簡談如何做好檔案工作

張博

【摘 要】檔案工作是一項從遠古明期就流轉下來的工作，為什么反而會不受重視呢，究其原因：（1）檔案工作中有一部分有涉密的成份，使檔案工作變得十分神秘，檔案室會設在一些與外界隔絕比較好的地方，或深宅之中，而且檔案人員或外界人員接觸也少，就造成了檔案人員神秘的印象，外界的人都不敢輕意的去觸碰檔案，時間長久之后，檔案的工作及人員就被人們所無法深入的了解，當然，不了解的結果最后就是無法重視這項工作的內容，也不可能積極的去配合這項工作。（2）《檔案法》已經頒布了20年有余，可是從法律的權威上沒有得到大家的認可和重視，因為大家對檔案工作的不了解，也就造成了大家在某些方面已經觸及到了法律的規(guī)定，可是因為無知所以不害，時間長了，大家就覺得這是應該的，是正常的方法和路徑。

【關鍵詞】檔案管理；人員培訓；檔案宣傳

在我剛剛接觸檔案工作時，就發(fā)現(xiàn)很多人不知道檔案人員是做什么工作的，每天具體做什么，他們認為，檔案人員是最輕松的，每天只是喝水、看報、聊天，在平時的聊天時也發(fā)現(xiàn)大家對什么資料應存為檔案，和檔案工作的意義及重要性知道的非常少，甚至不知道，從總體上看，從小范圍于大環(huán)境，從我們身邊的同事到社會上人們，以及有關一些組織及部門，都不太了解，檔案工作是什么，為什么要存檔案，檔案的利用價值有多大。即使在一些單位，也包括一些機關，檔案工作的水平也不在同一水平，有的單位十分重視檔案工作，配置了專業(yè)管理檔案人員，所有人員均通過國家有關上崗培訓考試，取證上崗，且定期會有相關的培訓，有固定庫房，且?guī)旆扛黜椫笜斯芾硪彩謬栏瘢热鐪貪穸取⒒覊m度、蟲螨度，腐蝕方面檢測等，也包括消防器材到位及空調的配置情況，有的單位空調配的是水循環(huán)的，但是如果萬一漏水，檔案就會有被損壞或霉化的危險，所以空調應該采用電制或更專業(yè)的空調。但有一些單位或機關，從根本上不重視檔案的保存及管理，沒有設立專業(yè)的庫房，檔案存放混亂，沒有明細的分類，且檔案沒有實行統(tǒng)一的管理，如合同檔案、會計檔案、文書檔案、工程檔案、人事檔案等，可能都是分散存放的，沒有統(tǒng)一的存放至檔案館的專業(yè)保管庫房，或各類檔案沒有分類存放，而且按年進行了混排，這樣就會為日后的查詢、管理、消毀帶來很大的困難。

如何想要提高檔案工作的服務水平，使大家重視檔案工作，使大家明白保護檔案的重要性及檔案在日后的使用的重要性，我們需要做到：

1.與現(xiàn)代化媒體合同，使用現(xiàn)在化的手段及途徑，大力的宣傳檔案工作。只有廣泛的宣傳，才可以提高大家對檔案的認知，檔案就像像酒一樣，已經釀制許久，再加上沉放多年，他的滋味越是濃厚，但是如果沒有人去品嘗他，又有誰知道他的美味呢，所以我們要鼓勵大家勇于品嘗，勇于嘗試，才可以知道檔案的重要之處，檔案中的信息的重要性。

