探析檔案管理模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代的變化之路

于興華

[摘要]隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，并為我國(guó)檔案管理工作帶來了很大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響非常顯著，文章綜合采用了文獻(xiàn)法、分析法，從資源、對(duì)象、手段、人員等角度出發(fā)，對(duì)檔案管理變化之路進(jìn)行了探析，并提出了幾個(gè)創(chuàng)新路徑，能夠?yàn)槲覈?guó)檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下取得可持續(xù)發(fā)展提供一些新的思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；大數(shù)據(jù)；模式創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.129

自全球知名公司麥肯錫提出“大數(shù)據(jù)時(shí)代”這個(gè)概念以來，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用開始日趨完善。由于大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楦鱾€(gè)領(lǐng)域提供科學(xué)、多樣的信息資源，因此迅速獲得了社會(huì)各界的認(rèn)可，并在金融、通信、軍事等多個(gè)領(lǐng)域得到了充分的應(yīng)用。作為一項(xiàng)傳統(tǒng)性的服務(wù)工作，檔案管理是一個(gè)部門甚至一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，具有至關(guān)重要的地位。隨著我國(guó)信息化建設(shè)步伐的不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理迫切需要針對(duì)性的改革和創(chuàng)新。基于此，如何使檔案管理能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代變化，實(shí)現(xiàn)管理效率的穩(wěn)步提升，是擺在我國(guó)各級(jí)檔案管理部門面前的一個(gè)重要課題。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理變化趨勢(shì)

1.1 數(shù)據(jù)資源更加豐富化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)出了越來越豐富的大趨勢(shì)，并已經(jīng)成為檔案管理工作面臨著重大發(fā)展機(jī)遇。一方面，檔案管理中的數(shù)據(jù)資源數(shù)量開始大量提升。以一個(gè)市級(jí)檔案館為例，在大時(shí)代背景下，其每年的檔案數(shù)量在以10%以上的速度增加。[1]另一方面，檔案管理中的數(shù)據(jù)資源形式也逐漸多樣化。從原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)版，逐漸擴(kuò)展到了紙質(zhì)、聲音、圖像、實(shí)物等多種檔案存儲(chǔ)模式，并共享合作，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資源的內(nèi)部整合。從這個(gè)意義上說，數(shù)據(jù)資源更加豐富化，是基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理的一個(gè)重大變化趨勢(shì)，也是今后需要重點(diǎn)改進(jìn)的領(lǐng)域之一。

1.2 服務(wù)對(duì)象更加多元化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)背后反映出的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、社會(huì)發(fā)展變遷趨勢(shì)是非常明顯的，對(duì)于我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的各個(gè)企業(yè)助益均非常之大。特別是一些非公有制的中小企業(yè)，如果能夠借由檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)的處理，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中就會(huì)搶占先機(jī)、獲得一席之地。因此，服務(wù)對(duì)象的多元化也逐漸成為我國(guó)檔案管理工作的重要趨勢(shì)之一。舉例來說，檔案管理服務(wù)的人群可能從原來的黨政機(jī)關(guān)、教師等職業(yè)人員拓展到工人、企業(yè)家、自由職業(yè)者等多種人群，充分體現(xiàn)出惠及千家萬戶的重要優(yōu)勢(shì)。[2]但是，我們還應(yīng)該看到，雖然檔案管理對(duì)象日趨多元化的趨勢(shì)不可更改，但是也為檔案管理工作的服務(wù)水平、安全保障提出了更高的要求，迫切需要進(jìn)一步提升綜合管理水平。

1.3 技術(shù)手段更加科學(xué)化

在檔案管理工作中，技術(shù)手段正在發(fā)生著突飛猛進(jìn)的變化與革新，并為檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，人工手寫和單一計(jì)算機(jī)輸入的技術(shù)非常普通，但是這種簡(jiǎn)單的管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息處理的要求。因此，迫切需要對(duì)傳統(tǒng)高的信息管理技術(shù)進(jìn)行革新，這也是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理工作帶來的重要挑戰(zhàn)。實(shí)際上，目前相當(dāng)一部分的檔案管理部門已經(jīng)在著手云計(jì)算的研究和引用，信息管理技術(shù)的水平正在不斷提升。毫不夸張地說，技術(shù)水平的提升，是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)，且是未來需要突破的重點(diǎn)區(qū)域。

1.4 管理人員更加專業(yè)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作，管理人員作為重要的執(zhí)行者，其專業(yè)化發(fā)展趨勢(shì)也是非常明顯。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員只需要熟悉現(xiàn)有的流程，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的整理，也能夠基本勝任服務(wù)對(duì)象的需求。但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理提出的要求是非常嚴(yán)格的，其龐大的數(shù)據(jù)資源需要更為專業(yè)化的管理技術(shù)，更需要大量掌握專業(yè)技能的人才。同時(shí)，新形勢(shì)下檔案管理需要服務(wù)的對(duì)象是多元化的，更是對(duì)管理人員綜合素質(zhì)提升、專業(yè)化建設(shè)提出了更高的要求。基于此，檔案管理人員專業(yè)化，也是大時(shí)代背景下檔案管理工作的重要趨勢(shì)之一。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理模式創(chuàng)新路徑

