數字化環境下學術期刊信息化系統構建

關燕云

(太原師范學院,山西太原 030031)

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數字化環境下學術期刊信息化系統構建

關燕云

(太原師范學院,山西太原 030031)

以目前我國數字化環境下學術期刊信息化系統的建設現狀為切入點，對其系統各平臺的功能、信息化改進手段等進行逐一的闡述；期望為我國學術期刊系統的信息化建設發展，實現數字化環境下的學術期刊智能化投稿、審稿、編輯、期刊評估和交互功能的建設提供有益的參考。

數字化環境 學術期刊 信息化系統 編輯

伴隨著數字化智能化技術在各行各業的應用推廣，當前學術期刊正朝著數字化、信息化的方向發展。早在2010年8月新聞出版總署頒布的《關于加快我國數字出版產業發展的若干意見》就指出：在推進加快傳統出版單位數字化轉型方面，應將各類新技術與生產手段應用到傳統出版物生產中，并積極開拓網絡出版業務[1]。然而目前我國大部分學術期刊單位在數字化發展背景下，依然受制于自身規模較小、經營能力有限、資金缺乏等原因影響，無法進行相應的信息化系統的建設工作。雖然絕大部分學術期刊單位設立了專門的門戶網站，但其在采編、管理進程中依然使用傳統的人工處理方式，對數字技術接受與應用程度較低。導致學術期刊的信息化建設水平難以提升，并影響學術期刊單位自身的辦公、管理效率的提高。其突出表現就是出版時間滯長，影響論文發表的新穎性和創造性，進而影響作者投稿的積極性。因此，面對當前蓬勃發展的數字化環境，各學術期刊單位如何轉變思路與方法，進行信息化系統的構建工作，就成為學術期刊單位轉型、發展的關鍵問題之一[2]。

1 當前國內學術期刊信息化系統的建設現狀與問題

1.1 學術期刊僅有單一的網頁，在線閱讀效率較低。

當前國內學術期刊雖然有區域網或自建專用門戶網站，但受制于學術期刊缺乏數字技術人員的影響，多數學術期刊網站網頁均為靜態形式，只能夠單純起到宣傳學術期刊、指引用戶投稿等簡單功能。相應的論文發表后的在線閱讀與下載仍然需要依托于中國知網、萬方數據資源系統等進行相關文獻的檢索搜尋工作。各期刊社雖然引入知網、萬方等網絡資源庫作為刊物論文的上掛資源庫，能極大地降低學術期刊網站的構建成本，但相應也造成數據資源的流失和讀者對本刊網站的依賴。并且因需要給予印刷版發行預留時間以及數據庫錄入編輯本身產生的時差等原因，會造成當期的學術文獻不能及時收入網絡資源庫，極大影響了讀者及時、有效地閱覽本刊當期發表的論文，從而影響本刊在讀者及作者中的影響力。因此，學術期刊單位開展進一步的信息化系統建設，快速的呈現當期或預先出版論文是十分必要的。

1.2 期刊單位的管理系統較為簡單，無法進行數字化高效管理。

目前絕大多數學術期刊受制于期刊網站的功能單一及編輯的信息化素質缺陷，學術期刊僅開展基本的稿件自動投稿與錄用信息的查閱功能，編輯部成員在進行相關采編、審稿、校對、查閱與遠程溝通工作時，還秉承著固有的信息管理觀念，使用電話、傳真機等傳統交流工具溝通，效率低工作繁重，難以智能化地反饋各環節的進展情況，阻礙學術期刊信息化系統的建設和使用進程。此外，即使部分學術期刊網絡系統增設了遠程服務功能，若學術期刊單位未能將數據庫服務器與互聯網進行有效整合連接，數據信息之間的傳遞、在線以及跨地區交流等工作依然會受到限制，導致讀者、作者、編輯與專家之間無法進行文獻數據信息的直接互動[3]。

2 學術期刊各系統、業務信息化建設的具體策略與手段

為解決當前學術期刊系統信息化構建存在的諸多問題，在數字化環境下推動期刊信息化工作的開展，以提升學術期刊編輯管理工作的效率與數字化改進，并滿足作者、讀者對學術期刊文獻資料的查閱需求。學術期刊單位應從其管理工作系統出發，從其系統各環節、業務上進行具體的信息化建設工作[4]。學術期刊信息化系統結構如圖1所示，本文將對系統各平臺的功能、信息化改進手段等進行逐一的闡述。

