基于模板的科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理

劉 歡， 聶 飛， 王麗麗

(空軍工程大學(xué) 裝備管理與安全工程學(xué)院，陜西 西安 710051)

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基于模板的科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理

劉 歡， 聶 飛， 王麗麗

(空軍工程大學(xué) 裝備管理與安全工程學(xué)院，陜西 西安 710051)

為了改善科研經(jīng)費(fèi)管理模式，提高科研經(jīng)費(fèi)管理效益,分析了我校現(xiàn)有的科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀，提出了一種全新的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模式，即采用模板進(jìn)行管理。模板具有層級(jí)結(jié)構(gòu)和比例控制。根據(jù)實(shí)際需求維護(hù)模板，并以模板為基準(zhǔn)編制項(xiàng)目預(yù)算，再以明細(xì)預(yù)算控制開支借款、結(jié)算報(bào)銷，解決了預(yù)算與執(zhí)行相脫離的問題，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化管理，該管理模式經(jīng)驗(yàn)證具有很好的實(shí)用性。

模板； 科研經(jīng)費(fèi)； 精細(xì)化管理； 層級(jí)結(jié)構(gòu)； 比例控制

0 引 言

隨著科技的發(fā)展，武器裝備中高科技的含量越來越高，科技對(duì)于戰(zhàn)斗力提升的推進(jìn)作用越來越強(qiáng)，更多阻礙我們提升戰(zhàn)斗力的科學(xué)難題也越來越依靠科學(xué)研究來解決[1]。與此相對(duì)應(yīng)科研經(jīng)費(fèi)在保障科研項(xiàng)目順利進(jìn)行的同時(shí)，也成為各科研單位改善科研條件、增強(qiáng)研究實(shí)力，不斷攀登科技高峰的重要保障。然而，科研經(jīng)費(fèi)管理中存在著許多問題，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理難度也逐漸增大。

目前，國(guó)內(nèi)外對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的研究主要集中在成本核算和監(jiān)督檢查[2-9]上，而少有針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)全過程進(jìn)行管理的，本文提出一種科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的新模式——采用模板進(jìn)行管理。針對(duì)眾多項(xiàng)目提供形形色色的模板，對(duì)帶有層級(jí)結(jié)構(gòu)和比例控制的模板進(jìn)行維護(hù)，進(jìn)而控制預(yù)算、開支，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化管理。

1 科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

我校作為軍事科技創(chuàng)新的基地，承擔(dān)著數(shù)以千計(jì)的科研項(xiàng)目，并且科研項(xiàng)目的種類各異，數(shù)量很多，來源也不盡相同，涉及的科研經(jīng)費(fèi)數(shù)量很大，管理起來具有一定的難度。

科研經(jīng)費(fèi)來源種類[10-12]繁多，如武器裝備科研費(fèi)、國(guó)防科研試制費(fèi)、政府專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等，由于經(jīng)費(fèi)來源不同，類別不同，管理要求也不同，造成科研經(jīng)費(fèi)管理中存在著種種問題[13-16]，長(zhǎng)期困擾著各科研單位，嚴(yán)重影響了經(jīng)費(fèi)的使用效益，有的甚至阻礙了項(xiàng)目研究的正常進(jìn)行。主要表現(xiàn)在：①預(yù)算編制與執(zhí)行“兩張皮”現(xiàn)象普遍存在。各單位雖然十分重視預(yù)算編制工作，也充分肯定預(yù)算的調(diào)控作用。但在執(zhí)行時(shí)只是立足于經(jīng)費(fèi)總額不超支就行，忽視了預(yù)算的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；②間接性開支控制困難，業(yè)務(wù)費(fèi)開支居高不下，從而擠占了科研經(jīng)費(fèi)，致使科研經(jīng)費(fèi)使用效益不高，供需矛盾突出，長(zhǎng)期制約經(jīng)費(fèi)管理水平的提高；③“重財(cái)輕物”，資產(chǎn)計(jì)價(jià)核算管理難。對(duì)資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置和資產(chǎn)流失缺乏有效監(jiān)管，致使裝備實(shí)物資產(chǎn)計(jì)價(jià)核算管理無章可循、效益不高。④人員編制與經(jīng)費(fèi)管理矛盾突出，日常管理缺乏有效管理手段和工具，遠(yuǎn)未達(dá)到對(duì)科研經(jīng)費(fèi)實(shí)施全過程精細(xì)化管理目標(biāo)。現(xiàn)行體制下，經(jīng)費(fèi)管理人員編制非常少，面對(duì)數(shù)額巨大科研經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目研制過程中繁雜的經(jīng)費(fèi)的管控，當(dāng)前管理模式就顯得力不從心，有時(shí)甚至影響到了項(xiàng)目的正常進(jìn)行，管理效率低下。

