信息化視角下的人事檔案管理

苗李蒙+++周海霞

摘要：近年來，各機關企事業單位人員之間的流動性也大幅提高。人員的流動不僅僅帶動了一個單位、部門的活力，同時，隨之增加的還有人事檔案管理工作的復雜程度。通過對人事檔案管理歷史變革和管理要求進行分析，進而總結了人事檔案管理信息化實施障礙并針對問題提出解決對策。

關鍵詞：信息化 人事檔案管理

近年來，我國在政治、經濟體制的改革力度和深度越來越大，各機關企事業單位的干部人事制度改革也隨之深入進行。受其影響，各機關企事業單位人員之間的流動性也大幅提高。機關干部去企業任職、高校教授去機關掛職的現象日趨增多。人員的流動不僅僅帶動了一個單位、部門的活力，同時，隨之增加的還有人事檔案管理工作的復雜程度。受制于傳統的紙質人事檔案占用面積大、檢索耗時的問題，有關人員在進行查閱檔案是效率普標較為低下。而且，人事檔案的管理一般均有機要部門負責，在人事檔案的傳遞中也受到了限制。通過對傳統的人事檔案推進信息化建設，將大幅節約傳統紙質人事檔案所占用的空間。同時，人事檔案建設信息化，將有助于提高信息檢索的效率。因此，推進人事檔案信息化建設是深化人事檔案管理改革的必由之路。以信息化視角對人事檔案管理進行討論，將為推進人事檔案信息化建設提供參考意見。

一、人事檔案管理歷史變革和管理要求

人事檔案是指以文字形式保存的，能夠記述并反映一個人自身的經歷、工作以及個人能力的，由個人工作所在單位管理保存的重要記錄。一般而言，人事檔案包括個人履歷、組織和單位對其進行的鑒定和考核以及個人的學位、學歷和考試成績等。人事檔案管理自我國古代就已經有所涉及。自夏商周時期開始通過血緣關系進行的世襲制度本質上就是以宗法理論為依據，通過記錄血緣關系的變更而進行的制度。到了秦朝時又增加了對個人戰功進行記錄，以在戰后進行封賞的制度。隨著漢朝之后，國家面積大幅擴大、人口迅速增長，各方面的人才均得到國家的任用。人事檔案管理制度在漢朝也得到了迅速的發展。

人事檔案首先要保證其真實性。由于組織和單位在對所要使用的干部和職工進行考察時的主要依據就是人事檔案。通過人事檔案了解干部和職工的個人經歷、工作業績以及道德水平和思想動態等。因此，人事檔案的真實性就是保證組合和單位能夠正確的對所要使用的干部和職工有一個明確的認識和評價。人事檔案的真實性就是要求在檔案中記錄的文字材料要保證其客觀性。不能因為記錄人員自身的認知水平或設計政治層面的問題而刻意扭曲對人事檔案的記錄。人事檔案其次就是要求持續性。每一名干部和職工的自身情況都是隨著事情的發展而變化的。這就要求在人事檔案管理工作中要保持一定的持續性。當干部和職工個人經歷、業績等發生變化時，人事檔案的記錄也要隨著有所表現。只有當干部和職工逝世后，其逝世的信息也要跟隨人事檔案予以錄入。人事檔案還要求具有保密性。保密性要求凡是涉及國家機密或個人隱私的材料在記錄、保存和借閱的過程中都需要遵守相關保密協議，以保證個人利益和國家利益不受損害。

二、人事檔案管理信息化實施障礙

雖然近年來互聯網技術以及計算機軟件硬件水平得到了質的提高，人事檔案管理信息化也在穩步推進。但需要指出的是人事檔案管理信息化過程中仍舊存在一定的障礙。具體表現在發展規劃缺乏關聯性、要求標準高、存在泄密風險。其中發展規劃缺乏關聯性表現在從全國人事檔案管理部門到各個省、自治區和地市縣一級的人事檔案管理部門，甚至是同一地區的不同部門之間的人事檔案管理部門，在信息化進程中缺乏有效的溝通，同時也難以確定一個具體的短、中、長期相結合的建設目標。往往是各個人事檔案管理部門各自為政。這不但造成了引進設備設施的資源浪費，更使得不同的人事檔案信息化網絡之間難以兼容。而現階段下不同部門之間的干部和職工互相調動工作或去異地任職的情況已經屢見不鮮。難以兼容的信息化網絡使得電子版的人事檔案信息難以調閱。最終，人事檔案管理部門還要使用傳統的紙質檔案。人事檔案管理信息化過程要求標準高體現在凡是涉及人事檔案的信息均需保證其真實性和有效性，更要保證在調閱時的可讀性。這就使得在信息的錄入時，只能使用人工手動輸入或者電子掃描的方式。但是由于本身傳統紙質檔案就已經使得檔案管理工作過于繁重，再對檔案進行手動輸入則必然會增加檔案管理建設工作的成本。如果使用電子掃描的方式對傳統紙質檔案進行掃描錄入，往往會出現掃描圖像模糊的現象，給日后的調閱添加困難。同時，推進人事檔案管理信息化建設也對保密工作提出了更高的要求。有關人事檔案信息一般都會涉及國家和個人機密，但由于信息化建設離不開互聯網和計算機，這就增加了國家和個人機密泄露的危險。當人事檔案管理人員所使用的計算機在連接互聯網的過程中被黑客入侵后會導致檔案的泄密和丟失。而即使不適用互聯網而僅僅使用單位的內部網絡，移動存儲設備也會導致檔案的泄密和丟失。

三、推進人事檔案管理信息化對策分析

通過上述討論看出在推進人事檔案管理信息化進程中仍舊存在一定的障礙。針對這些障礙可以通過自上而下整合信息化網絡建設、加快建設高水平管理人才隊伍和提高保密意識的方法保證信息化工作的開展。首先，信息化網絡建設可以通過自上而下的形式對網絡建設進行標準化、規范化處理?？梢杂芍薪M部和國家檔案局牽頭，對信息化網絡進行頂層設計，然后由各個省、自治區對自身的信息化網絡進行搭建。同時，中組部和國家檔案局負責不同省、自治區之間網絡連接互通工作。通過這種自上而下的網絡整合，使得不同地區之間、不同部門之間在進行人員調動時以及人員檔案信息查詢時，其檔案信息可以實時進行傳遞和查找，免去了傳統紙質檔案儲存占地過大、調閱查找困難的問題。其次，推進信息化建設就需要建設一支具有高水平信息化管理能力的隊伍?，F階段檔案管理的工作人員大多適用于傳統紙質管理，對信息化管理尚缺乏一定的經驗，更缺乏應有的技術能力。通過信息化隊伍的建設不但增加了電子檔案信息的錄入和調閱效率，更有助于信息化檔案的保密工作開展。最后，推進信息化建設還需要提高保密意識。這與加強信息化隊伍建設是相輔相成的。提高保密意識就是要求相關工作人員思想要緊跟形勢發展。在信息化大背景下，開展檔案管理工作需要認清互聯網在帶來便利的同時也會帶來風險。在使用互聯網或者移動存儲設備時對涉密信息或敏感信息均需格外謹慎，嚴防泄密或文件丟失。

參考文獻：

[1]李玉海，文露霜.高校畢業生人事檔案信息化管理的障礙與對策[J].圖書館學研究，2007，（10）.

[2]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2012，（15）.

[3]鄧紹興.人事檔案的歷史沿革[J].中國人才，2002，（06）.

（作者單位：[1]苗李蒙：青海油田公司花土溝社區管理中心；[2]周海霞：青海油田礦區服務事業部人事勞資部。）