淺談通信科技檔案管理

趙民

【摘 要】隨著社會進(jìn)入信息時(shí)代和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，通信技術(shù)在社會各領(lǐng)域中得到了更為廣泛的應(yīng)用，人們更清晰的認(rèn)識到了記載通信科技成果及通信信息的通信科技檔案的重要性，檢索、查閱、分析和研究通信科技檔案也越來越被重視，因此，做好通信科技檔案管理工作已成為通信企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案概念；檔案特點(diǎn)；檔案管理

一、通信科技檔案的概念

通信科技檔案是指直接記錄和反饋通信企業(yè)在生產(chǎn)、基建、科研等科技活動的、有保存價(jià)值并通過整理歸檔的科技文件材料。其中包括應(yīng)歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是通信企業(yè)檔案管理的重要組成部分。通信科技檔案的種類較多，如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學(xué)研究檔案、測繪檔案等。通信科技檔案具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能，能夠促進(jìn)通信生產(chǎn)發(fā)展和提高科技效益。

二、 通信科技檔案的特點(diǎn)

1.專業(yè)技術(shù)性：通信科技檔案的專業(yè)特點(diǎn)是通信科技檔案最突出的特點(diǎn)之一，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的通信科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此，專業(yè)性是實(shí)現(xiàn)通信科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一，例如通信科技檔案工作管理體制的確立、通信科技檔案的整理分類等，都建立在通信科技檔案專業(yè)性特點(diǎn)的基礎(chǔ)上。

2.成套性：相對于其他通信檔案，通信科技檔案最鮮明的特點(diǎn)就是成套性，即圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目的進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。

3.可變動性：在各門類通信檔案之中，以通信科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，且不斷的更改和補(bǔ)充。通信科技檔案在使用過程中，發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可立即在文件上修改。如該項(xiàng)目采用了新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新材料而變更設(shè)計(jì)，既可以在文件上修改，也可以更換新文件。

4.復(fù)用性：通信科技檔案可以重復(fù)套用。它記錄和反映著企業(yè)的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動，即使在歸檔后，也依然可以大量地、重復(fù)多次地照搬套用。

三、 通信科技檔案的重要性

隨著時(shí)代的發(fā)展，通信科技檔案在整個(gè)通信檔案中所占的比例顯著增加，在科學(xué)管理中所處的地位也越顯重要。通信科技檔案的重要性在于：

（1）通信科技檔案是通信科技發(fā)展的催化劑；

（2）通信科技檔案是通信知識形態(tài)的生產(chǎn)力；

（3）通信科技檔案是通信企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)成功的金橋；

（4）通信科技檔案是通信企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的記錄載體。

四、 通信科技檔案管理目前存在的問題

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

通信企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更注重生產(chǎn)環(huán)節(jié)可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部分，而因?yàn)橥ㄐ趴萍紮n案的管理工作一般都是在最后的環(huán)節(jié)來進(jìn)行，短期內(nèi)無法看到由其帶來的效益，因此對于通信科技檔案管理所能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益并沒有被直觀的認(rèn)識到，在思想意識上沒有上升到一個(gè)高度，使得通信科技檔案管理工作的發(fā)展比較遲緩。

（二）從事科技生產(chǎn)活動的人員檔案意識不強(qiáng)

在工作中，同喜科技生產(chǎn)活動的人員歸于自己產(chǎn)生的生產(chǎn)效果一般都看的非常重要，不愿將自己的研究成果公布于世或者是上報(bào)相關(guān)管理部門，往往是字及偷偷地收藏著，這種狹隘的行為往往造成了資源的浪費(fèi)甚至是流失，造成了不可估量的損失；個(gè)別的即使將自己的成果公布出來或者是去相關(guān)部門備案的，也存在不完整，在信息科技發(fā)展如此快的今天也落在了別人的后面，造成了不可估量的損失。

（三）從事通信科技檔案管理的人員能力普遍不高

通信科技檔案管理看似是將通信檔案進(jìn)行收收發(fā)發(fā)，但是真正的能夠從事這種工作的人員需具備相對的專業(yè)知識，專業(yè)知識的欠缺往往造成資源的浪費(fèi)及流失，使得原本應(yīng)該整合的信息出現(xiàn)紕漏，不自覺的就會引起誤導(dǎo)及錯(cuò)誤，往往人員能力的不高常常引起檔案管理工作的效能低下及工作浪費(fèi)，造成許多不可挽救的后果。

