探析經濟常態化下檔案管理的方法

劉彥彤

【摘要】在經濟常態化新形勢下，由于科學管理和信息化的強有力的助推，檔案管理領域發生了新的變化。隨著檔案歸檔范圍的不斷擴大、文件數量激劇增加和文件載體為電子文本，檔案管理的理論、技術和實踐隨之改變，與時俱進的適應了社會檔案信息的需求。在檔案管理的內容、形式都有了新的變化，形成了檔案管理電子化的電子文件模式，這種管理模式，有效的保證了檔案管理工作的質量，提高了檔案管理工作的效率，起到了為國家經濟建設和社會的全面發展助推作用，實現了為全社會公眾快捷、高效、優質服務的目標。

【關鍵詞】經濟;常態化;檔案;管理;方法

在經濟常態化新形勢下，由于科學管理和信息化的強有力的助推，檔案管理領域發生了新的變化。隨著檔案歸檔范圍的不斷擴大、文件數量激劇增加和文件載體為電子文本，檔案管理的理論、技術和實踐隨之改變，與時俱進的適應了社會檔案信息的需求。所以檔案管理部門利用先進的信息處理技術，并學習和借鑒目前國內外信息管理的最新成果，建立起科學高效的檔案信息管理系統，大大提升了檔案管理工作效率，滿足了社會各個領域公眾的需要。

一、經濟常態化檔案管理的內容

經濟常態化經濟是以知識為基礎的經濟，是一種新型的富有生命力的經濟形態。工業化、信息化和知識化是現代化發展的三個階段。創新是經濟發展的原動力，教育、文化和研究開發是經濟發展的先導產業，教育和研究開發是知識經濟時代最主要的部門，知識和高素質的人力資源是最為重要的資源。其檔案管理內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含信息的管理，稱檔案信息組織。

二、檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案管理標準、規范不全面

在檔案管理過程中要制定一系列的規范、標準，這是檔案信息化快速、有序、健康發展的有效保障。管理規范包括電子檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法。目前我國的相應標準和規范還不夠完善。所以要盡快完善并出臺檔案管理規范和標準。

2、管理人員素質不高

檔案管理面對的是用戶，在經濟常態化新環境下，對用戶的管理要求越來越高，這就需要進一步的實踐和探索全新的管理服務模式，用戶除了對現有的檔案管理作用和優勢了解的基礎上，還需要用一定的時間來理解和認可新的管理模式。因此，對用戶進行培訓是一個亟待解決的問題，讓用戶盡早利用計算機和互聯網絡掌握新的查閱技能和方法。

3、傳統載體檔案的數字化工作任務十分繁重

目前，庫存檔案數字化是電子檔案的主要數據來源，而龐大的庫存檔案數字化工作是電子檔案管理面臨新的挑戰。具體表現為：一是進行數字化掃描，要購置掃描設備、計算機等硬件設備。二是掃描檔案信息的工作量大，要在短時期完成數字化轉換工作，人力需求量很大，所以，必須加大人力、財力為檔案信息數字化服務的資金投入力度。

三、經濟常態化檔案管理的方法

1、提升檔案管理人員的綜合素質

在檔案的管理工作過程中，對科學技術和互聯網路的運用是由檔案管理人員來完成的。檔案管理人員的專業知識和技能水平的高低，直接影響到檔案管理的質量和效率。為了提升網絡環境下檔案管理的水平，既要加強對檔案管理人員的培訓，又要注重科學知識技術的學習和更新。檔案管理人員的專業素質，包括對網絡知識的掌握、網絡檔案查找和信息的分布。檔案管理人員需要與時俱進，主動學習先進的科學知識，不斷更新先進的信息網絡技術，以適應經濟常態化的新要求。

2、重視檔案設備配置的先進性

在二十一世紀知識經濟時代，科學技術的不斷進步，社會的穩定、可持續的發展，對檔案設備的配置質量和要求越來越高。只有實現檔案設備配置不斷地更新，才能保證檔案管理工作的質量和效率。檔案管理人員應高度重視檔案設備配置的先進性，并且加強檔案事業對公眾的宣傳，強化從而得到領導以及社會的廣泛支持。

3、加強對歸檔電子文件的研究

知識經濟條件下的檔案管理模式，主要是將檔案信息轉化為電子文件的信息形式，因此，為了確保網上檔案管理工作的順利完成，應加強對歸檔電子文件的深入研究。通過對歸檔電子文件的深入研究，保證了網上檔案管理工作的質量，提高了網上檔案管理工作的效率。

4、構建檔案信息的組織模式

為了實現檔案信息資源共享的規模化，采用計算機技術和網路平臺在檔案管理工作中的使用，構建檔案信息的組織模式，通過分布式的信息系統對檔案信息進行管理、收集。在網上檔案信息的管理工作中，檔案信息的組織模式主要是以數字檔案館的形式存在的，因此，要實現檔案電子文件接收與傳遞的自動化，必須重視網上檔案的現代化管理和數字檔案館的建設發展。

四、結論

在經濟常態化形勢下，檔案管理發生了新的變化，在檔案管理的內容、形式都有了新的變化，形成了檔案管理電子化的電子文件模式，這種管理模式，有效的保證了檔案管理工作的質量，提高了檔案管理工作的效率，起到了為國家經濟建設和社會的全面發展助推作用，實現了為全社會公眾快捷、高效、優質服務的目標。