淺析實驗室儀器設備檔案管理

摘 要 儀器設備檔案反映著儀器工作過程，優化檔案管理能夠高效提供精準的技術資料，使資源的配置更加有序，進一步為研究提供基本的物質基礎和保障。做好儀器設備檔案管理工作顯得大有裨益，本文擬結合實驗室儀器設備檔案管理現狀，對實現實驗室儀器設備檔案管理科學化的路徑進行探討。

關鍵詞 儀器設備 檔案管理 信息化

作者簡介：蔡婕，寧德市公安局刑偵支隊，主要從事儀器設備檔案管理工作及研究。

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.391

一、實驗室儀器設備檔案管理概述

儀器設備作為實驗室最主要的硬件設施，其檔案管理也是儀器設備日常工作的重要組成部分，承載著儀器技術資料的收集、整理、歸檔、鑒定等任務。科學有序的檔案管理是儀器高效利用的前提和保障，做好儀器設備檔案的管理意義重大。

一是儀器設備是實驗室開展物證鑒定得出科學結論的重要渠道，從側面反映著實驗室的鑒定水平，儀器設備檔案“記錄”著儀器工作過程，為儀器設備正常運轉提供了重要技術基礎，同時也記錄著儀器檢驗鑒定過程中所產生的信息數據源，儀器設備檔案管理平時記載的設備數據信息，為儀器設備的正常運轉及維護環節提供支撐。

二是建立儀器設備檔案，不僅可以明晰單位的設備容量，而且對資源的優化配置提供有效的科學依據。隨著科技的發展在有些案件的辦理中物證鑒定的作用越來越重要，鑒定機構對儀器設備的引入不斷增多，對物證鑒定的投入力度日益明顯。

二、實驗室儀器設備管理的現狀

（一）儀器設備檔案歸集方面

我國在儀器設備的檔案管理方面起步較晚，并且早期沒有得到足夠重視，主要存在以下幾個問題：

1.相關儀器設備資料的整理及留存不夠及時完整。標準的儀器設備檔案涵蓋了儀器設備從訂購、驗收、修繕、使用、保養、報廢等各個環節。儀器設備的合理使用對實驗室的運行效率至關重要，能否客觀反映實驗結果，儀器設備在訂購、驗收等環節是前置條件，日常中很多單位在設備購買以后沒有及時保存設備的購買、維護、升級改造等相關材料文件，導致后期儀器設備維修、升級中不能順利進行，甚至導致儀器內的相關資料丟失，給儀器設備的正常運行帶來不便。

2.檔案資料不完整導致儀器設備信息不對稱。在儀器設備檔案管理中如果出現資料不完整，直接會使儀器設備提取的信息不對稱，對后期的實驗很難提供精準的價值。

3.檔案歸集缺乏人員配置。當前，還存在檔案管理沒有指定專人負責的現象，沒有把檔案管理工作納入科學化、精準化的范疇。

（二）儀器設備檔案管理方面

科學有效的檔案管理對實驗的順利進行起著舉足輕重的作用，目前，儀器設備檔案管理中存在著以下不足：

1.當下，我國儀器設備檔案管理普遍采用傳統的人工對檔案進行收集歸檔，這種檔案管理模式不僅費時費力，而且檔案存儲的針對性也不強，查找起來也比較慢，儀器設備檔案管理模式不能適應設備的更新。隨著科技大發展，儀器設備的功能越來越強大，信息量也不斷增多，依靠人工紙質的傳統方式難以為繼，已經遠遠跟不上儀器設備的發展。

2.儀器設備檔案保存性不強，檔案人員交接缺乏銜接性。大多單位相關部門在儀器檔案管理方面多采取手工歸集，不僅耗費大量人力，且對資料的保存性偏弱，尤其是檔案人員變動時，容易出現偏差。

3.檔案管理人員配備不嚴謹，缺乏專業性。檔案管理作為儀器設備記錄的重要載體，重要性不言而喻，然而，在有些機構卻不被重視，管理檔案的人員專性業也參差不齊，大多數由兼職人員負責、“半路出家”、沒有經過系統的學習與上崗培訓，業務不精通，對檔案的歸集、整理也草草了事。

