基于Excel函數(shù)與Dos批處理的大學(xué)英語四六級考試報名工作的改進(jìn)與應(yīng)用

冀國強(qiáng)+王廣珠

摘要：為確保大學(xué)英語四、六級考試報名工作的準(zhǔn)確快捷地完成，基于Excel改進(jìn)了大學(xué)英語四、六級考試報名工作流程，并結(jié)合Dos批處理完成了報名照片的選取、重命名等相關(guān)工作，提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：四六級考試；報名；Excel函數(shù)；Dos批處理

中圖分類號：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）46-0063-02

在高校的教務(wù)管理工作中，雖然有各種“教務(wù)管理系統(tǒng)”供使用，但在實際的工作中，這些系統(tǒng)并不能包攬全部的工作，如我校使用的這款教務(wù)管理系統(tǒng)便不能完成類似大學(xué)英語四六級這類考試的報名工作。傳統(tǒng)的考試報名工作流程是各班按照四六級考試報名工作安排下發(fā)的報名模板填寫報名信息，上交后復(fù)制粘貼，由于數(shù)據(jù)量龐大，工作量巨大，另外還要審核學(xué)生的歷史成績等信息，工作效率低，出錯機(jī)會多。

針對這種情況，根據(jù)四六級報名工作的特點，所有的報名信息需要體現(xiàn)在給定的Excel模板中，然后再導(dǎo)入到全國大學(xué)英語考務(wù)考籍管理系統(tǒng)中。所以我們基于Excel改進(jìn)了大學(xué)英語四六級考試報名工作流程，并結(jié)合Dos批處理完成了報名照片的選取、重命名等相關(guān)工作。在2014年12月大學(xué)英語四六級報名工作中付諸了實踐，提高了工作效率，取得了理想的效果。

一、報名數(shù)據(jù)的采集

利用專業(yè)在線問卷調(diào)查平臺——問卷星（http：//www.sojump.com）設(shè)計開發(fā)了報名平臺，按照大學(xué)英語四六級考試報名模板中要求的數(shù)據(jù)項目諸如姓名、性別、學(xué)號、身份證號碼、院系、年級、專業(yè)、班級、報考等級、已考?xì)v史成績等信息設(shè)計，然后發(fā)布出來。學(xué)生可以通過復(fù)制、分享報名系統(tǒng)鏈接（http：//www.sojump.com/jq/3789036.aspx），或通過用手機(jī)掃描系統(tǒng)鏈接生成的二維碼直接進(jìn)入報名系統(tǒng)，輸入相關(guān)信息后提交。為防止報名信息虛假，系統(tǒng)對學(xué)號和身份證號均設(shè)置了唯一性，不允許重復(fù)提交；年級、專業(yè)、班級等信息均在下拉列表框中選擇，避免輸入不規(guī)范導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以統(tǒng)計和匯總。此舉簡化了每個行政班填寫模板然后再復(fù)制粘貼的過程，直接在問卷星后臺導(dǎo)出報名數(shù)據(jù)（圖1，Excel版）。

二、報名數(shù)據(jù)的處理

報名平臺導(dǎo)出的數(shù)據(jù)畢竟還不是報考模板要求的那樣，需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的處理。將需要的數(shù)據(jù)按列復(fù)制、粘貼到報名模板當(dāng)中，形成報名的初始信息（圖2）。

三、報名數(shù)據(jù)的校對

初始信息會由于學(xué)生在報名過程中輸入等問題產(chǎn)生錯誤，需要與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫信息進(jìn)行比對。方法是將學(xué)籍信息從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出，形成一個Excel文檔。利用Excel的Vlookup函數(shù)依照學(xué)生的身份證信息對其他項目進(jìn)行查找，查找的結(jié)果直接寫在報名模板中空白一列，然后與已提交的信息（如學(xué)號）進(jìn)行比對，如發(fā)現(xiàn)不一致則通過提交的其他信息（如用學(xué)號檢索身份證號）進(jìn)行比對（圖3），然后輸出學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫中相應(yīng)的信息，直到報名模板中所有的信息和學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫中信息完全一致。

四、報名照片的篩選

由于每次報名并不是全部所有的學(xué)生都報名，所以需要從照片庫中篩選報名學(xué)生的照片。照片庫來源是每年新華圖片社現(xiàn)場采集的照片，均以身份證號命名。

（一）copy命令

采用Dos下copy命令可以復(fù)制文件到指定位置，批處理可以將多條命令放在一個純文本文件（.bat格式）中一次執(zhí)行。

Copy命令的標(biāo)準(zhǔn)格式：copy [drive：] [path] filename1 [drive：] [path] folder2

參數(shù)解釋：

[drive：] [path] filename1——指定要篩選的文件位置和名稱，不能使用通配符

[drive：] [path] folder2——為篩選后要放置報名考生照片的文件夾

命令示例：“copy E：＼教務(wù)處＼學(xué)籍＼全院學(xué)生照片＼"3701010101".jpg E：＼教務(wù)處＼考務(wù)安排＼英語考試＼2014年12月學(xué)院四六級報名＼篩選照片＼”命令是將身份證號為3701010101的考生照片（后綴名為.jpg）從照片庫中選出復(fù)制到報名照片文件夾中。

（二）Excel文本拼接函數(shù)及公式填充功能

為了快速篩選出全部考生照片，結(jié)合Excel文本拼接函數(shù)及公式填充功能將所有的考生的身份證號都生成一條“copy”命令，將“copy”命令放在一個記事本中形成一個文本文檔，然后另存為.bat批處理命令，運行該命令則所有報名考生的照片篩選到了報名照片文件夾中了。

五、報名照片的重命名及格式化

由于全國大學(xué)英語考務(wù)考籍管理系統(tǒng)中要求上報的照片是要求以學(xué)號命名的，所以還需對報名照片進(jìn)行重命名。采用Dos下rename（簡寫為ren）命令。

ren命令的標(biāo)準(zhǔn)格式如下：

ren [drive：] [path] filename1 filename2

參數(shù)解釋：

[drive：] [path] filename1——指定要進(jìn)行重命名的文件位置和名稱，不得使用通配符；

filename2——為文件重命名的新名稱。重命名只能在同一驅(qū)動器或路徑中實現(xiàn)。

命令示例：“ren "3701010101".jpg "13010101".jpg”是將身份證號為3701010101的照片重命名為學(xué)號為13010101的照片。為了快速處理所有照片的重命名工作，同樣結(jié)合Excel文本拼接函數(shù)及公式填充功能將所有考生的身份證號與學(xué)號均對應(yīng)生成一條“ren”命令，將“ren”命令轉(zhuǎn)存為.bat批處理命令然后運行則所有考生的照片都變成了以學(xué)號命名的了。另外由于報名照片有一定的格式要求，可以使用isee等圖片處理軟件對篩選、重命名好的照片進(jìn)行批量壓縮，轉(zhuǎn)變成報名所要求的格式即可。

六、報名數(shù)據(jù)的整理上報

將做好的excel報名表和篩選后格式化的報名照片按照要求上傳到全國大學(xué)英語考務(wù)考籍管理系統(tǒng)中，此次報名工作即完成。

通過利用專業(yè)的問卷調(diào)查平臺獲取初始的報名數(shù)據(jù)，然后基于Excel函授和Dos批處理功能順利對報名數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和校對、報名照片的篩選，快捷方便正確地完成了2014年12月的全國大學(xué)英語四六級考試報名工作。實踐證明，在沒有專門的考試報名系統(tǒng)的學(xué)校采用此辦法不失為一個好辦法，大大減少了考務(wù)管理人員的工作量，也減少了報名過程中的失誤率。