關于辦公自動化中計算機技術應用的研究

劉晨

（陜西省石泉縣自來水公司，陜西石泉 725200）

關于辦公自動化中計算機技術應用的研究

劉晨

（陜西省石泉縣自來水公司，陜西石泉 725200）

隨著科技的發展，計算機技術被廣泛應用到社會各個領域。辦公自動化是現代化辦公的標志，其載體是計算機技術貫。文章首先就辦公自動化的要求進行描述，其次分析辦公事務中采用計算機技術的優勢，再次就當前辦公自動化中計算機技術的應用狀況進行正反兩方面闡述，最后提出改進計算機應用的相關建議。文章的研究有助于辦公自動化的推進。

辦公自動化 計算機技術 數據處理

辦公作業在現代社會各個層面的生產和管理中起著重要的協調和溝通作用。其特點是工作繁瑣且工作量大［1］。隨著計算機技術、通信技術的迅速發展，以計算機應用為基礎的辦公自動化越來越得到人們青睞。辦公自動化能夠提升辦公效率、提高辦公質量、整合企事業資源，對其進行持續、深入研究有助于該項技術的推進。

1 辦公自動化的要求

辦公自動化（Office Automation，OA）尚無統一定義，但其要素有兩個：現代化辦公事務和有別于傳統紙筆的新機器、新設備。辦公自動化的目的是通過新型辦公方式，在現有組織架構內，提升協同辦公能力和強化決策一致性。應該說，不同企事業的辦公自動化的內容有所區別，但對期望要求是差不多的。筆者參閱文獻［2］，結合多年工作經驗，認為要成為“辦公自動化”必須滿足以下“訴求”：

（1）能改善企業的辦公環境。傳統辦公條件下，空間狹窄、資料凌亂是通病，采用辦公自動化后，應能原有空間的“擴展”和辦公環境的優化。

（2）可減少企業的人力需求。傳統辦公中，為了應對大量數據資料的處理和繁雜工作流程的管理，需要多個人員并行工作。辦公自動化應該實現以較少的人力處理更多的問題。

（3）應激發辦公人員的創新意識。由于辦公自動化為工作人員營造了輕松、開放的環境，并降低了原先工作量，使得員工可以有時間去學習和創新。

2 辦公自動化中進行計算機應用的優勢

經歷半個多世紀的發展，計算機技術已經非常成熟，其應用在辦公自動化中將有以下獨特優勢。

（1）數據處理獨立性。眾所周知，計算機的應用程序與數據庫是邏輯獨立的，二者互不干擾和影響，這有助于提高辦公自動化的效率。

（2）數據處理的一致性、準確性和完整性。在計算機環境下，雖然不同用戶可同時進行并行操作，但由于數據庫唯一，因此能保證數據傳遞、使用符合最嚴格的要求。

（3）辦公作業安全性。辦公自動化系統中，往往設置了分層權限、嚴密口令、加密措施和防火墻，使得無關人員不能接觸相關資料，因此極為安全。

（4）可實現流程自動化。辦公事務的大部分都具有流程特性，傳統辦公條件下需要專人奔波督促，且容易出錯。而在計算機環境下，流程一旦設定就具有提醒、考核等功效，可起到自動辦公效果。

（5）辦公各環節的痕跡自動保留。因計算機環境下需要進行賬戶認證，因此每一個事務處理環節均會留下辦理人員的登錄痕跡，這就給閉環管理創造了條件。

3 計算機技術在辦公自動化的應用現狀

現代辦公事務主要圍繞信息收集、處理、加工與存儲等環節展開。計算機技術在上述環節方面的應用情況為［3］：①數據處理。現代化辦公的重要任務是各種定量化分析，而利用計算機系統可將海量信息進行過濾、分類操作，降低數據冗余度，為數據加工提供高效手段；②文字處理。當前辦公中的編輯處理和版式設計基本采用Word、WPS、Excel等軟件，使得規范性大大提高；③圖形和圖像處理。計算機具有強大的圖像處理功能，能得到各類所需的清晰、完整統計圖形，便于掌握各種信息之間的潛在關系；④網絡通信。計算機網絡可有效溝通系統內各部門之間聯系，實現高度的資源共享和信息交流，從而極大提高辦公效率；⑤輔助決策。計算機系統能夠將海量信息進行有效整合，可對未來情況進行預測，可為決策人員提供方案參考；⑥電信會議。亦即計算機會議，其能實現遠距離開會，有利于節省時間。

不足之處：①因網絡的開放性，若計算機被病毒入侵，可能使辦工作業被迫中斷，或發生數據丟失、錯誤等問題；②高級程序的應用尚需要比較專業的知識，難于普適。③由于利用計算機進行信息傳遞速度快，因此一旦發生泄密將影響廣泛。

4 應對措施

為了提升辦公自動化和計算機技術之間的融合度，解決當前存在問題，提出以下應對措施：

（1）加強對辦公自動化及計算機技術應用的重視程度。當前，限于專業知識的薄弱，一些企事業單位的決策者對計算機應用功效存在認識上的局限性，同時因計算機使用效益的產生有一定滯后性和間接性，使得這些企事業單位在辦公自動化的投入不足（包括計算機軟、硬件設備采購以及人員培訓安排等）。因此應形成自上而下的對計算機應用的重視。

（2）完善辦公自動化建設體制。辦公自動化建設的一大任務就是根據企業需求選用計算機應用軟件，而當前有些企事業單位在進行該項工作的時候往往沒從實際情況出發，一味追求高配置，結果不但投資過大（如選用外國的一些軟件），而且不實用。長久以往，必然導致員工對辦公自動化的抵制。因此，應著力完善辦公自動化建設體制，使得從源頭上保證各項決策的正確性、合理性。

（3）營造良好的計算機應用外部環境。在辦公自動化推進過程中，應加強與高校的合作，一方面可滿足單位相關人員的培訓需求，另一方面也便于對辦公軟硬件的修正。

（4）提升各級參與辦公自動化人員的專業素養。企業開展辦公自動化，不關要求所有人員懂得怎么操作，還必須配置能維護辦公自動化軟硬件系統（如網絡殺毒、防火墻維護等）的專業技術人員，以備不時之需。

（5）督促辦公人員對計算機技術應用的自主學習。這包括兩個層面意思：①對于一些常用辦公軟件（如word、excel），應堅持自主學會運用；②要對計算機應用的一些注意點（如賬號保密、信息保密等）進行熟識。

5 結語

辦公自動化是大勢所趨，其技術支撐是計算機及網絡技術。不同企事業單位應在深入剖析應用問題的同時，制定針對性措施，使得辦公自動不斷向縱深推進。

［1］康超.辦公自動化中的計算機技術應用探究［J］.信息與電腦，2016，2（1）：53-55.

［2］林安娜.計算機技術在辦公自動化中的應用［J］.辦公自動化雜志，2014，271（2）：30-32.

［3］羅勝.辦公自動化中的計算機技術應用［J］.網絡安全，2015，（27）：162-163.

劉晨（1976—）女，陜西石泉人，本科，助理工程師，主要從事辦公室主任兼財務出納。