三、實驗室儀器設備檔案管理的路徑

（一）建立儀器設備檔案管理規范，使檔案管理有章可循

在儀器設備檔案管理上，實行統一領導、分級管理的原則。在日常工作中，嚴把操作流程、細化工作制度；切實抓好基礎工作、交接與借閱工作、責任落實到人；儀器設備檔案管理重在歸集和建檔，在歸檔的材料上，字跡工整、圖像清晰，杜絕使用鉛筆，繪畫筆等不利于保存的介質；要認真做好儀器設備的靜態及動態的記錄工作，各項儀器設備記錄都必須認真做過歸集工作，確保檔案記錄保存真實、準確、全面；建立儀器檔案維護登記薄，了解儀器設備的特性，遇到問題迅速上報及時修繕，建立崗位責任制，以便后續工作的開展。

（二）加強崗位學習，提高儀器設備檔案管理人員的崗位責任感和專業素質

儀器設備檔案管理作為一項專項性較強的工作，涉及多學科知識交叉，檔案管理人員的業務水平影響著檔案管理工作的質量，專業的檔案管理隊伍是儀器設備規范管理的質量保證，加強檔案管理人員的崗前培訓及繼續教育顯得非常重要。

1.要求檔案管理人員從儀器設備的購置、物證的提取、建檔、歸集、計算機信息錄入、保存等各個環節嚴把質量關，確保每臺儀器都有檔可循，資料齊全，采用動態管理，定期不定期檢查及補充材料，確保檔案管理歸檔的全面性、完整性。

2.隨著社會需求多元化及科技的發展，對于檔案人員的專業素質的要求也不斷提升。這就要求一方面作為檔案管理人員要善于學習、勤于實踐、敢于創新、將理論知識與具體實踐相結合，不斷提高自我修養及業務水平，在人員配置上，要選擇那些業務技能過硬，責任心強的檔案人員；另一方面重視干部檔案工作隊伍建設，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。重視檔案管理人員的繼續教育和崗位績效考核，為他們制定合理的培訓計劃，定期不定期組織檔案管理人員進行崗位考試，促進其業務知識的提升。加強儀器設備檔案管理人員內部學習交流，取長補短，實現共同進步。

（三）采用信息化檔案管理手段，實現檔案管理的高效便捷化

在信息技術高速發展的今天，電子數字化已廣泛運用到檔案實務中，儀器設備檔案管理是以計算機為載體，利用信息技術對儀器設備在生命周期全過程所產生的材料進行計算機收集和處理 ，使傳統的紙質材料轉變成數字化的數據信息進行存儲， 從而形成一種儀器設備的檔案，實現檔案管理信息化將大大提高檔案工作的效率和水平。其具有快捷性、廣泛性、開放性，無時空限制等特點。通過儀器設備檔案的數字化轉換 ， 大幅度提高檔案的保存質量，使設備使用者利用信息共享平臺能夠及時快速地查找到所需要的信息，為設備檔案管理工作提供了極大的便捷。

（四）采用科學管理模式，提高檔案保管質量

應用紙質檔案進行信息歸集是傳統的檔案管理模式，隨著科技的發展，計算機與網絡技術的普及，電子信息化檔案也被廣泛采納，兩種檔案模式相互滲透、相互彌補。一方面紙質檔案保留了原始痕跡，不易被篡改，但往往需要耗費大量的人力物力，難以實現檔案管理的高效化和便捷化；另一方面電子信息檔案通常利用磁盤、影像等方式進行存儲備份，具有便捷方便、高效、共享性強等特點，但電子信息文檔存儲的資料信息易被篡改、修改或刪除等可靠性不強缺點，且一旦檔案管理系統奔潰、電腦硬件損壞，容易造成電子檔案的丟失，無法及時查閱等問題；當前，電子文檔的存儲時間還不能與紙質文檔相比，其在抗氧化、磁場干擾方面比較脆弱。此外，計算機易產生病毒、網絡安全等問題，牽涉面廣、儀器設備檔案信息化管理的全部實現需要一個較長的發展過程，在此期間，電子檔案還無法完全取代紙質檔案，還難以從內容上完全覆蓋紙質檔案，且從當前案例上來說，紙質檔案往往具有重要物證效力，所以實驗室應采用紙質檔案和電子檔案相結合管理的模式。

四、綜述

儀器設備檔案管理是一項系統工程，不僅要有全局性的創新思路和先進的科技管理手段，還需要配備專業的檔案管理技術人員，只有不斷提升檔案管理人員的業務水平，才能更好的提高儀器設備提取數據的準確性、有序性，為鑒定工作保駕護航。

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