論檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)聯(lián)

張博

【摘 要】中華民族是一個歷史久遠(yuǎn)的民族，在長久的歷史發(fā)展中，我們的文字由何而來，我們的祖先和歷代皇帝，由何代而生，歷代變遷的原因，歷史皇上的品性同，歷史中發(fā)生的重大變故，四季的變化，星辰的情況記錄，四季耕種的最好時令如何觀查，古人對于觀察天象變化的記錄，對于人文災(zāi)難的情況，對于重大歷史上的戰(zhàn)爭，包括歷史上的名人、名帝、名妃等等，這些歷史遠(yuǎn)古的記錄，我們都是通過從古至今，歷代史官所做的詳細(xì)的檔案所知，所以檔案的傳承關(guān)系到人類的進(jìn)步，我國最早的檔案文書就是甲骨檔案”早在幾千年前就已經(jīng)出現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案發(fā)展史；推動企業(yè)；檔案管理

我國最早的檔案文書就是甲骨檔案”早在幾千年前就已經(jīng)出現(xiàn)。屬于記錄皇帝言論和行為的具體記錄，是我國相對較早的檔案。后來再不同的朝代又出現(xiàn)了多種記錄的檔案文書，比如，鐘鼎文書，綿帛文書、竹簡文書等等，當(dāng)造紙術(shù)出現(xiàn)后，人們便開始了紙質(zhì)形式的文書，這一切變化都是因為歷史的發(fā)展，歷史的進(jìn)步，所以文書的形式也隨之變化和進(jìn)步，當(dāng)然，檔案不僅記錄了這一切，同時與歷史的發(fā)展相輔相成中，互相推動發(fā)展。當(dāng)今社會，檔案記錄著社會的進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展，是社會中人為事件的真實寫照，是企業(yè)發(fā)展的源動力和分析的依據(jù)，也是企業(yè)文化建設(shè)的基石，更是企業(yè)發(fā)展中以及企業(yè)生產(chǎn)力發(fā)展不可或缺的重要部分。隨著企業(yè)的發(fā)展，我們在不斷的總結(jié)歷史的經(jīng)驗，也在不斷的通過這些經(jīng)驗總結(jié)出潛在的規(guī)律及莫大的商機(jī)，這些經(jīng)驗和規(guī)律以及潛在的商機(jī)，我們都是通過企業(yè)長久以來積累的豐富的檔案資料中發(fā)現(xiàn)的，這些寶貴的資料不僅凝聚了企業(yè)發(fā)展的歷史足跡，也凝聚了企業(yè)精神文化和人文文化所在。所以檔案是推動社會及企業(yè)發(fā)展的源動力，是推動企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展力的依據(jù)，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人決策的根本，當(dāng)然，企業(yè)的發(fā)展也同樣推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，不僅擺脫了原先落后的管理及形式，使檔案與辦公自動化相結(jié)合，同樣激發(fā)了數(shù)字檔案館的產(chǎn)生及發(fā)展。所以二者相輔相成，相互依賴，相互推動發(fā)展。

一、檔案應(yīng)推動企業(yè)的發(fā)展提供源動力

（一）有時企業(yè)或單位對檔案從不重視，將檔案工作視為可有可無，對檔案人員的認(rèn)知也是如此，認(rèn)為是無論何人都可以勝任，且認(rèn)為檔案人員的工作就是整理、抄寫、查詢，復(fù)印、保管等的最簡單的，最事務(wù)性的工作，不是關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)發(fā)展，企業(yè)命脈的工作，只要保管好庫房檔案，不損毀，不丟失，不泄密，對外應(yīng)付調(diào)用、查閱、檢查，定期檢查一下有檔案的數(shù)量與保存狀態(tài)，就等于完成了檔案的所有工作。這樣，就造成了企業(yè)從上到下，從領(lǐng)導(dǎo)人到大眾群體都長久對檔案的不重視，從各方面都不支持檔案的工作，更不要說配合檔案的工作，這樣又如何可以發(fā)展檔案事業(yè)呢？所以造成企業(yè)內(nèi)檔案管理力量不強(qiáng)大，檔案管理水平落后，檔案管理手段陳舊。企業(yè)內(nèi)對檔案的重要性、管檔要求、檔案的工作內(nèi)容不太了解，甚至完全不知道檔案是做什么，檔案收集意識薄弱。檔案不實行統(tǒng)一管理，沒有配置專業(yè)的檔案管理人員，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，無法對檔案工作投入全部精力，再加上沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，所以檔案工作無法如期完成，歷史檔案嚴(yán)重收集不全，或丟失。這樣的檔案管理無法保存完整的歷史檔案，又如何為企業(yè)的進(jìn)步去服務(wù)呢？

