不同類型公文來文的數字化統一處理方法芻議

劉 康（江蘇省無錫市人民檢察院，江蘇 無錫 214002）

?

不同類型公文來文的數字化統一處理方法芻議

劉 康
（江蘇省無錫市人民檢察院，江蘇 無錫 214002）

摘 要：隨著社會科技的不斷進步以及政府辦公信息化的推進，政府機關相繼建立了公文處理系統，對數字化文檔應用也逐漸增多，如何將公文來文中傳統的信函、傳真等紙質介質以及不同格式的數字文檔統一處理成一種數字文檔就顯得尤為重要。本文結合筆者實際工作中嘗試，為不同類型公文來文的數字化統一處理提供了一種行之有效的解決方法。

關鍵詞：政務管理；公文來文；數字化處理

在全國加快信息化建設速度和辦公自動化迅速發展的形勢下，電子政務、網上辦公快速普及，基于C/S、B/S等架構的政府機關內部公文處理系統（以下簡稱“OA系統”）已成為政府機關政務管理的標配，OA系統的運用徹底改變了長期以來形成的紙質文件手工收發、報送、流轉、簽發、歸檔等習慣，走上了一條政府機關內部公文普遍數字化、信息充分共享、工作高度協作之路。通過OA系統處理的數字化公文，公文格式高度統一、公文處理過程責任明晰、公文處理時間下降到分秒、公文流轉的安全性、可靠性及準確性也得到了有效保障，使得政府機關工作效率進一步提高，辦公資源進一步優化。然而作為OA系統重要數據信息來源之一的公文來文（非涉密性來文，以下相同），由于來源渠道不一、來文形式不一、來文格式不一、來文數量較多，使得公文來文的數字化統一處理變得比較棘手。如何把不同類型公文來文統一成一種數字文檔格式，已成為當前政府機關辦公室政務管理工作的重要課題。

1 公文來文的幾種類型

政府機關的工作離不開公文，它是信息傳遞的主要渠道。例如2015年，筆者所在機關收到的來文就有2500件，來文類型比較多，主要有以下幾種：

1.1 信函。這是比較傳統的來文方式，其介質為紙質文件，能較好地體現公文紅頭紅章的嚴肅性。由于近年來各級政府機關公文處理機要通道的相繼運用，此類來文逐年減少，目前只占來文總數的10%左右。

1.2 傳真。這也是相對傳統的來文方式。傳真（fax， 是facsimile的簡寫形式，有時也叫telecopying）是指用電話傳輸經掃描的印刷材料（文本或圖像）。原始文件被傳真機掃描并轉換為位圖文件，并作為電信號通過電話系統傳輸，接受傳真的傳真機或打印機重新恢復那個電碼圖像并打印出公文的復印件。由于傳真的特殊性，其介質一般為黑白紙質文件。目前此類來文占到來文總數的5%左右。

1.3 黨政機關機要通道。這是一種采用方正CEB格式的數字化來文方式。CEB格式是由北大方正公司獨立開發的電子書格式，由于在文檔轉換過程中采用了“高保真”技術，可以最大限度地保持原來的樣式。正是基于這種特點，目前在我國政府機關公文處理中應用廣泛。方正Apabi Reader（阿帕比）是CEB格式的指定閱讀軟件，Apabi Reader還具有字體縮放、書簽、做筆記、書籍管理、翻譯和文字部分拷貝功能，能盡量符合傳統的閱讀習慣。在配合專用電子印章（以下簡稱“KEY”）的情況下可以實現帶紅頭紅章的文件閱讀，亦可打印帶有紅頭紅章的紙質公文。目前，此類來文逐年增多，約占來文總數的55%。

1.4 條線機要通道。這是一種采用書生SEP格式的數字化來文方式。SEP是中文平臺上通用的、優秀的、安全可靠的文檔分發和交換格式，基于書生公司達到國際先進水平的技術構建。SEP符合傳統紙張特性，可以完整地原版原貌地轉換各種來源的應用程序所生成的電子文檔，為政府與企事業單位的文檔一體化工作和電子政務建設提供了值得信賴的文檔解決方案。書生閱讀器（Sure Sense SEP Reader）在配合KEY的情況下可以實現帶紅頭紅章的文件閱讀，亦可打印帶有紅頭紅章的紙質公文。目前，此類來文約占來文總數的30%。

2 數字文檔一體化處理的幾種嘗試

為了更好地把紙質介質及數字文檔統一處理成一種數字文檔，并融入基于B/S結構的OA系統中，筆者進行了幾種不同方式的嘗試，并最終選擇出最優最便捷的方法。

2.1 把紙質介質掃描后OCR識別轉換成WORD格式文件。這種方式的優點是：紙制介質轉化成WORD文檔后，對于進一步編輯、采集利用相對比較便捷。缺點是：轉換步驟比較煩瑣，OCR識別時間較長，往往一份文件掃描識別轉換需要的時間在20分鐘左右（以10頁 A4紙公文為例），OCR識別率不高，最多在90%左右，如果原文件是傳真件，在傳真過程中產生的圖像污漬會使得識別率大大下降。同時轉換成WORD格式文件后，原文件的紅頭紅章無法體現。