圖1 學術期刊信息化系統構建結構圖

2.1 數字化采編系統的信息化構建手段

采編系統是學術期刊管理本單位數據信息的核心環節，其除了收稿采集與審稿編輯等工作外，還涉及校對、出版、投稿等方面的期刊數據管理工作。對采編系統的數字化、信息化建設，就是運用數字技術對期刊論文的初審、復審與編輯加工，對采編系統的各個環節與功能進行個性化、智能化的管理定制，并依托整體信息化采編系統的建立，將各個采編工作環節有機的銜接起來，實現收稿、審稿、編輯、加工、校對等流程的數字化、網絡化管理[5]。具體采編系統的信息化構建模式如圖2所示。

圖2 采編系統的各環節的數字化構建圖

2.1.1 約稿投稿環節的自動化改進

為提高學術期刊發表論文學術水平和編校質量，對其采編系統的建設可首先從約稿投稿方面入手，將約稿任務納入年終考核的范圍內，編輯經由定制的采編系統從其專家數據庫中搜尋到符合約稿條件的專家學者，并將其信息登錄到“進行中的約稿任務”中，并經由系統自動向這部分專家發出約稿申請(編輯可指定若干選題供專家選定，同時將本刊格式要求、征稿啟事等作為附件發送)，專家收到約稿申請可直接進入系統進行同意或拒絕的回復。而若超出約稿限定時限，編輯還可通過采編系統向專家發出約稿提醒。同時在專家投稿系統界面還可單獨設置“我的約稿管理”界面，并細分為“待回應的約稿申請”、“待提交的約稿稿件”與“已提交的約稿稿件”等欄目。若專家同意了編輯的約稿申請，就可直接進入“待提交的約稿稿件”中做投稿，并生成唯一的投稿編號，表明此投稿任務已完成。編輯同樣也可經由采編系統中定制的約稿任務管理部分中的“約稿歷史”，來查詢到具體每一份約稿任務的操作及其對應時間，避免人工處理約稿任務方式產生的遺忘、重復約稿等問題。同時在年終考核時學術期刊編輯部也能通過查閱“已完成的約稿任務”中的稿件數量與內容進行約稿考核。

2.1.2 編輯初審環節的智能化改造

專家及自由來稿作者如約投稿后，編輯首要的任務就是對已投稿的稿件進行初審工作。當前我國多數學術期刊編輯負責的稿件范圍均較為廣泛，所審核的稿件涉及專業方向較多，因此為保證審核的效率與精準性，學術期刊編輯通常對稿件的審核僅從其是否符合本期刊欄目的需求，以及相應的寫作題材、格式上進行核查，專業性問題一般交由外聘審稿專家負責。而外聘審稿專家由于自身的科研、學術任務繁重等原因，在面對大量稿件審核工作時，往往難以進行及時、高效的處理，進而延誤整個稿件審核與出版的進度。對此定制的智能化采編系統，就能較好地解決這一現實問題[6]。

作者投遞稿件成功后，學術期刊編輯可利用采編系統對自動或半自動地生成知網檢測重復率數據、是否基金論文、基金的級別、第一作者的發文投稿信息及被引情況、該稿件內容主題相似論文的被引用趨勢等信息進行分析及預出版評估，折合成相應的學術分值，以比較客觀的數據來決定稿件的去留。此外，使用定制的智能采編系統還能對審核稿件所帶的參考文獻是否精準無誤、論文格式是否規范等項目進行逐一排查，不規范的地方系統自動讓作者修改，由此突破學術期刊編輯對投稿審核的人為干擾，以提高在編輯初審環節的退稿率，減少給審稿專家的稿件投送量，減輕專家審稿負擔并優化審核效率。

2.1.3 專家審稿的精確化建設

專家審稿修訂是保證學術期刊質量的關鍵步驟之一。第一步應是建立專家數據庫。通過對采編系統的信息化建設，依托網絡數據資源庫收集、整理多位審稿專家的精準信息，并建立相應的審稿專家數據庫。而編輯也能基于審稿專家數據庫，以“主題詞”為搜尋條件快速找出稿件所需的相關專家學者，并通過查看所選審稿專家的審稿歷史來尋出最為合適的專家(以避免選出有在審稿件的專家)。編輯基于定制的采編系統能一次性添加多位審稿專家，但每次僅可送審兩人，只有當審稿專家拒絕審稿申請，或是限期內未給予回復的情形下，才另行邀約其他審稿專家。信息化系統對稿件專家審核是否超出限定時間、審核邀請同意或拒絕、稿件已審核完畢時均會給與系統提醒。編輯無需每日再詳細查看每一份稿件的審閱情況，只需查閱已有信息提示就可對論文稿件進行高效、準確地處理。而在審稿過程中，審稿專家也可依據審稿申請所提供的論文摘要信息，來快速推斷稿件內容與自身研究領域之間是否契合，并通過采編系統進行“同意”或“拒絕”的選擇，以便于將審稿專家意見快速反饋給學術期刊編輯，從而避免了人工邀約，極大地提高了學術期刊編輯的稿件處理效率。

