巧用Excel自動生成資產負債表

◎吳強

巧用Excel自動生成資產負債表

◎吳強

會計電算化雖已普及，但各種報表格式卻沒完全統一，如只通過手工編制則較為繁瑣。Excel可降低會計工作強度，提高工作效率。針對在新會計制度下，本文通過實例闡述如何利用Excel函數, 設置最新資產負債表表格，實現會計數據的相互引用 ,迅速準確生成要求格式資產負債表。

財務軟件的普及提高了會計工作效率，但在使用中發現財務軟件并不能完全解決實際問題。例如許多數據接口不統一問題，如仍采取抄取等初級處理方式，則工作量非常繁重且容易出錯，其中資產負債表的導入導出問題尤為明顯。資產負債表數據接口問題可采取導出總賬科目余額表數據后, 借助Excel數據處理功能，解決數據接口不統一問題，完成數據合并、增減和傳遞。自動生成資產負債表 ，在一定程度上能夠延伸財務軟件功能。

獲取總賬科目余額表

在工作中，常會遇到財務軟件應用報表數據接口格式不一致。如：企業間數據接口格式不一致；財務軟件預設參數及功能無法滿足業務變化需求；企業與稅務、工商等機構的數據接口格式不一致等。由于數據接口不一致，使部門之間的數據無法自由導入導出。其實可通過導出或自制總賬科目余額表，按照各接口部門要求生成相應報表，就能解決報表數據導入導出問題。一般獲取總賬科目余額表主要有以下途徑：

通過財務軟件，引出總賬科目余額表為Excel文件。通過金蝶財務軟件導出數據步驟如下：打開金蝶財務軟件的科目余額表，點擊“文件”→“引出數據”，數據類型選擇“MS Excel 97-2002（*.xls）” →“確定”→輸入文件名并保存到指定的位置。其他財務軟件的操作大同小異。

如沒有購買財務軟件，只能手工錄入總賬科目余額表。由于資產負債表只需要總賬期初和期末數據，所以在手工錄入數據時，只需按需錄入相關數據。但為確保數據唯一性，必須錄入國家統一會計編碼。具體“總賬科目余額表“如圖1所示，錄入期末和期初的借貸方余額即可。并把此工作表命名為“總賬科目余額表”。

設置資產負債表格式

資產負債表是根據資產、負債和所有者權益三者之間平衡關系，把日常經營活動信息按特定分類標準和順序加工而成。我國采用賬戶式資產負債表，為保證數據導入，首先應設置表頭項目：報表名稱、填制日期、報表編號、金額單位等，需特別加入“科目編碼”，便于獲取相應賬戶余額。賬戶式資產負債表是根據“資產=負債+所有者權益”將報表分成左右兩部分，左邊反映資產，右邊反映負債和所有者權益，按其構成項目依據流動性進行分類排序，并使左右兩邊總額相等，結構如圖2所示。

資產負債表的編制原理

為提供比較信息，各項目均需填列“年初余額”和“期末余額”兩欄數字。 “期末余額”欄各項目填列方法有如下三種：

根據總賬賬戶期末余額直接填列。大部分項目“期末余額”可根據有關總賬賬戶期末余額直接填列，如“交易性金融資產”、“應收票據”、“固定資產清理”、“應交稅費”等項目。

根據明細賬戶期末余額分析計算填列。部分項目“期末余額”需根據有關明細賬戶期末余額分析計算填列。 “應收賬款”項目，應根據“應收賬款”賬戶和“預收賬款”賬戶所屬明細賬戶的期末借方余額合計數，減去“壞賬準備”賬戶中有關應收賬款計提壞賬準備期末余額后的金額填列。“預付款項”項目，應根據“預付賬款”賬戶和“應付賬款”賬戶所屬明細賬戶期末借方余額合計數，減去“壞賬準備”賬戶中有關預付款項計提壞賬準備期末余額后的金額填列。還有“應付賬款”“預收款項”、“應收票據”、“應收股利”、“應收利息”、“其他應收款”等項目按要求計算填列。

根據總賬賬戶期末余額計算填列。一部分項目“期末余額”需根據有關總賬賬戶的期末余額計算填列。“貨幣資金”項目，應根據“庫存現金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”等賬戶期末余額合計填列。 “存貨”項目，應根據“材料采購”、“原材料”、“周轉材料”、“庫存商品”、“生產成本”等賬戶期末余額之和，減去“存貨跌價準備”賬戶期末余額后金額填列。還有“固定資產”、“無形資產”、“在建工程”等項目按照相關的編制原理進行計算填列。

編制資產負債表

根據資產負債表編制原理，主要有三種獲取公式編制。

根據總賬賬戶期末余額直接獲取：此類期末數據獲取，用VLOOKUP函數可直接獲取。為方便計算，在“統一編碼”列填入了此賬戶國家統一會計編碼，如圖2所示。例如“應收票據”的期末數據D8單元格錄入“=VLOOKUP(A8,總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)”。“A8”表示應收票據會計編碼，“總賬科目余額表!$A$5:$F$81”表示數據獲取范圍，“$”表示絕對引用。其中各列數據如圖1所示。“5”表示返回第5列數據，即“應收票據”期末借方余額。“0”表示精確查找。

根據明細賬戶期末余額分析計算獲取。此類期末數據獲取，通過VLOOKUP函數獲取，特殊點為需要減去備抵賬戶期末數據，如圖2所示。例如“應收賬款”的期末數據D9單元格里錄入“=VLOOKUP(A9,總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)-VLOOKUP("1231",總賬科目余額表!$A$5:$F$81,6,0)”， “A9”表示應收賬款會計編碼，“1231”表示“壞賬準備”會計編碼。其中各列數據如圖1所示。“6”表示返回第6列數據，即“壞賬準備”期末貸方余額。

根據總賬賬戶期末余額計算獲取。此類數據獲取是通過多個會計賬戶數據獲取。如 “貨幣資金”項目，應根據“庫存現金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”等賬戶期末余額合計獲取。具體公式如下：“=VLOOKUP("1001",總賬科目余額表!$A$5 :$F$81,5,0)+VLOOKUP("1002",總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)+VLOOKUP("1012",總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)”，“1001”、”1002”和“1012”分別表示“庫存現金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”。

通過設置特定接口資產負債表，達到財務數據的便捷導出導入，在一定程度上解決了手工錄入的缺點，也解決了財務軟件不能針對企業個性化輸出財務報表的弊端。通過開放式按需編制數據接口，獲取對口數據，解決不同企業之間數據接口數據不一致問題，可為分析財報數據打好堅實基礎。

（作者單位：貴州商學院會計學院）