2.2 把紙質介質掃描成JPG格式，然后再通過CEB或SEP編輯器轉換成CEB或SEP格式文件。這種方式的優點是：能較好地體現原紙質介質的文頭及印章。缺點是：通過CEB或SEP編輯器編輯的過程比較煩瑣，掃描并制作1份CEB或SEP格式文件需時20分鐘左右（以10頁A4紙公文為例）。同時，由于CEB和SEP格式的通用性不佳，需在OA系統的每個客戶端上都安裝相應的閱讀軟件才能閱讀，加重了OA系統技術人員對客戶端的維護工作量。

2.3 CEB和SEP格式文件直接導入OA系統中。這種方式的優點：最快捷。缺點：由于CEB和SEP格式文件只有采用了相應的硬件KEY后才能顯示和打印原文件的紅頭紅章，所以必須在OA系統的每個客戶端電腦上配備相應的KEY，在KEY設備采購添加上成本比較高，在后繼維護上也比較煩瑣。

2.4 把CEB和SEP格式文件打印成紙質介質，連同信函、傳真等紙質介質一起掃描成PDF格式。PDF（Portable Document Format的簡稱，意為“便攜式文檔格式”），是由Adobe Systems用于與應用程序、操作系統、硬件無關的方式進行文件交換所發展出的文件格式。這一特點使它成為進行電子文檔發行和數字化信息傳播的理想文檔格式。PDF具有許多其他電子文檔格式無法相比的優點，它可以將文字、字形、格式、顏色等封裝在一個文件中打包存儲，還可以包含超文本鏈接、聲音等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。同時，無論在哪種打印機上都可保證精確的顏色和準確的打印效果，即PDF會忠實地再現原文件的每一個字符、顏色以及圖像。這種轉換方式是筆者選擇的最優最便捷方式，從使用的情況來看，如采用每分鐘60頁、雙面120頁的黑白彩色高速送紙型掃描儀，掃描精度（dpi）為200，10頁A4紙公文只需幾秒鐘就可轉化成帶頭紅頭紅章的PDF文檔，同時CEB和SEP格式文件打印的紙質介質以及信函、傳真等紙質介質可作為紙質檔案進行歸檔，減少了不必要的浪費。這種方式唯一的缺點就是OA系統的每個客戶端電腦上必須有PDF閱讀軟件，但考慮到目前幾乎所有電腦上都會安裝不同類型的PDF閱讀軟件，即使沒有安裝，有些瀏覽器及文檔軟件也能支持打開并閱讀，因此這一缺點也就顯得微不足道了。

3 紙質文件掃描成PDF格式數字文件需要注意的幾點

在實際應用中，筆者覺得以下幾點對于高效、整潔地制作一份PDF格式數字文件至關重要。

3.1 盡量采用帶雙面輸稿器的高速送紙型掃描儀。實踐證明，一臺帶雙面輸稿器的高速送紙型掃描儀，能大大節約工作時間，減少工作強度，提高工作效率。

3.2 紙質文檔放入掃描儀輸稿器中盡量要放正。由于高速掃描儀送紙速度較快，稍有不慎，不正的文件就會掃描成傾斜。因此紙質文件放入輸稿器時盡量要放正放整齊，原稿若有傾斜或者在掃描中文稿放置不正而出現的偏差要及時調整，這樣掃描后的文件就比較美觀，所見即所得。

3.3 掃描時掃描精度適中即可。掃描精度越高，掃描文件就大。在實際操作中，掃描精度在200Dpi，幾乎就可以非常真實地再現文件的原貌，又節省存儲空間。

綜上所述，處理不同類型的公文來文是政府機關的重要內容之一，采用統一、高效的數字化處理方式能使公文來文進一步匹配OA系統，使公文傳輸更加快捷、格式標準也統一化，極大地提高工作效率。隨著社會不斷發展、科學技術日新月異，數字文檔一體化處理工作也將面臨更多新挑戰，要不斷根據實際情況做出相應調整以配合時代發展的需要。

參考文獻

［1］樓建晴，沙紅.高校收文數字化管理及安全性之實現［J］.蘭臺世界，2006（9）：34.

［2］陶巖.文件掃描—紙質文件數字化的重要途徑［J］.辦公室業務，2003（12）：40-41.

［3］徐志剛，繆梓倫.紙質公文一體化處理方法芻議［J］.信息化建設，2011（8）：23-25.

［4］趙丁丁.機關文印部門對公文處理過程的變化［J］.計算機光盤軟件與應用，2013 （8）：122-123.

中圖分類號：TP391

文獻標識碼：A