（二）檔案人員綜合素質(zhì)有待提高。由于部分企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)層就不重視檔案的發(fā)展，所以會把一些將要退休或年老的同志安排檔案工作，這些年老的同志沒有精力去按檔案法的規(guī)定去專業(yè)的整理和審核相關(guān)的文件，且一般不會使用電腦或一些自動辦公設(shè)備，所以為了完成工作，他們可能只是將收來的部門檔案按一定的順序放在架上，提供一個簡單的臺賬就完成了工作，他們一般沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，沒有經(jīng)過上崗的特殊教育及訓(xùn)練，所以完全不了解，一件完成的檔案的重要性，及需要做的工作內(nèi)容，檔案從收集階段開始至最后入庫上架，每一步都需要認(rèn)真的核實與整理，收集要保證資料的齊全性，整理要查看資料內(nèi)容的完整性與清晰性，編號階段則需要對檔案進(jìn)行專業(yè)的分類，以及認(rèn)真的編號檔案號碼，不能重號，也不錯號，否則最后統(tǒng)計的數(shù)量就會與實物檔案無法核對，為日后查詢也會帶來諸多不便，裝盒工作，同樣也很重要，需要細(xì)心的核對所裝盒的文件與盒的對應(yīng)性，并做好臺賬的記錄，而且需要同時使用電腦將盒內(nèi)文件的目錄及備考的內(nèi)容同步打出，這就需要檔案人員不僅具備檔案工作專業(yè)知識，還需要具備熟練使用電腦及辦公設(shè)備的能力，最后，需要將整理好的檔案盒按順序移至檔案庫中進(jìn)行上架，這項工作不僅需要體力，更需要細(xì)心和腦力的配合，要做到準(zhǔn)確無誤。所以檔案的這些日常被別人看似簡單的工作，如果沒有專業(yè)的技能知識，沒有過硬的電腦操作技能，沒有多媒體及辦公設(shè)備如何使用的技能，是無法勝任的，并不是任何人都可以承擔(dān)的，所以一定要盡 快的提高檔案人員的綜合素質(zhì)，只有素質(zhì)的提升，才可以更好的去做好檔案管理工作，才可以更好的服務(wù)于企業(yè)。

（三）檔案室硬件條件不過關(guān)，環(huán)境設(shè)備不齊全，對檔案管理必備的條件不具備，個別單位沒有專用檔案室，設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，暴曬影響檔案的整潔、完整及保存、使用。

二、我們要改變大家對檔案工作的認(rèn)知

因為檔案工作是可以推動企業(yè)發(fā)展的動力，是可以為企業(yè)發(fā)展提供決策依據(jù)的參謀，我們可以通過檔案中的大數(shù)據(jù)，來分析出事物的潛在規(guī)律，事物變化的因果，以及未來發(fā)展的動向。我們從幾個方面分析下檔案是如何推動企業(yè)發(fā)展的。檔案中記載著企業(yè)的發(fā)展歷史，在這個歷史中人們總結(jié)了許多的成功案例，許多的經(jīng)驗，也記載著企業(yè)曾經(jīng)失敗的一些歷史和如何挽救的過程及手段，檔案中最可以真實的記錄及體現(xiàn)出企業(yè)從開始到現(xiàn)在的一切變化及發(fā)展的過程。所以檔案庫就是一個對于本企業(yè)大而全的源數(shù)據(jù)庫，當(dāng)我們遇到難題無從下手時，我們就可以調(diào)用這些寶貴的資源，查到過去企業(yè)遇到這種情況的處理以及處理后產(chǎn)生的后果，這樣為我們的工作就會帶來靈感和途徑。當(dāng)然，我們也會遇到前所未有的新問題，檔案中也是沒有記錄的，但是，我們的這個大數(shù)據(jù)庫可以提供給我們經(jīng)驗，資料，以及通過查詢多年相關(guān)的資料后可以找到相關(guān)事物的內(nèi)在聯(lián)系或變化規(guī)律，這樣就可以為我們解決新的問題而提供了依據(jù)，當(dāng)這個新問題解決后，我們就可以把事情經(jīng)過的資料歸檔，整理成為檔案，為日后的工作提供資源。

三、結(jié)束語

我們通過分析，可以清晰的發(fā)現(xiàn)，檔案工作與企業(yè)的發(fā)展是息息相關(guān)的，但也是相關(guān)依靠，相關(guān)輔助的，只要檔案工作做的完整、規(guī)范，就可以為企業(yè)發(fā)展提供動力，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供依據(jù)，同理，企業(yè)發(fā)展了，才可以使檔案工作更專業(yè)，進(jìn)步的更快，如果沒有企業(yè)的支撐，檔案工作也是無法完成的，所以二者相互促進(jìn)。在社會快速的發(fā)展中，我們的檔案事業(yè)也要奮力的發(fā)展，才可以適應(yīng)社會的需要。