關于做好企業(yè)檔案工作的重要意義

宋景妍/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

關于做好企業(yè)檔案工作的重要意義

宋景妍/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

隨著我國社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，檔案管理作為一種知識管理，在我國社會發(fā)展占有越來越重要的地位和作用。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，更是一家企業(yè)的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應有的作用。

檔案；企業(yè)；檔案管理

一、 什么是企業(yè)檔案

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)和經(jīng)營活動中形成的具有保存價值歷史記錄。這些記錄可以是多種形式的，比如各種文字、圖表、聲像等。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度就是如何科學規(guī)范的管理檔案。企業(yè)檔案對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果。

二、 企業(yè)檔案管理工作包括哪些內(nèi)容

企業(yè)檔案管理主要包括兩方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱為檔案的實體管理。二是對檔案中包含信息的管理，也稱為檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設來設計合理的館藏體系，為檔案現(xiàn)代化建設打下基礎。

三、做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)機關工作的一個重要組成部分，是提高工作效率和工作質量的必要條件。在一個企業(yè)中，如何做好檔案管理工作，如何不斷地更新檔案管理觀念，是企業(yè)經(jīng)營管理中必須要思索的問題。做為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果，對于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略、提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

四、檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中主要發(fā)揮的重要作用

（一）企業(yè)檔案管理工作在行政管理方面的作用：檔案是企業(yè)行政工作的工具之一。一個企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)文化宣傳方面的作用：檔案與企業(yè)文化密不可分，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證。通過企業(yè)檔案那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實物，能極大的增強員工的凝聚力和向心力，產(chǎn)生歸屬感。通過企業(yè)的檔案可以讓客戶更感性直觀的了解我們，了解企業(yè)的發(fā)展歷程，企業(yè)的核心價值觀，企業(yè)的人文理念、文化氛圍等。

（三）企業(yè)檔案管理工作在法律糾紛方面的作用：企業(yè)檔案記錄了當事人在特定的時間和地點從事的業(yè)務活動，具有真實性、可靠性，能夠有效的保護員工、企業(yè)、法人的合法權益不受侵害，是令人信服的真憑實據(jù)。同時通過企業(yè)檔案的原始記錄能夠明確說明各方面的責任，杜絕各種不必要的法律糾紛。

（四）企業(yè)檔案管理工作在培訓方面的作用，企業(yè)檔案中記錄的一個個真實的案例具有真實性和原始記錄性，是一種重要的教育培訓資源，其說服力和感染力是不言而喻的，利用這些真實檔案可以有效提高培訓的效果。

五、企業(yè)檔案管理工作的努力方向

（一）建立健全的收集檔案材料的規(guī)章制度

為了更好的做好檔案材料的收集工作，建立高效齊全的檔案材料，需建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡體系，要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，協(xié)調(diào)各部門，從上到下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡，并形成制度，為檔案的收集工作的打下基礎。檔案管理人員必須針對工作的實際情況，與各部門保持溝通，認真把握好收集工作的范圍和途徑，盡可能防止和減少檔案材料的流失；同時必須加強對平時收集工作的核查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合的方法。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。這樣做拓寬了檔案的收集范圍，促進了收集工作的開展。合理做好案卷收集工作，為提高案卷的質量打下良好的基礎。

（二）追求檔案管理現(xiàn)代化，與時俱進

隨著時代發(fā)展，如何解決新形勢下檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類繁多的新問題，這就要求我們必須應用現(xiàn)代化管理手段，與時俱進適應時代要求才能解決這一難題。

1.提高檔案管理意識。檔案管理要求管理者提高綜合素質、拓寬知識層面，因為檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，所以對管理人員要求較高，首先要有良好的職業(yè)道德、樂于奉獻的工作精神、更要有辦事細心的工作態(tài)度、高度認真的工作責任感，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是熟練運用現(xiàn)代化科技管理手段和管理方法管理檔案的基本技能。只有這樣才能更好的做好新時期的檔案的管理工作。

2.利用現(xiàn)代化技術代替人工整理檔案。為了起到事半功倍的效果，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案已成為一種潮流。計算機檢索查閱名錄速度很快，相比以前手動檢索查閱名錄的方式極大節(jié)省了查找時間。計算機的管理優(yōu)勢是顯而易見的，不僅減少了手工操作，提高了工作效率，還降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，能夠更好地為社會服務。

（三）利用創(chuàng)新工作思維有效提高檔案利用率

為了有效提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率，我們不得不利用先進的計算機技術和設備，將各種傳統(tǒng)介質的干部人事檔案信息轉換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息，并使之轉化為各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲，這樣就可以通過網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)為檔案的利用提供更快捷方便的信息服務，極大的提高了檔案的利用效率。

檔案管理工作者在檔案管理中起著至關重要的作用，要把熟悉“家底”當成自己的天職，努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典。檔案管理工作者應建立健全檔案管理制度，并利用先進技術設備和現(xiàn)代化管理手段配置適合檔案保存的設施，嚴格按照國家規(guī)定整理、保存、保管好檔案，努力做到檔案不破損、不腿色、不霉變和不散失，有效的確保檔案的完整和安全，對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。 總之，檔案管理工作者應建立科學嚴謹?shù)臋n案管理制度，嚴格執(zhí)行國家的保密政策，嚴防泄密，盡自己最大的努力為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

六、結束語

綜上所述，隨著時代的進步和飛速發(fā)展，檔案管理工作已成為現(xiàn)代企業(yè)制度健康發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，因此，必須努力做好檔案管理工作，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務，我們應積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，結合企業(yè)管理的現(xiàn)狀，立足于服務領導、服務項目、服務業(yè)主，使企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮出更大更積極的作用。

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