加強基層檔案工作規范化建設之建議

徐揚+尹成英

摘 要檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，基層檔案管理對與服務基層管理及發展具有重要意義，然而，基層管理部門對其價值缺乏足夠認識，信息建設及隊伍素質都非常弱，管理工作尚欠規范。本文從基層檔案規范化管理的意義入手對其實施規范化管理現狀及建議進行探討。

【關鍵詞】基層檔案管理；規范化；建議

檔案管理工作主要包括基礎業務、組織管理、開發利用和信息化建設等內容。信息化建設的推進及經濟的高速發展給基層檔案管理工作帶來新的挑戰和內涵。然而，當前基層檔案管理工作換不夠規范，信息化 建設較為落后，管理隊伍素質不高，且檔案信息開發利用工作尚未開展，使基層檔案管理工作缺乏科學性、現代性和規范性。本文從開展基層檔案規范化管理的意義入手對其規范管理進行分析。

1 基層檔案實施規范化管理的意義

1.1 基層檔案規范化管理為檔案信息資源體系的構建提供了重要保障

國家構建檔案資源體系需要從基層做起，這也是其工作的基本思路。這是因為基層檔案信息資源既歷史地再現了本單位的發展軌跡，又是國家綜合檔案信息的基礎來源，因此，應對基層檔案做到應歸盡歸，應收盡收。只有基層檔案資源 完整且豐富才能為國家綜合檔案信息系統的構建提供有力保障。同時，基層檔案信息為信息化發展提供了重要的信息支持，對 基層檔案實施規范化管理，也是提高檔案管理現代化和信息化管理水平的重要措施，有效地推動著檔案管理工作的科學有序發展。基層檔案實施規范化建設能夠將單位信息同檔案信息同步規劃實施，有利于利用檔案的數字化、信息化來構建檔案資源的共享，使其能夠高效地服務基層單位各項工作的開展。

1.2 基層檔案的規范化建設為檔案資源的開發利用提供了資源保障

檔案是一種原始記錄，其將人類的社會實踐活動記錄下來，是留存社會記憶的一種方式，具有重要的參考作用和憑證性。檔案管理工作不僅僅是保管檔案資源，更重要的是對其進行開發利用，充分認識檔案信息資源的價值，將其變成活生生的能夠服務社會發展的信息資源。基層檔案工作規范化的實施，能夠提高基層檔案管理工作的科學性和規范性水平，是檔案資源價值開發的重要保障。

2 基層檔案實施規范化管理的現狀

2.1 檔案認識不足，意識淡薄，隊伍素質不高。

當前，基層單位對檔案管理工作缺乏足夠的認識和重視，認為檔案管理是一項可有可無的工作，因此，在人、財、物等方面的投入非常少，無法保證檔案管理工作的順利開展[3]。有些基層單位也將檔案管理納入年度工作計劃，并設置專人負責，但卻未能將檔案管理工作作為長效工作來抓。這也就使得檔案管理工作人員的工作積極性不高。然而，檔案管理工作的專業性較強，檔案管理人員若無良好的工作態度和深厚的專業素養是很難勝任此項工作的。在實際工作中，許多基層檔案管理人員卻無此專業知識，加上一崗多職，使其難以有精力和時間來提高檔案管理業務技能，尤其是在工作頻繁變動狀態下，檔案管理人員更是無心也無力去專研檔案業務技能，進而導致基層檔案管理人員專業素養普遍較低，這極大地影響著基層檔案管理的持續性和穩定性。

2.2 基層檔案管理體制不夠完善，保管條件差。

基層檔案管理工作中，缺乏完善的保管、收集、利用、借閱和保密制度，盡管有些基層單位建有一系列檔案管理制度，但卻未能嚴格執行，致使其形同虛設。對檔案的歸檔、收集及分類整理等工作均未能及時完成，借出及歸還手續不全，甚至存在不歸還等現象。這種現象，不僅有對檔案工作的重視不夠有關，也同其管理無完善體制相關。此外，基層檔案的保管條件較差也其得不到重視的重要體現，更是其價值未能被利用的真實寫照。當前，許多基層檔案室沒有除濕機、空調及滅火器等基礎設施，且設備陳舊老化，許多設備的存在價值僅是應付檢查。甚至一些檔案室成為雜物及廢舊物品的堆放地，非常凌亂，這些存檔保管條件很難保證檔案的完整性，很難適應當前檔案管理的新形勢和新要求，也很難有效開發利用檔案的價值。

3 基層檔案實施規范化管理的相關建議

3.1 完善基層檔案管理的制度建設

基層檔案管理的制度建設既有管理制度也有人才制度。實施規范化管理必須以此完善的制度建設來保障，這種系統的制度同時也是實現基層檔案規范化管理的重要途徑。構建完善的管理制度，需要對檔案進行集中管理，對檔案的收集、分類整理、開發利用及保管等制定完備的業務制度，并嚴格執行，以制度管理檔案和管理工作人員，形成依規辦事和遵章行事的良好風氣。同時，應重視人才的建設，強化人才隊伍建設，組建一支專業性強的人才團隊。檔案管理不僅要理論知識扎實，還要有較強的責任心、耐心、事業心及較高的專業技能知識。然而，基層檔案管理人員工作調動頻繁，管理隊伍極不穩定，這位管理團隊的建設帶來一定難處。因此，相關單位應采取定人定崗的措施，以確保人員的穩定，進而保障基層檔案管理工作的有效性和持續性。

3.2 重視檔案價值和加大檔案管理的投入

要想做好檔案管理工作必須先從思想上認識到檔案的重要性及其利用價值。尤其是部門領導，應首先提高思想認識，加大對檔案管理的投入，為其規范化管理提供物質、技術及人才保障。基層單位應明確管理的目標和職責，對檔案的分類整理、收集及保管、開發利用等程序進行明確，構建由上至下，環環相扣的運行機制，做到制度性和準則性。同時，建立考核督查機制，對基層檔案管理工作進行定期檢查和總結，并對其階段性工作進行分析總結，查找管理中的問題及不足，并及時糾正問題，必要時向領導匯報或邀請相關專業人員進行指導。此外，還應強化檔案室的硬件設施建設。利用現代技術裝備和環境來確保其管理的規范性和高效性，并將其作為評價規范管理的重要指標。基層單位應加大投入，為檔案規范化管理積極創造條件，不斷提高管理技術水平和裝備水平，改善檔案保管的環境。

總之，基層檔案管理的規范化建設，需要主管部門提高認識，切實意識到檔案的價值，為檔案的規范化管理提供良好的制度保障、人才保障和物質保障，加大基層檔案管理的硬件設施建設，利用現代科學技術和管理手段來實施規范化管理，并不斷開發利用檔案價值，使其價值得到最大發揮。

參考文獻

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現代國企研究，2015（14）：63.

[2]王冬梅.新形勢下如何實現檔案管理工作的規范化[J].民營科技，2016（07）：99.

[3]李亞紅.事業單位檔案管理規范化路徑探討[J].辦公室業務，2016（17）：109.

作者單位

1.國網冀北電力有限公司香河縣供電分公司 河北省香河縣 065400

2.國網冀北電力有限公司大廠縣供電分公司 河北省大廠縣 065300