大數據時代基于財務共享服務模式的費用預算管理

程平+白沂

【摘 要】 大數據、云會計、移動互聯網技術的驅動與企業成本管控、預算管理需求的拉動，越來越多的集團企業開始建設財務共享服務中心。文章構建了大數據時代基于財務共享服務模式的費用預算管理框架模型，并從大數據運用的角度對財務共享服務模式下費用預算管理的預算目標制定、預算編制、預算執行和預算評價四個具體過程進行了闡述，以期對集團企業在財務共享服務模式下進行費用預算管理提供理論參考與實務指導。

【關鍵詞】 費用預算管理； 財務共享服務模式； 大數據； 云會計

【中圖分類號】 F232 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）22-0128-04

一、引言

大數據、云會計等信息新技術促進了企業財務管理模式的變革，財務共享服務模式得到了大型集團企業的普遍認可和積極采用。財務共享服務模式是一種基于大數據、云會計等現代信息技術，通過財務業務的流程再造實現組織結構優化、業務流程標準化和人員工作量飽和化的分布式管理模式，以達成降低財務核算成本、為企業創造價值的目的。目前在建成的財務共享服務中心之中有83%的企業將費用報銷系統作為建設財務共享服務中心的重要內容，可見費用報銷系統是財務共享中心系統的重要組成部分，這就使得企業的費用預算管理顯得愈發重要。財務共享服務模式下的費用預算管理可以借助大數據、云會計等技術實現流程再造，并通過對大數據的分析運用使其管理更加精細、評價更加準確、調整更加可靠。

閆瑞忠（2012）[ 1 ]以山西四建集團有限公司為例，在闡述企業費用管理信息化發展過程的基礎上，提出了信息高度集中、動態考核、培養員工預算管理理念等啟示與建議。在費用預算管理的實施與控制方面，王峰等（2010）[ 2 ]以用友NC和WPS軟件為例，通過建立預算跟蹤表、數據導出與導入、設置費用跟蹤表函數、設置預警、對已設置公式和格式的工作簿進行保護以及后續工作等詳細闡述了費用預算的跟蹤控制。鄧明然等（2007）[ 3 ]在評價量力而行法、隨行就市法和市場機會分析法等傳統營銷費用預算方法的基礎上提出了改進營銷費用預算編制的思路，并對具體的費用預算編制方法進行了詳細闡述。余愛華（2012）[ 4 ]以中小型壽險公司為例，從ERP實施的角度對費用預算項目化管理的必要性進行了分析，并在此基礎上對費用預算項目化管理的準備工作、注意事項進行了分析。

縱觀上述文獻研究，目前費用預算管理的相關文獻大多是基于傳統財務管理模式對費用預算管理的框架體系、編制方法和應用實施進行研究，很少涉及財務共享服務模式下的費用預算管理研究。實際上，基于財務共享服務模式的費用預算管理與傳統財務管理模式下的費用預算管理有較大區別，而財務共享服務模式下的費用預算管理能夠實現集團企業數據的統一存儲、管理和運用。有鑒于此，本文構建了大數據時代基于財務共享服務模式的費用預算管理框架模型，并在此基礎上對其具體業務管理流程進行詳細闡述。

二、大數據時代財務共享服務的費用預算管理框架模型

隨著企業規模的增大和業務量的增加，企業在日常運營過程中所產生和需要采集的數據量也越來越龐大，形成了具有數據量大、數據種類多、產生和傳輸速度快以及數據價值密度低4V特點的集團企業大數據。集團企業大數據包括下屬各分子公司的歷史生產經營數據、歷史預算數據、供應商數據以及同行業對標數據等企業內外部數據，在進行下一年度費用預算編制時，對這些大數據進行分析處理后能夠為預算編制提供數據參考，并為集團預算管理委員會審核預算、平衡預算提供決策支持。本文構建了大數據時代基于財務共享服務模式的費用預算管理框架模型，包含基礎設施層、業務層、數據層、服務層、應用層和用戶層六個層次，如圖1所示。