2.2 期刊論文資源庫的建立

期刊論文資源庫應收錄期刊自創刊以來的所有發表論文即所有過刊，當年當期的論文應重點突出顯現，同時條件允許的情況下，應將待錄用的論文進行預出版，以便讀者進行訪問閱讀，增加本刊論文的下載率和引用量，擴大本刊網站的影響力，以吸引優秀論文的投稿，彌補知網等出版物延遲出版帶來的時滯。同時通過預出版后讀者的監督與舉報，最大限度地發現論文數據造假等學術不端行為，提前進行退修或撤稿處理，以克服印刷版出版后帶來的無法彌補的損失。最后，條件允許也可以通過訪問知網等相關數據庫，建立本學科相關論文數據庫，重點介紹本學科研究熱點和高影響力論文，以便讀者閱讀與作者寫作論文時參考。

2.3 學術期刊評估平臺

學術期刊評估工作也是辦好學術期刊的核心環節之一，學術期刊評估平臺相當于編輯對自己工作進行回顧復盤的地方，因此，收集真實有效的論文發表后，影響力數據對今后的工作至關重要，可以通過定期訪問知網等數據庫收集論文及期刊的下載率、引用率、影響因子等重要數據，對期刊及發表的論文進行評估和排序；也可以通過網站期刊論文資源庫進行自動生成訪問量排序，設置當年論文篇未評論鏈節，讓讀者對本文進行打分等，為學術期刊及時評估收集數據，以便編輯對當年的主題策劃進行微調。通過多角度的排序，感知本刊在同類期刊中的位置，為今后的努力選定方向。

2.4 出版發行及互動平臺

論文出版后，發行工作也非常重要，通過發行可以擴大期刊的影響力和獲取一定經濟效益。不僅如此，出版發行及互動工作也是期刊對外形象的窗口，及時有效的發行和互動會給讀者留下良好的形象，便于期刊后續工作的開展。因此，該平臺應基于后臺數據，讓讀者訂閱方便，如可以通過讀者填表自動生成訂單，通過網銀、支付寶自動收費(通過和銀行、支付寶合作)，并通過一些表單可以自動或半自動查閱論文投稿錄用情況、稿費發放情況、刊物投遞情況等等，應能顯示各種原始數據，如稿費發放能自動生成轉賬憑證、刊物投遞后應錄入快遞號等等。所有這些，都離不開強大的后臺數據調動功能和相關人員事無巨細的錄入收集工作，可以說是一項看似簡單實則煩瑣的工作。

學術期刊信息化系統構建的外在形式為期刊網站，訪問網站的讀者在線答疑也應該在這個平臺完成，可在網頁中設置常見問題答疑(FAQ)欄目，對讀者的閱讀與作者投稿中常遇見的問題進行自動在線解答，力求讓不同的網站訪問者均能從中找到令自己滿意的回復。同時也可開通留言、在線QQ、微信等，讓讀者、作者與審稿專家等人對期刊訂閱、稿件處理等方面的意見或疑問，得到相關編輯的在線解答。并依照其不同的身份信息做分類整理，令各個訪問者之間能通過學術期刊交流溝通平臺，進行相關話題的在線探討與互動[7]。

2.5 財務管理平臺

財務管理平臺的重要性自不待言。財務管理平臺應及時動態地查詢總的收支情況，收入如上級單位撥款、基金、讀者訂閱、版面費、廣告費及贊助收入等等。支出分職工工資及獎金、稿費發放、印刷費、稅費等等，都應按財政政策分別列賬目，欄目策劃相關的費用應分階段開支，差旅費、辦公經費也應做專門的賬表，根據相應的級別進行分類動態的查閱，以便讓編輯部成員和主編及時地了解本刊本項目的經營情況，做到心中有數。

