對新時期如何做好企業辦公室工作的探究

任愛玲

摘 要：新時期企業辦公室在企業里起著參謀、協調、調研、資信、督辦的作用，同時也是新時代企業賦予辦公室新的內涵和新的歷史使命，這就要求辦公室成員發揚敬業、高效、文明、廉潔的精神，做好各自的本質工作。文章探究了新時期企業辦公室工作的職能和作用，闡述了新時期如何做好企業辦公室工作的途徑。

關鍵詞：企業 辦公室工作 綜合協調 高效務實 各盡其責

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）11-253-02

在企業里，辦公室是行政管理中不可缺少的重要部門，也是企業生產部門、經營管理部門、銷售部門、用戶回訪部門的中樞樞紐。作為企業辦公室，它不僅是企業形象的窗口，同時也是企業的參謀部，起著綜合協調、承上啟下、督促檢查、服務保障的作用。

辦公室的工作既涉及到企業宏觀管理的內容又涉及到企業微觀運行內容。辦公室工作范圍廣泛、任務繁多，好多工作需要加班加點的完成，因此加班加點是辦公室人員經常遇到的事情。

辦公室是一個集體，只有集體里的每一名成員都各盡其職，辦公室的工作氣氛和工作效率才有很大的提升。面對新時期新的形勢和新的任務，企業辦公室的職能和作用越來越凸顯重要，因為辦公室工作水平的高低、工作效率的快慢直接影響著企業生產運營、經濟效益的提高，直接影響著企業形象。鑒于辦公室特殊的工作職能和作用，決定了辦公室成員必須具備熱愛祖國、熱愛社會主義、熱愛企業的思想政治覺悟，具備聰明理性的頭腦和知識淵博的工作能力，具備善于協調、吃苦耐勞的工作態度，每一名成員都應成為出類拔萃的人才，這樣辦公室就能成為一個積極向上、努力進取、工作效率高、業務能力強的優秀團隊。

一、新時期企業辦公室工作的職能和作用

在企業里，辦公室是一個很重要的部門。辦公室主任要帶領全體成員在董事長、總經理的領導下當好企業高層的參謀和助手，協調好企業各部門之間的關系，督查、督辦各部門執行企業決策和生產經營情況，因此，辦公室也被業內同行戲稱為“企業領導的腦和腿”。

（一）新時期企業辦公室工作的主要職能

1.辦公室成員僅僅高標準、高質量地完成上級領導交給的任務是不夠的，還應該站在企業領導的角度和企業發展的高度來思考、策劃和處理問題。當好企業高層的參謀和助手。

2.及時發現各部門存在的問題，在第一時間內向高層領導匯報并提出解決問題的方法。

3.企業有大的決策和改革措施需要召開會議時，辦公室負責起草報告，組織安排會議的一切事務，打印和發放會議文件、管理會務物品。

4.企業召開重要會議時，負責會議重要事項的攝像和錄像，并制成光盤作為儲備、備查資料。

5.企業的通信、寬帶、閉路電視、網站也是辦公室需要負責的一項工作，應派專業人員負責，確保企業中心工作、新舉措、新決策及時宣傳給每一位職工。

6.收集和整理企業各部門有關生產經營、銷售、資金管理、用戶回訪等資料，供企業高層決策時使用。

7.管理好企業各類小車的使用、維修和保養，做到隨時需要隨時發車。

8.負責接待前來聯系業務和參觀學習的客人，要做到：熱情大方、彬彬有禮、文明禮貌、端莊得體。

9.負責行政部門辦公用品的購買、發放和管理。保證行政人員順利辦公。

（二）新時期企業辦公室的主要作用

辦公室在企業歷來就占有十分重要的地位。其主要任務就是為領導、各部門、基層全心全意地服務。它的作用主要有以下三個方面：一是面對企業高層發揮好參謀和助手作用；二是督查督辦各部門執行和完成企業下達的考核任務及中心工作；三是綜合協調各部門之間的關系，使部門之間相互配合、相互支撐、相得益彰。

1.積極主動地發揮好參謀和助手作用。要想發揮好參謀和助手的作用就要積極思考企業大事，主動參與高層領導的決策。首先，辦公室的每一位成員都應該心里想著企業的大事和發展，要與企業的中心工作“合拍共振”。所提出的建議有比較高的政治理論水平，建議內容針對性強、有獨特見解。這就需要辦公室成員深入到基層了解情況，抓住實際存在的問題和主要矛盾，經過自己深思熟慮和反復思考，在學習了國內外同行業先進的理念和做法以后，寫出文字性的材料，鄭重其事的交給企業領導，這樣才能做到“言之及時、參之有道”，才能受到上級領導的重視和信任。其次，建議起草時要堅持以企業領導滿意、各部門認同和工作指導性為原則，內容要清晰、層次要分明、語句要精練，要實實在在反映出基層的實際情況，要有自己的見解，要闡述出自己的創新思路，做到：嚴謹、規范、快捷。

2.注重實效，發揮好督查、督辦作用。業內同行都知道：對企業各部門進行督查、督辦也是辦公室一項重要工作，同時也是推動各部門落實企業決策和中心工作的重要手段。督查和督辦工作應從以下兩個方面入手，一是有查就要有結果，有結果就要有總結。辦公室根據企業高層制定的各項決策檢查各部門的執行和落實情況，通過督查保證決策盡快落實，通過督辦保證企業制定的目標盡快實現。要保證督查、督辦的質量。辦公室成員每一次督查完畢要有記錄，要注重實效，通過督查、發現了問題就要提出解決問題的方法，提出整改措施，并要求部門負責人在規定的時間內有所改進，然后再去督查，直到達到標準為止。二是圍繞企業中心工作進行督查、督辦，眾所周知：辦公室需要督查、督辦的項目很多，需要查重大決策落實情況，還需要查各項考核情況，更需要查企業文化和精神文明建設情況。辦公室成員每天加班加點也完不成任務，這就需要辦公室抓住主要項目進行督查、督辦。要把企業改革發展的重大決策和職工最關心、最現實的問題當做督查、督辦重點。這樣才能消除梗阻、突破障礙，促進問題盡快解決，推動企業決策順利實施。