科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理存在的問題，影響了科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用效益，使得科研項(xiàng)目管理效率低下，這就需要一種全新的管理模式來進(jìn)行管理。

2 模板設(shè)置

為解決科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理存在的問題，響應(yīng)教育部加強(qiáng)高校科研項(xiàng)目管理的意見[17]，本文根據(jù)我校的實(shí)際情況，并結(jié)合開發(fā)的裝備經(jīng)費(fèi)管控系統(tǒng)提出了一種全新的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模式，即將科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)對(duì)應(yīng)于項(xiàng)目，依托明細(xì)模板來進(jìn)行管理。

將明細(xì)模板應(yīng)用于科研項(xiàng)目管理的具體思路為：模板類型包括維持性經(jīng)費(fèi)、建設(shè)性經(jīng)費(fèi)、政府專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)三種。預(yù)算明細(xì)模板可以限制開支類別和開支比例，并且開支類別是具有一定的層級(jí)結(jié)構(gòu)的，一級(jí)開支內(nèi)容為各種開支大類，一級(jí)開支之下設(shè)置二級(jí)開支內(nèi)容，二級(jí)開支內(nèi)容下還可以設(shè)置三級(jí)開支內(nèi)容，各單位還可以根據(jù)自己的需要對(duì)模板進(jìn)行維護(hù)，如果需要設(shè)置更細(xì)節(jié)的開支內(nèi)容，即可通過編輯預(yù)算明細(xì)模板來增加更深層的開支內(nèi)容，可以根據(jù)實(shí)際情況為每項(xiàng)開支內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的開支比例，如果某項(xiàng)不允許開支，將其開支比例設(shè)為0，有比例要求的設(shè)為要求值，以實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算開支進(jìn)行有效地控制。

針對(duì)比例控制這一項(xiàng)內(nèi)容，系統(tǒng)經(jīng)歷了一個(gè)改進(jìn)的過程：開始時(shí)，認(rèn)為單位對(duì)各項(xiàng)開支內(nèi)容的要求特別嚴(yán)格，即采用對(duì)模板進(jìn)行細(xì)化并對(duì)末級(jí)進(jìn)行比例控制的模式，限制最低級(jí)開支內(nèi)容的開支比例，這樣可以嚴(yán)格控制各小類的開支范圍，但是，經(jīng)過一段時(shí)間的試用，發(fā)現(xiàn)這樣存在一些問題：有的開支內(nèi)容不必設(shè)置得太死或者開始做預(yù)算時(shí)并不能確定具體開支內(nèi)容的開支比例，而需要適當(dāng)?shù)撵`活設(shè)置，這時(shí)可以對(duì)比例控制作進(jìn)一步改進(jìn)，即設(shè)置二級(jí)開支內(nèi)容和比例明確的三級(jí)開支內(nèi)容(小類)的開支比例，這樣不確定的小類的開支范圍就可以上下浮動(dòng)了，既達(dá)到了控制的目的，同時(shí)又符合靈活控制的原則。

模板經(jīng)過分層級(jí)的控制后，整體的開支比例計(jì)算方式：如果本級(jí)開支內(nèi)容沒有限定開支比例，就累加其下一級(jí)開支內(nèi)容的開支比例作為該級(jí)的開支比例，以此類推，最后，再累加大類的開支比例即為該模板整體的開支比例，根據(jù)我校財(cái)務(wù)預(yù)算的實(shí)際需求，只需要控制到三級(jí)開支內(nèi)容而不必對(duì)更深層次的開支內(nèi)容予以限制，否則會(huì)陷入開支內(nèi)容控制過死的局面，所以本文只控制到三級(jí)開支內(nèi)容。

在預(yù)算科目維護(hù)時(shí)，對(duì)預(yù)算科目選擇相應(yīng)的預(yù)算明細(xì)模板，這樣，在財(cái)務(wù)人員下達(dá)項(xiàng)目后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，就可以直接套用模板了。在開支借款和結(jié)算報(bào)銷時(shí)以項(xiàng)目明細(xì)預(yù)算為依據(jù)進(jìn)行控制。層層控制的結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 科研經(jīng)費(fèi)管控流程