2.掌握重要的宣傳時機。宣傳手段和時機也十分重要，再大家最關注的時間內通過各種渠道進行宣傳，達到宣傳的最大效果。比如，檔案日，檔案法的紀念日，公司檔案保護日等，根據(jù)檔案的特點，工作的重要，工作的規(guī)律性，抓好時機，大力宣傳，不錯過任何可以宣傳的機構、組織、人群，不錯過任何可以宣傳的時機。而且在宣傳內容上應該針對檔案工作的重要性，認知性和法律方面進行大力的宣傳，特別是法律方面，我們可以利用以往的一些案例，通過實際案例結合相關的法律法規(guī)，結合具體人事物進行分析，可以讓大眾更加明白易于了解。在宣傳形式上，我們不應只局限于演講、展覽、授課等傳統(tǒng)的形式，我們應該意識到當代社會各種多媒體的優(yōu)勢，我們可以利用大家平時使用最多的電視、廣告、媒體、手機微信、QQ、報刊、印刷常識不冊子、相關報紙、視頻光盤等發(fā)給相關單位或組織，讓大家可以從多渠道灌敘檔案工作的內容、重要性、必要性、法律常識等內容，讓大眾了解這個重要的工作和內容。

3.抓住重要的宣傳對象。目前，許多組織的瓴導人或負責人方面就出現(xiàn)不重視檔案管理的情況，如果從領導層就出現(xiàn)不了解，不重視的話，那么從財務、物力、人力等方面就不會給予相關支持，如果沒有這些支持，檔案工作人員既使再想努力的工作，再無法做到。所以對于各級領導應該積極開展相關的宣傳工作，且有的領導人員可能管著好幾個部門和組織，應該努力告訴領導人員我們檔案工作所取得的業(yè)績，給企業(yè)已經帶來的效益，或潛在效益，我們現(xiàn)在有哪些困難，只有這樣，領導才可以得到領導的重要和認可。檔案工作就重要的就是勤奮，我們要做到勤匯報、勤宣傳、勤請示、勤整理、勤催促、勤收集、勤培訓，不失去任何機會和渠道，讓領導了解我們的工作，重要性及作用性。還要習慣把工作做出年計劃、月計劃、周計劃等，或定期做出相應匯報總結材料上報領導。檔案部門活動、調研、宣傳等活動，要努力邀請各級鄰導參加、參與，只有深入到基層、到大眾，領導才可以從多方面深刻的了解檔案工作的重要性。

4.重視對于年輕群體及未來群體的宣傳及培訓。目前，各單位及組織中，檔案人員的平均年齡已經偏大，所以我們要吸收年輕的群體，為檔案的隊伍注入新的活力及營養(yǎng)，這樣不僅可以使檔案工作團隊年輕化，也可以保持團隊的活力化和思想形式的年輕化，而且加大對年輕團體和未來團體的宣傳，可以做到一起從娃娃抓起的效果，這樣使他們從小就具體對檔案工作的意識，對檔案工作的重視，從新一代年輕人開始檔案的意識就根深地固，而且他們有的還在學校學習，有的剛剛開始進入社會，他們正是對檔案工作不明了的最薄弱的環(huán)節(jié)，是一個需要加大力量對他們可以進行集中培訓的群體，所以，應該抓住這個群體和集中性的特點，努力的宣傳，提高他們的認知。

5.加大檔案人員培訓，當前檔案人員由于年齡偏大，所以相對專業(yè)知識及新時代的檔案管理的方法及想法比較落后，也比較薄弱，所以加大對檔案人員的培訓是個十分急切的工作，可以通過外派培訓或定期外出學習，或定期進行檔案人員業(yè)務的比賽，可以激發(fā)大家學習的熱情，同時提高檔案人員的業(yè)務水平。現(xiàn)代辦公已經進入了辦公自動化的年代，檔案系統(tǒng)也已經數(shù)字化，所以檔案人員除了需要提高專業(yè)技能外，還需要快速的提高電腦及辦公自動化設備的使用及數(shù)字檔案館的電子操作以及相關一些多媒體設備的使用等。檔案人員需要盡快的自我提升，否則將會被時代的發(fā)展所淘汰。

總之，社會發(fā)展的腳步越來越快，我們的檔案事業(yè)也應該跟隨著社會和企業(yè)快速的腳步快速發(fā)展，無論是加大對檔案的宣傳，還是努力提高檔案人員的素質，還是對下一代的檔案認知教育，都是為了檔案事業(yè)的順利發(fā)展，檔案的目的是為了服務，所以只有檔案事業(yè)發(fā)展了，日后必然會給社會帶來更多的潛在財富。