辦公室人員的工作方法技巧分析與辦公室工作水平優化探索

程慧婧+++李志立

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 在辦公室管理過程中，管理人員不僅要建立有效的管控機制，也要針對具體問題進行集中處理，在保證工作效率的同時，優化管理辦公室的具體項目，特別要注意的是，在辦公室管理過程中，不僅要關注辦公的時效性，也要對辦公技巧進行仔細的分析和改良，從而真正實現優化辦公室工作水平的目的。本文從辦公室工作內容、日常辦公、設備管理、時間管控以及辦公室保密工作五個方面分析了辦公室人員工作方法的路徑，并著重闡釋了相應的提升策略，旨在更好的助力辦公室工作水平的優化。

關鍵詞 辦公室人員 工作方法 技巧 水平優化

要想從根本上提升辦公室工作人員的辦公水平，不僅要著重優化辦公室人員的職業素養，也要著重提升起服務意識，政治素養、道德素養、知識能力素養以及人文素養多角度實現整體職業素質的升級。并且，在實際辦公過程中，積極的拓展發展路徑，提升辦公室人員的綜合服務意識以及智能服務意識，從而一定程度上保證辦公室人員能在領導的指揮下高效的完成本職工作。

一、工作內容層面優化辦公水平

辦公室工作較為繁瑣，要想實現整體辦公水平的升級，就要從細節著手，建立健全完整的工作運行框架，保證工作方法和工作技巧符合實際需求，并且能深刻領會領導下達任務的意圖。具體的工作中，要對內部環境的優化進行集中的管理，有效的處理外部服務障礙，并且做好一些較為日常的工作，特別是要建立有效的踐行辦公室管理制度。要在辦公過程中，樹立良好的工作態度，創新發展工作思路，更好的完成本職工作。

二、日常辦公層面優化辦公水平

日常辦公主要分為接待工作和會務工作。一方面，在接待工作中，辦公室人員要保證接待任務的時效性。對于企業內部辦公室來說，接待工作是辦公室的門面，需要辦公室人員在提升工作態度的同時，對接待工作進行一些必要的處理，保證接待工作順利完成。主要包括：接待引導、材料準備、適時告退等，這都需要辦公室人員具備充分的現場應變能力，并且要在接待工作的最后進行有效的登記，或者在必要時幫助領導結束會客。另一方面，在會務工作中，辦公室工作人員要保證工作的標準化和具體流程完整，首先要對會議的議題和名稱進行檢查，并且對會議會場的安排情況、與會人員名單、會議通知、會議議程和日程等基礎信息進行集中的核對，也要針對問題建立有效的預案。其次，要組織與會人員進行簽到，并著重管理會議適用的基礎設備，保證對會議做好記錄。最后，要在會議進行中做好后勤服務工作。

三、保密工作層面優化辦公水平

辦公室保密工作是一項特殊的項目，辦公室人員要在監督管控機制的約束下，建立有效的辦公室工作行為，真正從綜合素質出發，強化辦公室保密工作地實效性價值。第一，要著重關注辦公是文件的保密工作，集中保管的同時，提高自身的責任意識。第二，要提升會議保密的力度，對會議資料以及會議過程中制定的決定和決策做到“不多說，不亂說”。第三，提高商業保密。特別要注意的是，隨著市場競爭越來越激烈，各個企業都在創設自身的企業優勢，一些商業計劃需要得到重點保護。辦公室是一個非常敏感的工作系統，隨時需要和客戶甚至是媒體打交道，這就需要辦公室工作人員從自身的職業操守出發，積極踐行商業保密制度。

四、時間管理層面優化辦公水平

在企業辦公室管理過程中，要針對具體問題建立具體分析的機制，特別要關注各項辦公事務的時效性，提升時間管理水平，才能更好的提升辦公室管理工作的效率。在時間管理過程中，可以借鑒ABC時間管理機制，有效的提升辦公室工作水平。在辦公室工作中，對于重要且緊急的活動要立即采取行動，稱為A級商務；對于重要但不緊急或者緊急但不重要的活動，要制定可行性的期限或者是臨時將時間留出空擋，稱為B級商務；對于不重要也不緊急的活動，要在有效的時間內分出時間或者是安排人員完成，稱為C級商務。按照不同的時間等級進行事件管理，提升工作的質量和效率。

五、設備管理層面優化辦公水平

在辦公室管理過程中，也要針對辦公設備進行集中的管控，合理化的購置物品，優化配置資源，確保采購制度、分發制度、保管制度等項目的有效運行，為辦公室工作水平的提升奠定堅實的基礎。

六、結語

總而言之，要想提升辦公室工作人員的水平，從而提高辦公室管理效率，就要建立精細化辦公制度，在提高辦公室人員專業素質和專業能力的同時，建立最優化的工作模式，更好的完成辦公室工作。

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