在明細(xì)模板下編制項(xiàng)目明細(xì)預(yù)算，只能在模板已有的條目下編制明細(xì)預(yù)算，而不能私自增設(shè)開支內(nèi)容項(xiàng)，規(guī)范化了項(xiàng)目預(yù)算的開支內(nèi)容，提高了預(yù)算的效率，而且對(duì)后續(xù)的借款、結(jié)算報(bào)銷流程提供了依據(jù)。編制預(yù)算開支明細(xì)時(shí)，完全按照模板進(jìn)行編輯，通過模板定制的開支內(nèi)容和開支比例控制項(xiàng)目預(yù)算，除了具體到品名、單價(jià)、數(shù)量，同時(shí)考慮資產(chǎn)存量和標(biāo)準(zhǔn)，在借款和結(jié)算時(shí)嚴(yán)格按預(yù)算明細(xì)控制開支，這樣環(huán)環(huán)相扣層層控制，徹底解決了預(yù)算編制與執(zhí)行相分離的狀態(tài)，又減少了人為因素的影響，使得經(jīng)費(fèi)管理客觀公正。

3 應(yīng)用及評(píng)估

我校的科研項(xiàng)目數(shù)量眾多，其類別大致可分為：計(jì)劃科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)科研項(xiàng)目、裝備項(xiàng)目。針對(duì)數(shù)量眾多種類、來源各異的科研項(xiàng)目，我校的科研項(xiàng)目管理采用了基于模板的管理，結(jié)合應(yīng)用需求，共設(shè)有上百套模板，這就要求模板管理要滿足科學(xué)性。

本文將實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管控的模板、預(yù)算管理和開支管控三個(gè)模塊放進(jìn)一個(gè)統(tǒng)一的環(huán)境，開發(fā)了裝備經(jīng)費(fèi)綜合管理系統(tǒng)，給不同角色的人分配不同的權(quán)限。只有管理員擁有維護(hù)模板的權(quán)限，可增加、刪除、修改、查詢模板，還可新建子科目，對(duì)子科目進(jìn)行維護(hù)。

模板管理中包含有層級(jí)結(jié)構(gòu)和開支比例，下面以具體的模板實(shí)例來進(jìn)行詳細(xì)介紹。名稱為“政府專項(xiàng)—國(guó)家自然科學(xué)基金、陜西省自然科學(xué)基礎(chǔ)研究計(jì)劃”的預(yù)算明細(xì)模板可以依據(jù)開支類別這樣設(shè)置，如圖2模板實(shí)例所示：

一級(jí)開支內(nèi)容有設(shè)計(jì)費(fèi)、材料費(fèi)、外協(xié)費(fèi)、專用費(fèi)、試驗(yàn)費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、工資及附加、管理費(fèi)，其中，材料費(fèi)大類下設(shè)置二級(jí)開支內(nèi)容有原材料、低值易耗品、材料運(yùn)雜費(fèi)，設(shè)備費(fèi)大類下設(shè)置二級(jí)開支內(nèi)容有專用設(shè)備購(gòu)置費(fèi)和自制專用設(shè)備材料購(gòu)置費(fèi)，管理費(fèi)大類下設(shè)置二級(jí)開支內(nèi)容有測(cè)試,計(jì)算,分析費(fèi)、儀器設(shè)備動(dòng)力能源費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、論文版面費(fèi)、文獻(xiàn)檢索,入網(wǎng)費(fèi)、學(xué)術(shù)刊物訂閱費(fèi)、國(guó)際合作與交流經(jīng)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、其他費(fèi)用等，根據(jù)需要對(duì)每個(gè)開支內(nèi)容設(shè)置合適的開支比例，其中，設(shè)備費(fèi)、專用費(fèi)、試驗(yàn)費(fèi)、工資及附加等一級(jí)開支內(nèi)容不允許開支，開支比例為0.00%，二級(jí)開支內(nèi)容國(guó)際合作與交流經(jīng)費(fèi)的開支比例為15.00%，意味著國(guó)際交流與合作經(jīng)費(fèi)的開支最高不超過項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)的15%，二級(jí)開支內(nèi)容勞務(wù)費(fèi)的開支比例為15.00%，勞務(wù)費(fèi)下的節(jié)假日勞務(wù)費(fèi)小類的開支比例為8.00%，勞務(wù)費(fèi)下的其他小類的開支比例未限定開支比例，意味著勞務(wù)費(fèi)的開支比例最高不能超過15%，節(jié)假日勞務(wù)費(fèi)的開支最高不超過項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)的8%，這樣，勞務(wù)費(fèi)下的其他小類的開支就較為靈活了。二級(jí)開支內(nèi)容測(cè)試,計(jì)算,分析費(fèi)的開支比例未限制，其下設(shè)置的測(cè)試費(fèi)小類的開支比例為4.00%，分析費(fèi)小類的開支比例為6.00%，意味著測(cè)試費(fèi)的開支比例不能超過項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)的4%，分析費(fèi)不能超過項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)的6%。名稱為“政府專項(xiàng)—國(guó)家自然科學(xué)基金,陜西省自然科學(xué)基礎(chǔ)研究計(jì)劃”的整體的比例控制為40.00%，整體可以達(dá)到控制的效果。

