企業單位文書檔案管理信息化建設初探

王 霞

國網四川省電力公司映秀灣水力發電總廠 611830

企業單位文書檔案管理信息化建設初探

王 霞

國網四川省電力公司映秀灣水力發電總廠 611830

企業檔案是指企業在生產經營過程中產生的具有保存價值的各種文件材料。企業通過對材料的整理、開發和運用，提高企業的競爭力。為了滿足新時代對于文書檔案管理的要求，必須對企業文書檔案進行信息化建設。本文主要對兩種檔案管理方式進行了比較，發現信息化管理中的問題并提出建議，以此提高企業可持續發展的能力。

企業單位；文書；檔案管理；信息化；建設

文檔管理主要是對材料的收集和整理，涉及面比較廣，容易引發混亂。傳統的文書檔案管理中存在著一定的弊端，不再滿足現在工作的需要，為了提高工作效率，文書檔案管理工作必須進行信息化改革。

一、傳統文書檔案管理的弊端

（一）文檔易損。傳統的文書檔案大都是用紙記錄，紙這種材質比較脆弱，反復的翻閱和整理會讓紙張磨損。同時，作為傳統文檔載體的紙屬于易燃物品，也怕液體的侵蝕，在檔案保管時，一時不察就可能造成損毀，特別是一些珍貴的文獻檔案，更是經不起折騰。隨著企業的快速發展，對于各項文檔的需求增加，這就造成了一定的矛盾。由此可見，文檔易損的特質是不利于文檔管理的。

（二）檔案閱覽的局限性。傳統的檔案管理方式導致檔案閱覽中存在著局限性。其表現如下。首先，受到時間、空間的限制。由于傳統的檔案一般都是統一放在檔案閱覽室，如果想查找檔案必須要到固定的地方，別的地方是沒有的。同時，檔案管理室的工作人員的上下班時間也影響了檔案查找的便利性。其次，不能共享。紙質檔案的收錄大多都是僅此一份，只能同時滿足一人的需求，如果多人查找統一檔案就需要排隊等候，嚴重影響了工作效率。最后，工程量大。面對眾多的檔案信息，要想獲得自己所要的資料，就要通過人工的方式一頁頁進行翻找，浪費大量的時間。

（三）管理復雜。往往一個企業是公用一個檔案閱覽室的，也就是說檔案管理是面向各部門所有人員的，工作人員不僅要記錄檔案的借閱情況，同時要對閱讀后檔案進行重新整理分類，工作的繁瑣導致了工作量的增加。

二、文化檔案管理信息化的優勢

（一）保證了文檔內容的安全性。相較于紙質文檔可以隨手翻閱的情況，信息化檔案管理可以通過給檔案進行權限設置來確保文檔內容的保密性。同時，在文件查找時，避免了傳統的大范圍翻找的情況，查找過程的簡化，也有利于保障文檔的安全性。

（二）打破了時間、空間的限制。信息化檔案管理主要是利用網絡共享平臺，將所管理的檔案信息放在網上統一管理。在信息查詢時只需要在電腦上進行借閱即可，節省了文檔的查找時間。如果需要實物的參考，也可以利用網絡平臺了解借閱信息，大大的提高了檔案的利用率。

（三）優化了管理模式。通過信息化管理可以省去人工管理中的很多麻煩，例如，免去借閱登記、檔案分類整理等問題，減少了工作人員的工作量，提高了文書管理工作的效率。

（四）提高了檔案的查詢速度。信息化管理中對于檔案的查詢只需要在電腦上輸入所查詢內容的關鍵詞，即可得到所查詢內容，改變了傳統管理中大范圍翻找的情況。大幅度的節約了查找時間，提高了查詢速度。

三、文書檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）存在安全隱患。由于文書檔案的保密性比較高，所以對于存放環境的安全性要求嚴格。雖然，在網絡發展中一直強調網絡安全的重要性，但是目前的網絡環境仍舊不能得到足夠的保障。網絡文檔有可能會受到病毒的感染，黑客的攻擊，除此之外，工作人員的網絡操作水平也對網絡安全起到重要的影響，技術不高或操作不當都有可能造成文檔的丟失。

（二）對檔案管理的重視程度不高。現在的很多企業對于文檔管理工作認識不足，認為其在工作中沒有重要影響，忽視了信息化建設的意義和作用，缺乏人力、物力的投入，阻礙了文檔管理的信息化建設，

（三）欠缺統一的信息化建設標準。企業在進行文書檔案信息化建設時，沒有考慮到通用性，文檔編號混亂，不利于文檔的統一管理。欠缺統一性，對于所用軟件能否在計算機上適配，考慮不完全。這種情況的存在，給信息查找造成了麻煩。

四、提高文書檔案信息化建設水平的對策

（一）提高工作人員的專業水平。檔案管理的信息化建設，對于工作人員提出了更高的要求，不僅要具備檔案管理的知識和經驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習檔案管理的專業知識，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向專業性，能夠滿足檔案管理的基本需要。最后，各部門人員要加強交流，多聽取意見，優化管理方案。

（二）建立完善的數據庫。根據統一的信息化建設標準，建立完善數據庫，為實現文檔的共享提供基礎。通過數據庫的建立，實現文書檔案資料的網絡化和共享化，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數據庫的建立可以讓工作人員及時修改更新檔案資料的內容，保障檔案信息的準確性。因此，實現信息化建設，數據庫的建立和完善是必不可少的。

（三）改進檔案管理方式。傳統的檔案多以紙質的形式存在，傳統的檔案管理主要是對紙質材料的分類、整理，工作繁瑣，工作量較大。新的檔案管理要順應時代的潮流，利用信息化技術，完成檔案的整理合共享，在很大程度上節約了人力、物力、財力。因此，要轉變檔案管理方式，實現信息化、自動化管理。

五、結語

隨著經濟的發展和網絡技術的進步，傳統的文書檔案管理模式已經不能滿足現代人們的需求。為了適應現代化的企業管理制度，必須對文書檔案管理進行信息化建設。面對信息化建設中的問題，要提高工作人員的能力和檔案管理的意識，建立完善的數據庫，以此來提高文書檔案管理的質量和效率。

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