（四）順應(yīng)社會發(fā)展潮流，加強(qiáng)自動化投入、人員培養(yǎng)

就目前的中國現(xiàn)狀來看，通信科技檔案管理需要政府部門的扶持與投入，但是現(xiàn)狀確實(shí)政府部門主要抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)而忽略了通信科技檔案管理的資金投入，資金投入的減少，往往造成應(yīng)有的規(guī)模達(dá)不到預(yù)期的想發(fā)，引起通信科技檔案建設(shè)只停留在口頭上沒有真正的實(shí)際去操作，成為了形象工程，使得通信科技檔案管理落后與其他國家，造成后期信息查找的不必要工作；其次，相關(guān)專業(yè)人員的確實(shí)也使得我國的通信檔案管理工作步履維艱。

（五）通信科技檔案管理工作較為復(fù)雜

傳統(tǒng)的通信科技檔案是是以紙質(zhì)的文字和圖的形式進(jìn)行來反映相關(guān)項(xiàng)目的技術(shù)及進(jìn)行保存，這種以紙質(zhì)的實(shí)行造成的最大的弊端就是：你需要用大量的空間、時(shí)間、人力和物力進(jìn)行整合及保存看管，往往一次的查詢就造成很大的人力資源的浪費(fèi)，而這種負(fù)責(zé)的體力活就引起了相關(guān)管理人員的不情愿情緒，造成了無人愿意從事這種檔案管理工作，使得原本應(yīng)該歸檔的檔案和需再次使用的檔案不翼而飛。

五、改善通信科技檔案管理的相應(yīng)方法

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)全體人員檔案意識

改變固有的傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)現(xiàn)代通信科技檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，使得現(xiàn)代通信科技檔案管理留與相關(guān)從業(yè)人員心中，這種學(xué)習(xí)不僅僅是個(gè)別專職人員的學(xué)習(xí)，而是從上到下的全方位的人員的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代通信科技檔案管理的重視意識。

（二）完善通信科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

相關(guān)部門應(yīng)該出臺相關(guān)政策對通信科技檔案管理進(jìn)行扶持及資金、人員的投入，學(xué)習(xí)并借鑒相關(guān)先進(jìn)的現(xiàn)代通信科技檔案管理的方法及經(jīng)驗(yàn)，在與我國的相關(guān)實(shí)際相結(jié)合，建設(shè)一套符合我國現(xiàn)有基本國情的通信科技檔案管理方法，并加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，完善相關(guān)規(guī)章制度

通信科技檔案管理的相關(guān)工作應(yīng)在遵循客觀規(guī)律的前提下充分發(fā)揮人的主觀能動性，而這種主觀能動性的發(fā)揮應(yīng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的規(guī)章制度之下，完善的規(guī)章制度是建立符合我國需要的通信科技檔案管理的前提，只有這樣才能規(guī)范相關(guān)從業(yè)人員的行為及道德水準(zhǔn)。

（四）按照通信科技檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范從事人員行為

通信科技檔案管理的建設(shè)工作是一項(xiàng)極為細(xì)致有復(fù)雜的工作，相關(guān)從事人員必須保證所收集的通信檔案具有正確性及完整性，因此應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施以規(guī)范從事人員的行為和提高收集工作的積極性。同時(shí)，只有按照通信科技管理規(guī)定來進(jìn)行操作，才能保證通信檔案的前期收集、中期整理、后期管理減少失誤的可能性，保證通信檔案管理工作的良好的、正確性的開展。

六、結(jié)束語

通信科技檔案管理的建設(shè)與完善不僅僅是對通信行業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極作用，它還會對我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)產(chǎn)生積極地影響，通信科技檔案的完善將會對我國的相關(guān)企業(yè)及全體民生產(chǎn)生積極地影響，促進(jìn)我國的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)及完善。因此，只有建設(shè)完善的符合我國現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)的通信科技管理檔案，才能更好地推動我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，不斷地、更好地適應(yīng)我國企業(yè)及人民發(fā)展的需要；建立現(xiàn)代化的適合我國的通信科技檔案管理勢在必行。