醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

鄒怡君

摘 要：人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中有著積極作用，但其利用率卻不高。人事檔案管理是人力資源管理的常規(guī)化工作，在日常工作中存在著諸如工作人員觀念薄弱、人事檔案管理制度不健全、人事檔案管理業(yè)務(wù)落后、人事檔案數(shù)據(jù)利用不足等問題。只有從思想意識、理論知識、業(yè)務(wù)能力、管理工具等方面齊抓共管，才能有效提升人事檔案管理質(zhì)量，并為醫(yī)院人力資源管理提供重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 人事檔案 檔案管理

中圖分類號：F240；G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）10-252-01

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案管理工作就是收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用人事檔案的活動。

現(xiàn)代醫(yī)院尤其是政府投資舉辦的公立醫(yī)院，多為人才高度集中的組織，人力資源是醫(yī)院發(fā)展的核心競爭力所在。有效開發(fā)和利用人力資源是人力資源管理的重中之重，而充分利用人事檔案數(shù)據(jù)發(fā)掘和培養(yǎng)人才，科學(xué)規(guī)范地管理人事檔案，使靜態(tài)的人事檔案歷史數(shù)據(jù)在動態(tài)的醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮積極作用，是人事檔案管理者的責(zé)任和義務(wù)。但既往的醫(yī)院人事檔案管理尚未充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.工作人員觀念薄弱。醫(yī)院管理者特別是人力資源管理人員對人事檔案管理的認(rèn)識較為消極是當(dāng)今醫(yī)院人事檔案管理工作中最為常見和突出的問題。很多醫(yī)院的人事部門領(lǐng)導(dǎo)弱化對人事檔案的定位，認(rèn)為干部人事檔案僅僅是人力資源管理中的日常工作，并委派人員兼職進(jìn)行管理，未將人事檔案管理和選人用人、人才整合、人才開發(fā)和培養(yǎng)等人才應(yīng)用有效結(jié)合起來。而一家醫(yī)院只有樹立正確的人事檔案管理觀念，注重干部人事檔案管理，才能有效促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理水平的提升。

2.人事檔案管理制度不健全。我國早在上個世紀(jì)業(yè)已出臺人事檔案管理規(guī)范、保管制度等一些列相關(guān)規(guī)章制度，并對檔案管理的物理環(huán)境和硬件設(shè)施做出嚴(yán)格規(guī)定。但很多單位尤其是公立醫(yī)院，因為場所改擴(kuò)建、管理人員不足等原因，降低人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和配置，如人事檔案管理無獨立的保密場所，溫度、濕度不達(dá)標(biāo)，從業(yè)人員兼職管理或不符合上崗資質(zhì)，保密制度不健全或形同虛設(shè)，人事檔案盒、檔案目錄、順序、紙張要求不符合國家標(biāo)準(zhǔn)或未按國家標(biāo)準(zhǔn)及時更新。

3.人事檔案管理業(yè)務(wù)落后。醫(yī)院的人事檔案管理工作手段較為落后主要體現(xiàn)在人事檔案材料的收集、歸檔、整理、分類、保管各方面。絕大多數(shù)醫(yī)院對人事檔案管理尚停留在紙質(zhì)資料的管理水平，純?nèi)斯す芾砣耸聶n案，造成人力、物力資源的大量浪費，管理過程也會存在一定的差錯，如歸檔材料遺失、錯放、漏放等。

4.人事檔案數(shù)據(jù)利用不足。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性，真實、有效的人事檔案是個人經(jīng)歷的反映，而個人經(jīng)歷是人才成長的寶貴財富。準(zhǔn)確了解干部成長經(jīng)歷，使之為醫(yī)院人力資源管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在培養(yǎng)人才、搭建梯隊等發(fā)面提供詳實、準(zhǔn)確的信息。而目前醫(yī)院在選人用人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)中往往忽視了人事檔案中存在的重要信息，僅在遇到提供親屬證明等事務(wù)性工作中發(fā)揮作用。

二、提升醫(yī)院人事檔案管理水平的建議

1.提高人事檔案管理人員的思想意識和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理人員應(yīng)符合國家要求，具有中共黨員身份，并嚴(yán)格按《檔案法》、《人事檔案保管制度》、《干部檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)要求執(zhí)業(yè)。強(qiáng)調(diào)人事檔案管理工作的重要性、保密性，提高從業(yè)人員的思想意識，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和再學(xué)習(xí)，對從業(yè)人員實行定期考核制度。在日常的檔案管理工作中強(qiáng)化保密意識，提高對人事檔案收集、分揀、歸檔、電子化等業(yè)務(wù)水平。按照管理權(quán)限在規(guī)章制度的制約下完成借閱流程。

2.加強(qiáng)人事檔案收集力度和材料甄別鑒定。人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院人員對人事檔案工作的重視程度，增加個人自覺及時移交檔案材料的宣教力度，并強(qiáng)化與人事檔案材料形成部門的溝通和有效聯(lián)系。同時，人事檔案管理人員應(yīng)提高對檔案材料真?zhèn)蔚蔫b別能力，練就對虛假材料真實性的還原能力。通過多種途徑保證檔案材料的真實性，如利用現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)工具對學(xué)歷學(xué)位等材料信息進(jìn)行核實認(rèn)證。

3.細(xì)化檔案分類，提高人事檔案利用率。組織部門已于2014年頒布了新的人事檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，新標(biāo)在原分類的基礎(chǔ)上對四類、九類等類目進(jìn)行了細(xì)化或微調(diào)，并對檔案用紙的大小和規(guī)格進(jìn)行了新的規(guī)范。人事檔案管理人員應(yīng)及時按照新規(guī)對干部人事檔案逐份逐頁進(jìn)行整改，以確保人事檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

4.創(chuàng)新檔案管理方式，建立信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫。人事檔案具有動態(tài)性、流動性，人事檔案管理工作也應(yīng)根據(jù)檔案特質(zhì)創(chuàng)新檔案管理方式方法。利用現(xiàn)有技術(shù)，對檔案進(jìn)行電子化制作，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。充分發(fā)揮信息系統(tǒng)檢索、查閱、掃描、復(fù)印等功能的便捷性，提高人事檔案的制作和利用效率。

醫(yī)院人事檔案管理是衛(wèi)生人力資源戰(zhàn)略管理的重要組成部分，只有不斷提升人事檔案管理水平，充分利用人事檔案數(shù)據(jù)，才能使之從躺在檔案室的靜態(tài)數(shù)據(jù)變成會說話的活字典，為醫(yī)院發(fā)展提供人力資源信息資源，真正促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院人事處 北京 100069）

（責(zé)編：若佳）