2．6 智能化辦公管理平臺

應該說，前面的所有平臺都具有智能化辦公的功能，是編輯部日常工作之一。那么為什么還要設置這個智能化辦公管理平臺呢？這主要是因為這個平臺應該類似于一個總編或辦公室主任工作的調度管理平臺，對于編輯部日常工作以外的所有工作的安排都在這個平臺上進行。因此，類似于編務工作都應在這里完成，如完成上級機關的年檢和日常檢查，單位和上級機關布置的政策法規學習和時事政治的學習等等，對刊物的定期審讀、公益事務的開展工作、年終評優的發起和打分的自動統計等等，事無巨細，都應設列相應數據平臺來展示和安排，各編輯各專題工作進度及主編安排都在這里落實。因此，這里是一個日常工作完成的管理平臺和臨時突發事件處理實施的管理平臺。

在具體到學術期刊信息化系統建設上，編輯部可以自行設計以上平臺并加以實施，這對于軟件設計和運用能力比較強或者使用過程中有比較多的特殊要求的編輯部可以采用，這樣能滿足編輯部的一些特殊要求。絕大多數學術期刊編輯部可以購買現成的編輯軟件加以實現。經過十多年的實踐，目前在這方面編輯軟件已比較成熟。如勤云采編系統，具有自動校對稿件格式、參考文獻的自動抽取和校對、自動推薦審稿人、期刊論文的自動搜索引擎等功能，基本能滿足上述平臺的需要。引進這樣的系統并加以個性化改造，是學術期刊編輯部比較好的選擇，這樣可以獲得軟件設計者的技術培訓，快速地改變編輯的工作方式。

3 結語

毫無疑問，學術期刊信息化系統構建,能提升期刊反應速度和編輯效益，從而解決期刊編輯出版的時滯問題，為提升期刊辦刊質量創造了條件，是期刊適應信息化建設的應有之舉[8]。同時，由于各平臺的信息共享和對接，長期來說能提高編輯及相關人員的工作效益，使期刊的編排與發行及辦公變得輕松，因而是非常受歡迎的。然而，由于其立足點首先是快速處理作者投稿及提高刊物學術質量，其次才是提高編輯效益。因此，在剛開始由于大量錄入和建庫工作，對軟件的培訓及熟悉工作等，以及對原來習慣流程的改變引起的低效，都會使工作人員感到比原來工作更辛苦，工作量更大等，這也是十分正常的。我們首先應該認識學術期刊信息化系統構建是期刊發展的必然趨勢，掌握信息化處理能力是每一個編輯必須掌握的技術之一，在思想上要重視信息化建設；其次應主動學習與參與運用網絡數字信息技術，努力提高自身的信息處理能力，學習互聯網平臺與各類數字技術的應用及處理方法，以便通過信息化系統與網絡溝通平臺進行作者、讀者、編輯、審稿專家等多領域的交流合作及協同工作，從自身的轉變與學習做起，推進學術期刊單位從傳統紙質媒介向多媒體媒介方向發展。

[1] 新聞出版總署.關于加快我國數字出版產業發展的若干意見[J]. 中國出版, 2010(21):6-8.

[2] 梁潔.數字化環境下學術期刊采編系統的功能配置與建議[J].四川理工學院學報(社會科學版),2014(1):107-112.

[3] 楊莉,張望新,歐春芳,等.信息化環境下學術期刊編輯能力探析[J].黃岡師范學院學報,2011(3):202-204

[4] 李寧.高校藝術類學術期刊的信息化建設與實踐——以浙江藝術職業學院學報為例[J].浙江藝術職業學院學報,2014(4):125-130.[5] 黃春艷.SC公司電子圖書出版發行系統的設計與實現[D].大連：大連理工大學，2014.

[6] 肖亦天.數字化環境下學術期刊編輯工作探討[J].新媒體研究,2015(17):62-64.

[7] 王芳,施貴軍,趙媛媛.“互聯網+”環境中期刊數字化發展程度與學術影響力的關系——以江蘇地學類期刊為例[J].編輯學報,2016(1):98-100.

[8] 聞言. 數字化勢在必行,圖發展共商對策——“全國高校文科學術期刊信息化、數字化發展研討會”在上海大學召開[J].上海大學學報：社會科學版,2010(6):141.

2016-08-28

G237

A

1008-5580(2016)04-0247-04

作者：關燕云(1963-)，女，編輯，研究方向：編輯出版。