探析地勘單位檔案數字化管理的路徑

李亞琴 / 河北省環境地質勘查院

探析地勘單位檔案數字化管理的路徑

李亞琴 / 河北省環境地質勘查院

伴隨著信息化進程的不斷加快，大多數行業都已經逐漸實現了數字化發展，地質勘查行業也不例外。因此，本文對地質勘查單位檔案數字化管理的路徑進行了具體分析。

地勘單位；檔案；數字化管理

一、實施檔案數字化管理的必要性

（一）檔案資源實現充分共享

地質勘察和地質災害治理等資源實現數字化管理，既能夠在地勘單位內部實現相互交流和共享，在和其他單位之間也能夠實現共享和相互傳遞。不僅如此，檔案數字化管理還能夠有效實現地勘單位之間的優勢互補，以及地質勘察資料的交換互補，以此促進地勘單位的共同進步，實現可持續發展。

（二）能夠進一步提高辦公效率

傳統的檔案管理模式下，地勘單位檔案主要是通過人力管理和手工操作開展檔案工作的，但是花費的時間和成本都很好，檔案材料數量較多，所占據的空間也很大，再加上缺乏專業人員進行系統的工作，所以經常出現錯誤，根本無法實現檔案管理的規范化。而在檔案數字化管理模式下，檔案的形成、傳遞和利用等環節都是由計算機完成，這就使得檔案管理工作變得更加簡單、快捷和高效，從而在很大程度上提高了管理工作的整體效率和質量。

（三）保證檔案的機密性和實效性

大部分的地質勘察檔案具有一定的機密性和時效性，而通過檔案的數字化管理，管理人員可以通過設置管理權限，進行保密檔案管理，以此確保檔案的安全性和保密性。與此同時，還能夠通過輸入關鍵詞查閱所需資料，以此節省更多的時間，并大大節約人力和財力。

（四）確保檔案保存更具安全性和完整性

在檔案數字化管理模式下，地質勘察資料的保存和傳承實現了電子化，適當檔案資料保存更具完整性和安全性，保存的時間也會更長久。伴隨著存儲方式逐漸多樣化，存儲容量不斷增大，地質勘察資料的保存和傳遞變得更加便利和穩定。

二、地勘單位檔案管理的現狀

（一）檔案整理不規范

地勘單位的庫藏檔案數量巨大，在缺乏檔案分類標準的基礎上，檔案整理工作是很難進行的，并且隨意性也很大。作為單位工作活動的歷史記錄，檔案是非常貴重的歷史參考資料，參考憑證價值是普通文字材料不能相提并論的。由于查閱量相對較大，所以檔案管理人員直接忽視了文件材料整理的規范化。甚至還有一些檔案管理工作人員隨意擺放檔案資料，這也在很大程度上影響了檔案查閱工作的順利開展。

（二）檔案檢索效率低

目前大多數地勘單位的檔案檢索方式主要有兩種，其一是人工檢索，其二是計算機檢索。伴隨著信息化時代的到來，以及互聯網的普及，使得檔案數字化建設實現了快速發展。但是就實際情況而言，手工檢索仍舊是地勘單位檔案管理所采用的主要查閱手段，尤其是在發展相對不平衡的地勘單位，他們過于重視經濟發展，從而忽視了檔案的數字化建設工作，導致檔案檢索效率較低。

（三）檔案毀損屢見不鮮

地勘單位保存的檔案，特別是一些地質勘察資料，很多都具備保密性和較高的科研價值，傳統檔案主要是以紙質形式進行保存。大多數地勘單位的歷史久遠，很多檔案資料的存放時間相對較差，在借閱過程中，損壞現象屢見不鮮，這就進一步加大了檔案管理的難度。檔案資料出現損壞根本無法復原，所造成的損失也不可估計。

（四）投入不足，人員素質較低

伴隨著數字化建設大力宣傳和推廣，很多地勘單位開始嘗試進行檔案數字化管理，但是并沒有得到普及。這主要是由于資金投入不足，設備不能及時更新，還有就是由于歷史遺留問題較多，使得檔案數字化管理受阻。一些地勘單位在檔案管理工作上缺乏重視，管理人員的能力和素質相對較低，從而導致檔案數字化管理難以順利進行。

三、實現檔案數字化管理的路徑

（一）更新理念

地勘單位管理者應該樹立良好的信息管理意識，不斷更新檔案管理理念。在我國各行業逐漸實現數字化的背景下，地勘單位檔案管理的數字化發展已經成為必然趨勢。只有不斷創新地勘單位管理者的管理理念，才能夠為工作創新提供更多的動力和源泉。而且只有充分認識到信息技術對檔案管理工作的重要性，才能夠不斷加強檔案數字化管理理念，實現傳統管理向數字化管理的轉換。

（二）制度保障

地勘單位要建立完善的檔案數字化規章制度，完善管理機制，強化制度建設，保障制度機制的執行力度。而制度建設是做好檔案數字化管理工作的重要前提和主要保障，檔案數字化管理制度的建設主要包括檔案收集、存儲和利用等環節。而且檔案數字化管理還需要地勘單位建立完善的制度體系，通過制度推動檔案數字化管理工作的規范化發展。科學的機制是保證制度得以實施的關鍵，這就要求地勘單位應該將崗位職責和權利義務等歸納到考核內容中去，以此充分調動工作人員的主動性和積極性，推動檔案工作的有序發展。

（三）構建平臺

地勘單位的檔案數字化管理系統的構建，主要包含數字化管理系統內網和外網分離，檔案管理辦公的自動化，搭建信息共享平臺，新型檔案管理軟件開發等等。已經有很多地勘單位開始實行檔案數字化管理，其中大部分檔案管理系統也僅僅實現了部分檔案的目錄及管理，但是相對完善、快捷、準確的全文檢索并沒有健全。還有一些地勘單位實現了辦公系統自動化，但是仍舊需要構建平臺，構建健全的檔案管理信息系統，提高管理效率和檔案利用率。與此同時，還應該積極利用多種方式隔離內外網，對數據進行嚴格過濾，以此保障檔案管理系統的完整性和安全性。

（四）保障投入

只有加大投入，才能夠為工作開展創造良好的檔案工作環境，培養一支綜合能力和素質較高的檔案管理隊伍。這就需要地勘單位不僅要為檔案管理工作人員提供更多的學習、交流和分享的機會，還需要地勘單位加強對檔案數字化管理投入的高度重視，保障資金支持，并配置與地勘單位發展規模相適應的設施設備，安裝高性能的安全軟件，從而保證檔案數字化管理系統的安全運行。

（五）隊伍優化

檔案管理工作人員是地勘單位實現數字化管理的關鍵因素，所以加強對檔案管理工作人員的信息技術知識和實際操作能力的培養，在不斷更新知識的基礎上，提高專業素質，融合現代化檔案管理理念，并與地勘單位的業務相結合，以此為實際工作提供更多的參考依據，只有這樣才能在經濟和科技快速發展的背景下，為地勘單位實現可持續發展提供有力的幫助。

四、結語

綜上所述，實現檔案數字化管理不僅是企業自身的發展要求，同時也是時代的需求，是科技快速進步發展的結果，已經成為了一種必然趨勢。地勘單位在經濟發展的新形勢下，必須借助大量完善的檔案信息資源，為社會經濟的可持續發展提供幫助。因此，加強對地勘單位檔案數字化管理的重視是非常有必要的。

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