其中，基礎設施層包括智能終端、服務器等硬件設備和環境，為集團大數據的產生、傳遞和存儲創造條件；業務層由分子公司在生產經營過程中所運用到的所有業務信息化系統組成，分子公司的生產經營狀況能夠通過業務層形成可以支持費用預算決策的數據；數據層通過業務同步復制數據庫（ODS）從業務層獲取數據后，再由Hadoop等大數據技術建立數據倉庫，形成財務共享服務中心；服務層包含兩部分內容，一部分是對大數據進行數據清洗，另一部分是對用戶、訪問權限等進行管理以確保數據安全；應用層是對集團大數據進行分析，進而向費用預算決策提供決策支持的技術層面；用戶層則包含了在費用預算管理過程中將會涉及的集團財務部預算組、集團預算管理委員會以及分子公司業務部等，即集團大數據所服務的對象。

三、大數據時代基于云會計的財務共享中心費用預算管理流程

非財務共享服務模式下的費用預算管理在集團公司與下屬分子公司之間容易形成“信息孤島”，預算編制周期長且精細程度低，費用預算實施過程缺乏監督與管理，費用預算管理的效果并不理想。財務共享服務模式下的費用預算管理可以采用滾動預算方法，形成一個集團費用預算管理委員會、集團財務部預算組、財務共享服務中心和分子公司業務部門充分參與且包含目標預算制定、預算編制、預算執行以及預算考核評價四個主要流程的閉環系統，該閉環系統的運轉都將基于大數據的產生、傳遞、處理和運用，如圖2所示。

財務共享服務模式下的費用預算管理能夠實現集團預算管理委員會、集團預算部門、各分子公司和財務共享服務中心四方主體的信息溝通與交互，有效解決傳統財務管理模式下費用預算管理存在的問題，大數據時代基于財務共享服務模式的費用預算管理流程如圖3所示。

（一）制定預算目標

集團預算管理委員會制定費用預算目標時需要對集團下屬各個子公司上一年度產生的費用有所了解，并參照上一年度的費用預算評價結果、本年度業務規模變化程度進行費用預算的編制。將同行業對標數據、相關行業數據以及政策信息、供應方市場等外部數據與企業內部數據的大數據融合分析，這是企業制定總體費用預算目標的重要基礎工作，以便讓費用預算目標服務于集團戰略目標。

在財務共享服務模式下，集團企業所有分子公司的業務數據和財務數據等內部數據都匯集到財務共享服務中心，集團企業的外部數據可以運用爬蟲技術進行采集，通過大數據技術實現內部數據和外部數據的融合，這樣集團預算管理委員會在制定預算目標時，可以充分利用集團各分子公司上一年度產生的費用、費用預算執行評價結果數據，以及同行業預算對標數據、供應商報價等集團外部數據。

通過大數據分析，再結合集團的戰略目標就可以通過財務共享云平臺制定并下達下一年度的費用預算目標，包括間接材料費預算、直接人工費預算等制造費用預算目標、技術轉讓費預算等管理費用預算目標以及廣告費預算、包裝費預算等銷售費用預算目標，并確定預算編制政策。

（二）預算編制

在財務共享服務模式下，如果采用滾動預算方法，集團預算部門在編制費用預算時，不僅需要符合預算管理委員會制定的費用預算目標和預算編制政策，而且需要隨時從財務共享服務中心查詢集團下屬所有分子公司上一年度同期的費用數據、上一月份的費用數據以及費用預算評價結果，并且能夠通過大數據爬蟲技術采集市場波動等外部數據，還需要結合“以銷定產”原則、企業當月的生產目標等按月進行預算編制，使得編制的費用預算在滿足集團戰略目標的同時更加符合集團下屬分子公司的生產經營情況和同行業競爭現狀，能夠顯著提高預算編制的質量。

和傳統財務管理模式下的預算編制相比，財務共享服務模式下統一的預算編制能夠更好地利用集團大數據，例如通過K-means等聚類算法對大數據進行分析可以獲得集團所有低值消耗品的種類、消耗量，并以此為依據選擇最優的供應商，以集團統一采購的方式進行事前預算控制，為集團創造價值。

（三）預算執行

1.預算審批

預算在執行前需要由預算管理委員會對預算進行審批，確認編制的下一年度預算符合集團戰略目標和總體費用預算目標。預算審批通過后交由相應分子公司業務部門執行，開始生產經營活動。

