企業檔案管理工作中的問題與對策

張寶琦/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

企業檔案管理工作中的問題與對策

張寶琦/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

企業中的檔案管理工作是一項政策性、保密性、專業性較強的工作，各管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對企業的檔案管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，需各部門的大力支持與配合。

企業檔案；檔案管理；工作問題，管理對策

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。在企業里管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。作為一種知識管理，檔案管理在社會發展中表現出來的重要性越來越明顯。面對社會新形勢的發展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業與經濟社會協調發展，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化。檔案管理工作無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。因此就檔案管理過程中存在的問題及對策做作如下剖析。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）很多企業對檔案的重視程度不夠。長期以來， 檔案管理工作在許多企業就成了一個虛有的工作，甚至有些企業為了節省開支，減少成本，根本就不設立檔案管理部門，也沒有檔案管理人員。檔案管理工作之所以得不到企業的重視，我覺得主要是每一個工作人員尤其是管理者對檔案管理工作認識不夠，認為檔案管理工作就是一項瑣碎的，無用的工作，認為外面來檢查的有幾份東西就行，不能夠正確認識檔案管理工作對于一個企業的重要性，

（二） 大多數企業根本不設計檔案管理這一職務，所以導致大多數求職者不重視檔案管理工作的學習和深造，以至于真正熟悉和熟練了解檔案管理工作的人員少之又少，有些企業雖然雖然設計了檔案管理職務，但也沒有專門的、專業的人員來做這一項工作，而是其他部門的工作人員在業余的時間里來管理這項工作，沒有專業的管理方式、方法，有些企業為了硬性檢查甚至有些檔案的真實性還存在問題。

（三） 為數不少的企業，壓根就沒有獨立的檔案管理室，有些企業即使有那么一間屋子列為了檔案管理室，里面的設施也不夠完善，引起檔案材料霉變、蟲蛀，暴曬影響檔案的美觀整潔及完整。

（四）增強管理意識，提高管理水平。無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。

二、企業檔案管理工作中采取的對策

（一）增強責任感，提高管理意識。 責任在當今社會上被提到的概率越來越多，足以說明在當代這種經濟形式下人們更加重視責任感，各行各業都強調責任感，企業的老板也都要求員工有足夠的責任感，當然檔案管理這一職務也不例外，和別的職務一樣它也要求檔案管理者需要責任感。同時檔案管理者要要在日常工作中不斷學習專業知識，豐富自己的檔案管理經驗，提高專業水平。健全檔案管理制度，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（二）不斷加強學習 ，了解并學會運用檔案管理知識和技巧，在當今這個互聯網覆蓋的時代，檔案管理這一項工作也跟隨著時代的腳步開始走向電子一體化，在電子計算機上完成檔案管理的一切工作，包括文檔初期的編排、修改，中期的匯總、總結，和后期的保存。這一系列的工作都是在電子計算機完成的所以現在化的檔案管理工作給工作人員提出了更高的要求。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

（三）不斷加強企業檔案管理人員教育培訓，提高檔案管理人員綜合素質。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，在當今，電子檔案的普及給我們提出來更高的要求，所以在這一行業中我們要做的工作很多很多，在檔案管理工作還沒有被大多數人認識到真正意義的時代，要想提高工作人員的管理素質，我們面臨的一大難題就是改變企業管理層的思想認識，在思想讓管理層認識到檔案管理工作的重要性，從而主動安排管理工作人員的培訓工作，加強工作人員的管理技能，同時要加上有效的考核制度，給檔案管理者壓力，從而有學好檔案管理工作的動力 。其次，必須真正培養檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

（四）改進和完善檔案功能。企業可以利用現有資源，整理保管檔案。檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。人工立卷繁瑣，勞動力加大，立卷人對文件的理解分類不同，無統一立卷標準，產生對存檔文件分類不準的現象，影響案卷的質量，給工作帶來不方便。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

（五） 企業應該重視檔案管理工作，把檔案管理工作和其他工作一樣，列為日常工作議事日程，檔案管理人員要發揮其作用，讓領導看見自己的工作的是有意義，更是有價值的，從而引起企業領導對檔案管理的重視，加強對管理工作的投入，檔案管理人員對工作的認真態度和工作效率是決定檔案管理工作成功的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識。有的企業領導對檔案管理工作認識存在誤區，認為檔案管理這個工作對于一個企業來個說不是重要的工作，的對企業的發展無關緊要，所以不重視檔案管理工作，導致整個企業對檔案管理工作都不夠重視，所以在這個時候檔案管理人員就要起作用了，在加強自己專業知識與技能同時，要多給企業領導看一些與企業發展有關的文檔，讓企業領導認識到檔案管理工作的重要性，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。

三、結束語

總之，在新的歷史條件下企業檔案管理工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設與發展。