真實的，最有效的反映企業的生產經營情況以及歷史至今的變化。檔案管理的狀態及成果關系到企業的發展和前途，關系到為企業分析出或提供出是否有利于企業發展的資源，為領導者提供正確決策的依據，而不會出現因為檔案資料不全出現分析偏差造成了決策的失誤，對于給企業提供生產經營的戰略決策，提高企業的生產經營效率，具有十分重要的影響及作用。有一個企業中，檔案的管理工作關系到企業的命脈，是提升企業生產經營及工作的效率的保證，且檔案中記錄了企業發展的歷史的真實情況，也是考查一個企業的可持續的發展性及管理水平高低的標尺。所以建立起科學的檔案管理體系，建立起現代化的數字檔案館是大趨所在，是社會發展及企業發展的必然結果。我們需要立足在我們現在檔案工作的現實情況中，不斷的去學習和吸收有利的養份，將傳統檔案工作中不足之處進行修復，借鑒優秀的檔案工作方法及向優秀的檔案工作組織及機構進行學習，需要不斷的去適應檔案工作的新動態新形式，對于檔案管理人員需要提高專業素質及綜合辦公自動化設備及管理的水平，且需要提高檔案工作人員及企業領導及其它企業人員的責任感，認知度，使命感，積極的工作熱情等。只有這樣才可以讓檔案工作適應現代社會的發展需要，才可以使企業的檔案工作更加強大，成為企業發展的堅實后盾。

我們從以下幾個方面來討論下應該從哪些方面來加強企業檔案的工作及管理

一、加強人們對檔案工作的認識，對檔案工作的認知

傳統檔案工作并不被人們所完全認知，所以人們無法了解他的價值及作用。檔案是記錄社會及企業從開始形成，發生的變化，發生的事件，隨著時間的發展，而客觀真實的記錄整個過程的一個真實的記錄，所以檔案工作是至觀重要的，如果沒有檔案的記錄，我們不會了解我們的祖先，我們的歷史，我們的國家，及國家的變化。所以我們應該通過加大宣傳來使大眾了解檔案的重要性，才可做到讓人們去配合完成檔案工作的完成。現在社會上宣傳的渠道多種多樣，多媒體快速發展，所以我們要利于這些新興的渠道，無論是通過報紙、電視、廣告、發放資料、授課，科普講座、微信、短信等任何可以宣傳的通道，大力的宣傳檔案工作的內容及重要性。只要這樣普及了大家的檔案認知，才可以提高大家的檔案意識，才可以推動檔案的發展。

二、變革檔案工作的方法及理論

傳統的檔案工作方法是通過人力及大量的體力，主要精力是放在了整理的環節，而調用開發出更深一層的資源根本沒有時間去考慮，且也沒有條件去實現，所以我們不能再抓著認為最安全的原始檔案的工作方法及理論進行工作，我們要推陳出新，不斷開創，在新時代的環境下，我們要順應社會的發展，將實物檔案通過信息化及電子化的手段，使用電子檔案來逐步代替實物檔案，只有電子檔案的開始，才可以節省工作時間，提高效率，通過科學的分析，提取出更加有利于企業發展的信息及資源，為企業更好的服務。

三、提高檔案人員的綜合素質水平

檔案人員不能在停留在原來只整理一些實物檔案，對企業運作及流程完全不知，而且與外界聯系不多，完全沉浸在一個相對封閉的環境中，這樣會使檔案工作與企業發展脫結，我們檔案人員需要真正的參與到企業的生產經營中，完全了解企業的生產經營及運作的各環節情況，只有這樣，才可以了解檔案在整理及收集及歸檔過程中應該需要什么，應該測重什么，應該以什么內容為中心，才可以與企業經營發展保持一致的步調。所以檔案人員素質及水平提高的任務十分緊急，無論是通過自學，考取相關專業認證，外出參加培訓，定期進行考試或考核等方式，迅速的提高檔案人員的工作能力和專業水平，而且現在無紙辦公已經可以實現，這就需要檔案人員了解辦公自動化設備，了解網絡，了解電腦使用，了解多媒體技術，才可以將現代化的辦公手段與檔案工作完美的結合，使這些手段服務于我們的檔案工作，使檔案工作現代化，科學化。

四、推動數字檔案館的發展才可以真正的實現檔案工作現代化

傳統時期的檔案工作需要人力、物力、財力、時間，比如收集檔案，需要檔案人員去找每個部門的接口人去要資料，這樣的資料事實上已經是歷史上，因為無從核對，所以也無法知道他的完整性與真實性，手動編寫頁號，由于完全人工編寫，所以錯誤的出現是必然的而不是偶然。資料的裝盒需要很長時間，動用大量的人力物力來實現，還需要花費更長的時間手動的去編制盒內的目錄及備考的內容，所以花費時間更加的長，故而這樣費時費力費財費人的工作辦法是不適合現代高速發展社會的需要，我們應該去改革他，讓他快速科學，所以數字檔案館就誕生了。數字檔案館通過網絡將數據完全對接進入，保證的真實性與完整性與正確性，我們可以通過電子的核對，快速的完成收集工作，而編頁號的工作根本不需要人工操作，系統是自動讀入數據時自動統計的，然后生成識標碼的工作，目前最應用最廣的就是二維碼的使用，他是檔案的身份證，有了他的應用，檔案的查詢會更簡單更方便，然后就是最費時的裝盒工作，而在數字檔案館中裝盒只需要幾個簡單的按鈕和操作就可能再一周內完成而不是過去的半年或更長的時間，上架工作也同樣可以通過電子系統完成，不需要檔案人員花費大大的體力去實現，這項工作只需要一個小時左右就完全完成，所以只有應用了數字檔案館，我們的檔案工作才可以實現無紙化，現代化，我們的檔案工作才可以適應社會的進步，才可以與國際接軌，才可以為企業提供源動力。

五、結束語

綜上所述，在新的時代時，一切的變化都是快速的，檔案工作如何不想被取代，就要適應時代的發展，與其同步的快速優化，不斷的更新新的理論、新的技術、新的方法，以更科學的、更方便的、更快捷的、更能服務于企業的使用為目標，快速強大和發展。