預(yù)算科目為“國(guó)家自然科學(xué)基金”的科目采用名稱為“政府專項(xiàng)—國(guó)家自然科學(xué)基金,陜西省自然科學(xué)基礎(chǔ)研究計(jì)劃”的模板。“國(guó)家自然科學(xué)基金”項(xiàng)目下達(dá)后，將采用該模板編制項(xiàng)目預(yù)算，見圖3。

開支內(nèi)容開支比例/%整體開支40一、設(shè)計(jì)費(fèi)二、材料費(fèi) (一)原材料 (二)低值易耗品 (三)材料運(yùn)雜費(fèi)三、外協(xié)費(fèi)四、專用費(fèi)0.00五、試驗(yàn)費(fèi)0.00六、設(shè)備費(fèi) (一)專用設(shè)備購(gòu)置費(fèi) (二)自制專用設(shè)備材料購(gòu)置費(fèi)七、工資及附加0.00八、管理費(fèi) (一)測(cè)試/計(jì)算/分析費(fèi) 1.測(cè)試費(fèi)4.00 2.計(jì)算費(fèi) 3.分析費(fèi)6.00 (二)儀器設(shè)備動(dòng)力能源費(fèi) (三)差旅費(fèi) (四)會(huì)議費(fèi) (五)論文版面費(fèi) (六)文獻(xiàn)檢索/入網(wǎng)費(fèi) (七)學(xué)術(shù)刊物訂閱費(fèi) (八)國(guó)際合作與交流經(jīng)費(fèi)15.00 (九)勞務(wù)費(fèi)15.00 1.節(jié)假日勞務(wù)費(fèi)8.00 2.其他勞務(wù)費(fèi) (十)其他費(fèi)用

注:此模板實(shí)例的整體開支比例的計(jì)算方式為:0.00%+0.00%+0.00%+0.00%+4.00%+6.00%+15.00%+15.00%=40.00%

圖2 模板實(shí)例

建立了名稱為“大型機(jī)械(國(guó)家自然科學(xué)基金)”的項(xiàng)目，其經(jīng)費(fèi)總額為100萬元，編制預(yù)算時(shí)，模板上控制的管理費(fèi)—測(cè)試,計(jì)算,分析費(fèi)—測(cè)試費(fèi)的開支比例為4.00%，則測(cè)試費(fèi)編制金額不能超過4萬元。

在進(jìn)行結(jié)算時(shí)， 管理費(fèi)—測(cè)試,計(jì)算,分析費(fèi)—測(cè)試費(fèi)下的發(fā)動(dòng)機(jī)測(cè)試費(fèi)開支受到明細(xì)預(yù)算的控制，不能超過4萬元，在系統(tǒng)里的表現(xiàn)為：可開支余額為4萬元，即超過4萬元的不可開支，如圖4所示。

模板的建立使得基金類項(xiàng)目的規(guī)范化了，將模板保存下來，以后再有類似的項(xiàng)目，可以直接采用該模板，通過模板建立預(yù)算方便快捷。在明細(xì)模板下進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算的編制、審批，進(jìn)而在開支借款時(shí)和結(jié)算報(bào)銷時(shí)依據(jù)明細(xì)預(yù)算進(jìn)行控制，嚴(yán)格控制了經(jīng)費(fèi)的開支，經(jīng)費(fèi)的去向明確，達(dá)到了控制的效果。

圖3 編制項(xiàng)目預(yù)算國(guó)家自然科學(xué)基金結(jié)算單

單位：機(jī)械維修教研室 2014年12月23日 金額單位：元

項(xiàng)目名稱大型機(jī)械(國(guó)家自然科學(xué)基金)會(huì)計(jì)科目4579789078開 支 內(nèi) 容合 計(jì)發(fā)動(dòng)機(jī)測(cè)試費(fèi)開支分類試驗(yàn)費(fèi)▼▼▼▼▼▼▼報(bào) 銷 數(shù)單據(jù)數(shù)金額440000.00440000核 準(zhǔn) 數(shù)單據(jù)數(shù)金額審 批 意 見主管首長(zhǎng):簽名: 年月日部門領(lǐng)導(dǎo):簽名: 年月日核準(zhǔn)金額合計(jì)(大寫) 肆萬元整銀行支付現(xiàn)金支付POS支付償還借款

