信息化環(huán)境下的企業(yè)檔案信息管理

◎張輔云

信息化環(huán)境下的企業(yè)檔案信息管理

◎張輔云

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，在當(dāng)今時(shí)代企業(yè)信息化也逐漸發(fā)展，信息化使得企業(yè)檔案管理方便快捷，但是與此同時(shí)也帶來了一系列的問題、難題。本文主要論述了企業(yè)檔案管理所出現(xiàn)的問題及變化。

企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題

信息多元化問題。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要是以紙質(zhì)文檔為主要載體，并且管理比較嚴(yán)格而且也十分有效。在如今的信息化時(shí)代，企業(yè)管理會(huì)運(yùn)用當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將企業(yè)的信息以文字，圖像，聲音等各種信息作為載體來進(jìn)行保存。信息化管理能夠改進(jìn)企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，將內(nèi)部與外部信息進(jìn)行整理融合，建立比較龐大的企業(yè)數(shù)據(jù)管理體系，各種各樣的載體及企業(yè)信息內(nèi)容給企業(yè)信息一體化管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

電子檔案與紙質(zhì)擋案一致性問題。企業(yè)信息化大部分的工作擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)方法，它是以網(wǎng)絡(luò)和信息做為平臺(tái)，從而對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作進(jìn)行管理。因此，這就促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，我們可以很方便的在一個(gè)軟件上對(duì)所做內(nèi)容進(jìn)行無數(shù)次的設(shè)計(jì)與修改。等到設(shè)計(jì)修改完成之后，我們將保存紙質(zhì)及電子版信息。但是如今面臨的一個(gè)問題是我們無法保證圖紙的變更問題，紙質(zhì)版文件不能夠與電子版對(duì)應(yīng)起來。這個(gè)電子版文件與紙質(zhì)版文件的統(tǒng)一性問題也是企業(yè)檔案面臨的重大難題，如何采取有效的措施來保證信息能夠真實(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)實(shí)際情況著實(shí)讓企業(yè)檔案管理者頭疼。

“信息孤島”問題。企業(yè)檔案管理部門是保存企業(yè)生產(chǎn)以及管理等重要信息的部門，它作為企業(yè)信息的集散地具有較強(qiáng)的信息優(yōu)勢(shì)，但是與此同時(shí)也同樣存在著“信息孤島”的危機(jī)。其主要原因有以下幾點(diǎn)：第一個(gè)方面，雖然現(xiàn)在是信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)，但是在企業(yè)管理方面運(yùn)用的還不是很成熟，企業(yè)檔案信息還不能和其他信息很好的聯(lián)系起來；第二個(gè)方面，鑒于現(xiàn)在信息化管理不是很成熟，企業(yè)的大部分電子文件還沒有向企業(yè)檔案部門提交，這些電子檔案還處于一種分散的狀態(tài)，不能實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理；第三個(gè)方面，現(xiàn)在的信息化發(fā)展，企業(yè)所用的軟件也是各種各樣的，不同的公司之間采取的軟件不一樣，那么在數(shù)據(jù)交換或者交流的時(shí)候就不能實(shí)現(xiàn)資源的共享。信息化軟件的標(biāo)準(zhǔn)問題也是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重大問題。

企業(yè)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題。企業(yè)信息化管理應(yīng)該具有準(zhǔn)確性、可靠性以及及時(shí)性的特點(diǎn)，這樣才能夠保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)準(zhǔn)確性以及各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是我國大多數(shù)的企業(yè)還是處于傳統(tǒng)的管理模式之中，很大一部分企業(yè)的數(shù)據(jù)庫還是處于完善的階段，各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)正等待進(jìn)一步的完善。這樣就影響了企業(yè)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，安全性以及及時(shí)性，阻礙了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

對(duì)策

抓住機(jī)遇,全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。信息系統(tǒng)有十分完善的數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)之所以能夠成功的運(yùn)行是由于對(duì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)的研究，數(shù)據(jù)庫的管理對(duì)于企業(yè)的建設(shè)具有至關(guān)重要的作用。企業(yè)的檔案部門保存了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等重要的資源，是企業(yè)信息數(shù)據(jù)的集散地，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)的重要組成部分。企業(yè)的檔案管理部門要根據(jù)企業(yè)自己的情況進(jìn)行規(guī)劃和要求，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化平臺(tái)，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行有效的管理及利用。

健全制度、加強(qiáng)監(jiān)管、規(guī)范管理。企業(yè)的信息化過程改變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理，是企業(yè)創(chuàng)新的表現(xiàn)，它的創(chuàng)新表現(xiàn)在技術(shù)、制度以及管理方面。建立了比較科學(xué)的管理制度，企業(yè)檔案部門運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案管理制度以及方法進(jìn)行創(chuàng)新。為了保證企業(yè)的檔案工作在這樣的環(huán)境下的發(fā)展，我們必須健全檔案管理制度。我們應(yīng)該及時(shí)的調(diào)整企業(yè)檔案包括的內(nèi)容，及時(shí)調(diào)整企業(yè)的信息，特別是對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的文件。數(shù)字化檔案方便快捷，我們要建立相應(yīng)的管理制度，對(duì)電子檔案的安全以及保密性做出相應(yīng)的規(guī)定。公司要對(duì)企業(yè)的各種文件進(jìn)行監(jiān)管，確保電子版檔案與紙質(zhì)版檔案一致，并且真實(shí)有效。將檔案進(jìn)行歸類管理是對(duì)企業(yè)管理的重要的一環(huán)，企業(yè)檔案部門要積極參加質(zhì)量認(rèn)證的活動(dòng)，確保信息制度化和規(guī)范化。

完善檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的集成和共享。任何行為都有標(biāo)準(zhǔn)，是否標(biāo)準(zhǔn)化是評(píng)價(jià)檔案信息化穩(wěn)步發(fā)展的重要條件。企業(yè)檔案管理要根據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，要實(shí)現(xiàn)信息采集、信息交換和數(shù)據(jù)維護(hù)的統(tǒng)一，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)各種信息的匯集以及信息安全性，這樣才能使數(shù)字化管理走進(jìn)我們的生活。

綜上所述，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來越廣泛，與此同時(shí)，也給檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式以及技術(shù)已經(jīng)與時(shí)代脫節(jié)，無法適應(yīng)時(shí)代的需求。檔案管理工作者要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來提高信息管理的能力，使檔案信息管理在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。

（作者單位：長沙市望城區(qū)第一中學(xué)）