涉密科技檔案管理保密策略

朱倩飛

摘 要

科研項目檔案庫存中存放著很多大量科技密件，它既是檔案也是密件，其管理工作必須符合相關(guān)規(guī)定，更要符合科技檔案管理保密規(guī)定。本文從涉密科技檔案的收集工作、做好涉密科技檔案管理的保密工作以及涉密科技檔案利用中的保密工作入手，旨在提高涉密科技檔案管理保密工作的效率與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】涉密 科技檔案 保密

涉密科技檔案包括了從新的創(chuàng)造、發(fā)明到技術(shù)關(guān)鍵、工藝配方以及技術(shù)訣竅等等，相關(guān)的保密性材料都納入了涉密科技檔案保密范圍。從涉密科技檔案的歸檔范圍可以看出，歸檔保存的科技檔案覆蓋了所有需要保密的內(nèi)容，而需要保密的科技材料是涉密科技檔案歸檔的核心材料。隨著科研合作交流日趨市場化與信息化的情況，涉密科技檔案管理保密策略更加值得我們深入研究。

1 涉密科技檔案的收集工作

1.1 加強宣傳

加強對保密工作的宣傳力度，檔案部門要對《檔案法》進(jìn)行宣傳，加強涉密科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)與科技人員的保密意識，積極做好保密教育讓相關(guān)人員能夠更好的按照保密規(guī)定進(jìn)行日常的管理、生產(chǎn)與研究工作。加強保密的宣傳力度能夠加強檔案保密建設(shè)的客觀要求，更是依法加強保密工作的基礎(chǔ)條件。

1.2 加強保密工作的認(rèn)識

涉密科技檔案工作屬于一種非常重要的基礎(chǔ)性工作。涉密科技檔案保密工作，直接關(guān)系到國家、科研單位的安全與利益，甚至關(guān)系到國家政治與軍事活動，科技檔案一旦出現(xiàn)泄密情況還可能影響國家的經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，涉密科技檔案管理要充分認(rèn)識到信息時代下保密工作的重要性，尤其是要重視對涉密科技檔案文件或者相關(guān)載體的監(jiān)管工作，要最大限度保障涉密科技檔案的安全。涉密科技檔案管理人員要堅持以保密法為工作原則，結(jié)合自己實際工作流程，從而制定符合本單位涉密科技檔案保密的具體制度，從源頭控制泄密事件發(fā)生。

1.3 科學(xué)制定涉密科技檔案收集工作方案

善于從源頭抓質(zhì)量，需要提前做好科技檔案的收集工作，能夠更好的防止文件材料落入個人手中，最大限度規(guī)避必須歸檔的科技文件材料出現(xiàn)丟失或者泄密的情況，進(jìn)而確保科技檔案的安全性與完整性。涉密科技檔案收集工作開展過程中應(yīng)該遵循“四同步”工作法則：首先，工作任務(wù)下達(dá)、項目計劃、文件材料提出需要同步；其次，工作檢查、項目計劃與文件材料積累情況檢查工作必須要同步；再次，工作驗收、工作鑒定與項目成果驗收、鑒定文件材料歸檔必須要同步；最后，工作、項目與總結(jié)與文件材料也要必須完成同步歸檔。例如：國家下達(dá)的很多科研項目都是密級的，因此，首先必須要做好涉密科技檔案的收集工作。

2 涉密科技檔案管理的保密工作

2.1 涉密科技檔案整理與保管

涉密科技檔案整理必須根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來戰(zhàn)，涉密科技檔案的案卷封面上必須要有標(biāo)示（加蓋密級），而涉密科技檔案的密級是根據(jù)卷內(nèi)文件材料的最高密級進(jìn)行加蓋，并且要將時間標(biāo)準(zhǔn)出來，最大限度規(guī)避由于密級標(biāo)明標(biāo)明不清，出現(xiàn)泄密。通常涉密科技檔案一定要單獨進(jìn)行目錄編制，單獨設(shè)置搜索功能，建立涉密科技檔案統(tǒng)計臺賬。為了最大限度保障密級的科技檔案的安全性與真實性，涉密科技檔案庫房必須要有單獨的密碼柜，從而進(jìn)行存放于保管。