3.積極發揮好辦公室的綜合協調作用。企業各部門的日常工作是通過辦公室來綜合協調的。企業每一項重大決策落實得好不好，主要看辦公室綜合協調工作做得好不好。所以辦公室成員都應該把探索推進全程系統性的綜合協調新路徑作為研究課題，不斷提高服務于企業、服務于部門、服務于職工的效能和水平，應做好三個方面的工作：一是發揮好辦公室在“辦文”中的綜合協調作用，辦文是辦公室的一項重要工作，辦文時應對起草文件的依據、措施、方法進行嚴格把關，提升辦公室以文輔企的作用，并將每一份文稿都打造成精品文稿。二是發揮好辦公室在“辦會”時的綜合協調作用，辦會工作做得好不好直接關系到會議是否開的圓滿成功，所以在辦會時辦公室每一位成員都要保持高度的責任心，認真對待會議的每一項議程，做得精細化、規范化。三是發揮好辦公室在“辦事”中的綜合協調作用，辦公室成員要在主任的帶領下堅持具體問題具體處理的原則，緊緊圍繞企業的中心工作，分清事務的輕重緩急，急事急辦、快事快辦、統籌兼顧、合理安排，形成集約高效、嚴謹細致的工作作風。

二、新時期企業辦公室工作的創新途徑

筆者認為：新時期企業辦公室的工作應該在轉變思想理念，根據人員特長、合理分配工作，提高辦公室成員整體素質這三個方面進行創新，這樣才能很好的起到參謀助手作用。

1.作為企業高層領導，對辦公室成員的組合要慎重，要將能擔當起此項工作的“人才”選調到辦公室工作。為了讓辦公室工作緊緊跟上企業的改革發展思路，還要在轉變工作理念上進行創新。首先，要給辦公室成員進行“充電”，組織他們學習企業的發展目標、長遠規劃和宏偉藍圖。他們的思路理清了，就可以將企業的發展目標、長遠規劃和宏偉藍圖貫穿到工作中，宣傳到基層，使企業上下團結一致為著實現企業的發展目標而努力工作。其次，企業辦公室成員應提高自身素質，做一名稱職的辦公室人員。站在企業領導的角度上思考自己的工作，當好領導的腦；深入到基層了解各項工作情況，當好領導的腿；將企業的發展目標通過廣播、電視、網站、黑板報傳達給每一位職工，當好領導的嘴。將職工的困難、需求與企業領導溝通，將黨的溫暖、企業的關懷落實到每一名職工身上，起好領導與職工的橋梁作用。

2.根據辦公室成員特長、專業，合理分配工作。筆者在企業辦公室工作多年，深深感到辦公室工作復雜繁多，經常加班加點是非常辛苦的，這就需要辦公室主任根據每個成員的特長合理分配工作。首先，要選好辦公室主任，把道德品格高尚、善于溝通協調、作風扎實過硬、業務能力突出的“人才”選調到辦公室主任的崗位上工作，讓他帶領一班人完成好企業領導交辦的各項任務。其次，要選好辦公室的每一位成員，根據“辦文、辦事、后勤”這三個崗位選調，按每一位成員的特長和專業分配工作，使每一位成員都能發揮自己的特長，得心應手地干好自己的本質工作。但是企業召開大型會議和大的活動時，辦公室成員就應該不分份內分外，團結一致、相互支持、相互配合共同搞好這項工作。

3.提高辦公室人員整體素質。企業辦公室人員的整體素質決定著辦公室工作的效率和質量。筆者建議：企業高層應選派一名知識淵博、工作能力強、資歷深的領導專門負責培訓辦公室成員，從思想品德、工作作風、自身修養、文明禮貌、待人接物等方面進行規范化訓練；還要對他們進行商務英語的培訓，因為我國進入世貿組織以后，企業與外企聯系和接洽的事務就比較多了，辦公室作為企業的“窗口”，接待外國友人的工作就成為經常性的了。辦公室成員需要用英語與外國友人交談，這樣才能起到“窗口”的作用。其次，對辦公室成員進行禮儀培訓。企業辦公室成員作為企業“名片”應將企業的良好形象完美地展示在國內外友人面前，辦公室成員應統一著裝、儀容端莊、文明待人、禮貌用語、美麗大方、風度翩翩成為企業一道亮麗的風景線。

企業辦公室是上傳下達、聯系職工、協調各部門的“樞紐”，是企業形象的“窗口”。但辦公室也是事物和矛盾的集中地，辦公室經常會被推到矛盾和事物的風口浪尖上。這就需要辦公室成員事事細致、謹慎小心、將難事辦妥、雜事理清、急事辦穩、煩事化簡，用自己的勤勞和智慧推動企業可持續發展。

參考文獻：

[1] 王倩.新時期企業辦公室工作的職能定位與作用.勝利油田黨校學報，2008（3）

[2] 林安生.淺談國有企業辦公室管理工作的重要性.技術與市場，2013（9）

[3] 夏紅軍.如何在現代管理中發揮辦公室工作的積極作用.經營管理，2012（6）

[4] 齊文炎.關于企業辦公室工作的創新與思考.辦公室業務，2012（1）

（作者單位：太原市熱力公司 山西太原 030000）

（責編：若佳）