2.1 依托智能工具，完善資源收集方式

在檔案管理工作中，資源的收集是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，是充分發(fā)揮出檔案重要性的基本保障。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，各項(xiàng)資源開始呈井噴式的出現(xiàn)，為資源收集工作帶來了重大挑戰(zhàn)。基于此，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理，需要對(duì)資源方式進(jìn)行進(jìn)一步創(chuàng)新，并逐步加快對(duì)智能工具的利用和使用。一方面，要在繼續(xù)完善紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步創(chuàng)新電子檔案構(gòu)建模式，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、云技術(shù)等方式，將相關(guān)的信息儲(chǔ)存在電腦、光盤、磁盤中，使得檔案查詢更為便利、高效。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源的監(jiān)控和收集。在目前信息大爆炸的背景下，網(wǎng)絡(luò)是我國(guó)大多數(shù)居民獲得信息、分享信息的重要途徑，因此檔案管理部門要依托智能工具，對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行整理和處理，并輔以專業(yè)化的數(shù)據(jù)分析，為廣大的服務(wù)對(duì)象提供更為科學(xué)的信息資源。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)理念，提升檔案服務(wù)水平

從本質(zhì)上說，檔案管理工作并沒有產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是它通過為社會(huì)各界提供必要的信息數(shù)據(jù)來創(chuàng)造出了很多隱形的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。從這個(gè)層面來看，檔案管理工作實(shí)際上就是一項(xiàng)服務(wù)，因此就要從服務(wù)理念上入手，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)水平。[3]首先，要大力開展綜合服務(wù)。檔案管理工作既要高度重視紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、管理和使用，還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案和數(shù)據(jù)信息的整合，為廣大的查詢者提供便捷的查閱服務(wù)。其次，要大力開展區(qū)別化服務(wù)。鑒于檔案的服務(wù)對(duì)象日益多元化，對(duì)不同的人群就要積極探索區(qū)別化服務(wù)。例如，對(duì)方便上網(wǎng)的年輕人，可以多鼓勵(lì)其查找電子信息資源，為行動(dòng)不便的老年人提供單獨(dú)的閱覽室，等等。最后，還要適當(dāng)提供上門服務(wù)。對(duì)于一些不便到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查詢的特殊人群，如果確有必要性，可以在嚴(yán)格審批的前提下適當(dāng)開展上門服務(wù)。

2.3 加快技術(shù)創(chuàng)新，保障檔案數(shù)據(jù)安全

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，信息流通的速度也在飛速增加，在為我們提供便捷服務(wù)的同時(shí)也帶來了信息安全問題。如果檔案信息數(shù)據(jù)安全性不夠，很多涉密檔案信息就會(huì)外流，將對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、安全等多個(gè)方面均可能造成不良影響。因此，在今后的檔案管理創(chuàng)新工作中，要高度重視技術(shù)創(chuàng)新，為檔案管理工作營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。一方面，要多引進(jìn)國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的防火墻技術(shù)，對(duì)一些惡意破壞檔案系統(tǒng)的行為從技術(shù)層面進(jìn)行嚴(yán)格的管控。另一方面，要多培養(yǎng)一些專業(yè)的數(shù)據(jù)安全、計(jì)算機(jī)安全人才。可以多從專業(yè)對(duì)口的應(yīng)屆畢業(yè)生中擇優(yōu)進(jìn)行錄取，并重點(diǎn)培養(yǎng)，以此來逐步壯大我國(guó)檔案管理信息安全人才隊(duì)伍。

2.4 強(qiáng)化進(jìn)取意識(shí)，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)

在管理人員層面，要進(jìn)一步增強(qiáng)其進(jìn)取意識(shí)，要讓廣大的檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身為人民服務(wù)的重要使命，并使其能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)自身的要求，不斷提升自身綜合素質(zhì)。一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。在實(shí)際工作中，可以通過采取常規(guī)培訓(xùn)與階段性培訓(xùn)相結(jié)合的方式，對(duì)檔案管理人員急需提升的技能進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，使其專業(yè)技能得到進(jìn)一步提升。另一方面，要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的使命感、榮譽(yù)感教育。可以通過開展主題活動(dòng)、樹立模范典型等方式，引導(dǎo)廣大的檔案管理人員實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，并積極鼓勵(lì)其積極投身到當(dāng)前的“兩學(xué)一做”等活動(dòng)中來，使得為人民服務(wù)的水平進(jìn)一步提升。

3 結(jié) 論

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代仿佛一柄雙刃劍，既為我國(guó)檔案管理工作帶來很多變革與挑戰(zhàn)，也為其創(chuàng)新帶來重大的發(fā)展機(jī)遇。目前，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理已經(jīng)呈現(xiàn)出資源豐富化、對(duì)象多元化、技術(shù)科學(xué)化、人員專業(yè)化等趨勢(shì)，并已經(jīng)對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等多個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。因此，我國(guó)今后要將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時(shí)代背景緊密結(jié)合起來，從資源收集、服務(wù)方式、安全保障、人員水平等多個(gè)角度出發(fā)，共同推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作，為我國(guó)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的“中國(guó)夢(mèng)”貢獻(xiàn)出一份應(yīng)有之力。

參考文獻(xiàn)：

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[2]吳明忠.關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的研究[C].中國(guó)航空學(xué)會(huì)管理科學(xué)分會(huì)2015年學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集，2015.

[3]許文君.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2015（4）.