長(zhǎng): 經(jīng)辦人: hl 財(cái)務(wù) 長(zhǎng): 審核: 出納:

圖4 開支、結(jié)算受預(yù)算控制

4 結(jié) 語

該管理模式及其裝備經(jīng)費(fèi)綜合管理系統(tǒng)在我校運(yùn)行后，已經(jīng)對(duì)數(shù)千個(gè)項(xiàng)目的數(shù)億經(jīng)費(fèi)進(jìn)行了有效的管理，每日結(jié)算報(bào)銷業(yè)務(wù)量達(dá)數(shù)百筆，各單位的管理效率大大提高，科研經(jīng)費(fèi)管理的效能有了明顯提升。

采用明細(xì)模板進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)的管理，規(guī)范了項(xiàng)目的預(yù)算開支內(nèi)容，改變了編制預(yù)算中過于隨意的狀況，而且，模板可以進(jìn)行維護(hù)，分層級(jí)的開支內(nèi)容和三級(jí)控制的開支比例使得模板即達(dá)到控制的目的又相對(duì)靈活，符合實(shí)際需求。模板方便靈活，實(shí)用性較好。

以模板控制項(xiàng)目預(yù)算，以明細(xì)預(yù)算控制開支借款和結(jié)算報(bào)銷，環(huán)環(huán)相扣，層層控制，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制與執(zhí)行的精確對(duì)應(yīng)，以達(dá)到從源頭上防止和解決預(yù)算編制與執(zhí)行“兩張皮”及經(jīng)費(fèi)管理使用中的問題；開發(fā)了模板維護(hù)、預(yù)算管理、開支管控等模塊于一體的裝備經(jīng)費(fèi)綜合管理系統(tǒng)，將人工把關(guān)控制轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^模板控制的軟件智能審核模式，降低人為干擾，最大限度地減少人為因素對(duì)執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律的干擾和影響，為財(cái)務(wù)管理監(jiān)督創(chuàng)造良性的客觀條件；變事后監(jiān)督檢查為實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，提升督察效能，以達(dá)到解決和防止預(yù)算編制與執(zhí)行脫節(jié)目的，有效克服科研經(jīng)費(fèi)和實(shí)物資產(chǎn)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益。同時(shí)，促進(jìn)轉(zhuǎn)變管財(cái)用財(cái)觀念，逐步扭轉(zhuǎn)經(jīng)費(fèi)使用效益不高的狀況，使科研經(jīng)費(fèi)管理實(shí)現(xiàn)全過程的精細(xì)化科學(xué)化管理，進(jìn)一步促進(jìn)科研活動(dòng)的健康運(yùn)行。

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Research on the Meticulous Management of Scientific Research Funds Based on Template

LIUHuan,NIEFei,WANGLi-li

(Equipment Management and Safety Engineering College, Air Force Engineering University, Xi’an 710051, China)

The paper analyzed the current situation of the management of scientific research funds in our university and put forward a new scientific research project funds management mode, namely using the template to manage. There is hierarchical structure and proportional control in a template. The template is maintained according to the actual needs, and prepared the project budget based on a benchmark. It can realize the detailed budget control and reimbursement, solve the problems of separation between budget and implementation, realize the refinement of management of scientific research funds. Finally, the paper describes the management of scientific research funds based on template combining with the example of our university in detail. The management mode of experience has good practicability.

template; scientific research funds; meticulous management; hierarchical structure; proportional control

2015-07-18

軍內(nèi)科研KJ2014023105B11124空軍裝備科研經(jīng)費(fèi)全過程管控與分析評(píng)估研究

劉 歡(1989-)，女,河北衡水人,碩士生，主要研究方向?yàn)楣芾硇畔⑴c決策支持。

Tel.：15229034665；E-mail：1425149617@qq.com

聶 飛(1969-),男,湖北南漳人,碩士,碩士生導(dǎo)師,副教授,主要研究方向?yàn)楣芾硇畔⑴c決策支持、決策理論與方法。

G 203

A

1006-7167(2016)05-0240-05

Tel.:13060399936