2.預算控制

分子公司相關業務部門在執行預算時，即費用報銷時通過傳遞原始憑證的電子件將相關數據由移動互聯網等通道傳輸到財務共享服務中心，然后采用一些人工智能方法比對預算指標和實際業務數據的差異、設置報警閾值以實現預算管理的事中控制。例如，可以將預算金額的90%設定為報警閾值，當業務實際報價達到預算金額的90%時觸發報警，費用預算管理系統可以自動實時向費用報銷的審批領導和財務共享中心稽核組分別示警，審批領導根據該業務的實際情況選擇是否批準該項費用報銷申請，財務共享中心稽核組則通過雙屏稽核的方式對原始憑證掃描件和費用報銷申請單進行再次稽核，只有當審批與稽核均通過后才能通過銀企互聯系統進行資金結算。

需要注意的是，費用預算的事中控制并不是對所有細節進行監管，而是對風險較高且預算目標不容易達成的關鍵風險點進行控制，例如費用報銷中的審批權限等。在預算控制過程中需要財務共享服務中心提供歷史數據以設置有效的報警閾值，同時采用的人工智能方法往往也需要學習由歷史數據形成的預算知識庫以更加勝任該工作。

3.預算調整與分析

預算調整一般包括兩層含義，一是通常采用的滾動預算需要按月調整，二是費用報銷超預算時需要進行合理調整。滾動預算由集團預算部門根據市場波動情況按月進行調整，而不合理預算指標則需要其按照業務的實際情況進行實時調整，并通過差異分析和反饋模塊對該項業務的實際報價與預算金額之間的差異進行分析。在財務共享服務模式下集團預算部門還可以根據差異節點對直接責任人進行追蹤，為預算管理績效評價提供依據，優化費用預算編制質量。

（四）預算考核評價

預算執行之后，分子公司相關業務部門能夠得到財務共享中心資金結算組撥付的相應資金。集團預算部門編制的預算表和財務共享中心資金結算組生成的支付憑證數據最后都要歸檔，交由財務共享服務中心統一存儲以形成歷史數據，然后根據該年度的預算相關數據對費用預算管理進行評價。評價的結果也將反饋到共享中心建立的費用預算管理知識庫，為下一年度費用預算管理提供決策支持，從而形成費用預算管理閉環。

費用預算管理考核與評價的核心是建立一套科學的評價體系，比如平衡計分法或績效棱柱模型等[ 5 ]，該評價體系應由預算管理委員會完成并以此為依據對該年度費用預算管理的全流程進行評價。在評價的過程中，預算管理委員會不僅需要對集團企業不同會計期間的費用預算管理實施情況進行縱向對比，還需要運用大數據爬蟲技術從外部采集銷售費用率、綜合成本費用率、庫存周轉率等外部數據對同行業大型集團企業的費用預算管理實施成果進行分析，并與本集團企業的費用預算管理進行橫向對比，查漏補缺，優化集團企業費用預算管理流程。費用預算管理的考核與評價結果應當與員工績效掛鉤，對員工實施激勵制度，有利于讓大多數員工參與費用預算控制，降低業務相關費用。

四、結束語

在財務共享服務模式下，集團企業能夠運用大數據使其在進行費用預算管理時具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力。本文基于大數據構建了財務共享服務模式下的費用預算管理框架，并從大數據的產生、傳遞和運用角度對其管理流程進行了分析，以期對集團企業進行財務共享服務模式下的費用預算管理提供理論指導。

【參考文獻】

[1] 閆瑞忠.費用預算管理信息化在企業中的作用[J].山西財經大學學報，2012（3）：186.

[2] 王峰，王亞東，朱同明.用友NC攜手WPS表格實現費用預算跟蹤控制[J].會計之友，2010（5）：49-51.

[3] 鄧明然，戴勝利.談企業營銷費用預算編制的改進[J].財會月刊，2007（8）：13-15.

[4] 余愛華.利用ERP實現費用預算的項目化管理：以中小型壽險公司為例[J].會計之友，2012（9）：39-41.

[5] 程平，范珂.大數據時代基于云會計的集團企業全面預算管理[J].會計之友，2015（18）：110-113.