2.2 涉密科技檔案庫房管理

涉密科技檔案庫房必須要有對應(yīng)的嚴(yán)格的保密管理制度，做好防盜、防火，要堅持從各個全面實施全封閉式的管理。涉密科技檔案庫房在選址的過程中，通常不要選擇在辦公大樓的最底層，還需要注意的是涉密科技方案庫房必須要與查閱室、檔案管理人員的辦公室分開。涉密科技檔案庫房必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定安裝防盜門、鐵欄桿，庫房周邊還需要安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)與防盜控制報警系統(tǒng)。需要24小時安排值班人進(jìn)行專門的管理。涉密科技庫房以外的人員，沒有相關(guān)批準(zhǔn)是不能進(jìn)入庫房區(qū)域的。

3 涉密科技檔案利用中的保密工作

涉密科技檔案管理保密工作當(dāng)中，保密與利用是非常重要的兩個方面。涉密科技檔案管理的目的是為了更好的進(jìn)行利用，從而更好的服務(wù)于科研工作，服務(wù)于社會。因此，必須要重視涉密科技檔案利用過程中的保密工作。要最大限度保持涉密科技檔案不僅能夠更好的利用，而且在具體利用的過程中更好的保障檔案的安全性與完整性。

3.1 涉密科技檔案的保密與利用

涉密科技檔案保密與利用之間的關(guān)系必須要正確認(rèn)識與處理。涉密科技檔案畢竟涉及到國家的科研機密、企業(yè)的科研機密等等，這些研究成果與技術(shù)是不可估量的寶貴財富，因此，涉密檔案工作人員必須要重視，要不斷加強自身的保密與防范意識。涉密科技檔案保密工作的目的是為了更好的應(yīng)用，保密工作固然重要，但是利用價值更具有現(xiàn)實意義。因此，涉密科技檔案保密與利用，兩者是對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系。

3.2 涉密科技檔案的利用與監(jiān)督

涉密科技檔案在使用的過程中必須要實時有效的監(jiān)督，這是涉密科技檔案保密工作必須重視的一個內(nèi)容。對整個利用過程的監(jiān)督，能夠更好的、及時的發(fā)現(xiàn)一些泄密問題從而及時制定方案進(jìn)行制止，最大限度防止不利因素的發(fā)生，從而保護(hù)涉密科技檔案的完整性與安全性。

第一，制度的監(jiān)督。涉密科技檔案使用過程中若要使監(jiān)督能夠更加規(guī)劃化與標(biāo)準(zhǔn)化，必須嚴(yán)格根據(jù)檔案利用的相關(guān)制度，規(guī)范涉密科技檔案的利用行為。涉密科技檔案利用的相關(guān)制度主要有《涉密檔案借閱審批制度》、《涉密檔案復(fù)印制度》等等，涉密科技檔案管理保密工作人員在工作開展的過程中要將這些保密制度嚴(yán)格落實，并且結(jié)合實際的情況，以及現(xiàn)實的需要加強對這些利用制度的完善，最大限度規(guī)避泄密事件的發(fā)生，進(jìn)一步保障涉密科技檔案的保密與安全。

3.3 借閱極端

科技人員在查閱涉密科技檔案的過程中，必須嚴(yán)格填寫《查閱涉密檔案審批單》，科研人員必須要將查閱涉密科技檔案的理由闡述清楚，還必須經(jīng)過相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)層層審批一直同意之后才能進(jìn)行查閱。涉密科技檔案原則上是不允許借出去的，必須要在規(guī)定的查閱室進(jìn)行瀏覽，基于某些特殊情況有借出的需要，必須要填寫涉密檔案相關(guān)資料，才能借出。從各方面細(xì)節(jié)入手，不能馬虎才能真正做好涉密科技檔案的保密工作。

綜上所述，涉密科技檔案管理保密工作，檔案管理人員必須要強化自身的保密意識，要充分認(rèn)識到涉密科技管理保密工作的重要性，基于涉密科技檔案管理的現(xiàn)實意義，積極探索與解決涉密科技檔案的存在中的問題，從而更好的處理涉密科技檔案利用與保密的關(guān)系，促進(jìn)涉密科技檔案管理保密工作更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

河南思軟電子科技有限公司 河南省鄭州市 450000