企業(yè)單位文書檔案管理信息化建設初探

王 霞

國網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠 611830

企業(yè)單位文書檔案管理信息化建設初探

王 霞

國網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠 611830

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的具有保存價值的各種文件材料。企業(yè)通過對材料的整理、開發(fā)和運用，提高企業(yè)的競爭力。為了滿足新時代對于文書檔案管理的要求，必須對企業(yè)文書檔案進行信息化建設。本文主要對兩種檔案管理方式進行了比較，發(fā)現(xiàn)信息化管理中的問題并提出建議，以此提高企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的能力。

企業(yè)單位；文書；檔案管理；信息化；建設

文檔管理主要是對材料的收集和整理，涉及面比較廣，容易引發(fā)混亂。傳統(tǒng)的文書檔案管理中存在著一定的弊端，不再滿足現(xiàn)在工作的需要，為了提高工作效率，文書檔案管理工作必須進行信息化改革。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的弊端

（一）文檔易損。傳統(tǒng)的文書檔案大都是用紙記錄，紙這種材質(zhì)比較脆弱，反復的翻閱和整理會讓紙張磨損。同時，作為傳統(tǒng)文檔載體的紙屬于易燃物品，也怕液體的侵蝕，在檔案保管時，一時不察就可能造成損毀，特別是一些珍貴的文獻檔案，更是經(jīng)不起折騰。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，對于各項文檔的需求增加，這就造成了一定的矛盾。由此可見，文檔易損的特質(zhì)是不利于文檔管理的。

（二）檔案閱覽的局限性。傳統(tǒng)的檔案管理方式導致檔案閱覽中存在著局限性。其表現(xiàn)如下。首先，受到時間、空間的限制。由于傳統(tǒng)的檔案一般都是統(tǒng)一放在檔案閱覽室，如果想查找檔案必須要到固定的地方，別的地方是沒有的。同時，檔案管理室的工作人員的上下班時間也影響了檔案查找的便利性。其次，不能共享。紙質(zhì)檔案的收錄大多都是僅此一份，只能同時滿足一人的需求，如果多人查找統(tǒng)一檔案就需要排隊等候，嚴重影響了工作效率。最后，工程量大。面對眾多的檔案信息，要想獲得自己所要的資料，就要通過人工的方式一頁頁進行翻找，浪費大量的時間。

（三）管理復雜。往往一個企業(yè)是公用一個檔案閱覽室的，也就是說檔案管理是面向各部門所有人員的，工作人員不僅要記錄檔案的借閱情況，同時要對閱讀后檔案進行重新整理分類，工作的繁瑣導致了工作量的增加。

二、文化檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）保證了文檔內(nèi)容的安全性。相較于紙質(zhì)文檔可以隨手翻閱的情況，信息化檔案管理可以通過給檔案進行權限設置來確保文檔內(nèi)容的保密性。同時，在文件查找時，避免了傳統(tǒng)的大范圍翻找的情況，查找過程的簡化，也有利于保障文檔的安全性。

（二）打破了時間、空間的限制。信息化檔案管理主要是利用網(wǎng)絡共享平臺，將所管理的檔案信息放在網(wǎng)上統(tǒng)一管理。在信息查詢時只需要在電腦上進行借閱即可，節(jié)省了文檔的查找時間。如果需要實物的參考，也可以利用網(wǎng)絡平臺了解借閱信息，大大的提高了檔案的利用率。

（三）優(yōu)化了管理模式。通過信息化管理可以省去人工管理中的很多麻煩，例如，免去借閱登記、檔案分類整理等問題，減少了工作人員的工作量，提高了文書管理工作的效率。

（四）提高了檔案的查詢速度。信息化管理中對于檔案的查詢只需要在電腦上輸入所查詢內(nèi)容的關鍵詞，即可得到所查詢內(nèi)容，改變了傳統(tǒng)管理中大范圍翻找的情況。大幅度的節(jié)約了查找時間，提高了查詢速度。

三、文書檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）存在安全隱患。由于文書檔案的保密性比較高，所以對于存放環(huán)境的安全性要求嚴格。雖然，在網(wǎng)絡發(fā)展中一直強調(diào)網(wǎng)絡安全的重要性，但是目前的網(wǎng)絡環(huán)境仍舊不能得到足夠的保障。網(wǎng)絡文檔有可能會受到病毒的感染，黑客的攻擊，除此之外，工作人員的網(wǎng)絡操作水平也對網(wǎng)絡安全起到重要的影響，技術不高或操作不當都有可能造成文檔的丟失。

（二）對檔案管理的重視程度不高。現(xiàn)在的很多企業(yè)對于文檔管理工作認識不足，認為其在工作中沒有重要影響，忽視了信息化建設的意義和作用，缺乏人力、物力的投入，阻礙了文檔管理的信息化建設，

（三）欠缺統(tǒng)一的信息化建設標準。企業(yè)在進行文書檔案信息化建設時，沒有考慮到通用性，文檔編號混亂，不利于文檔的統(tǒng)一管理。欠缺統(tǒng)一性，對于所用軟件能否在計算機上適配，考慮不完全。這種情況的存在，給信息查找造成了麻煩。

四、提高文書檔案信息化建設水平的對策

（一）提高工作人員的專業(yè)水平。檔案管理的信息化建設，對于工作人員提出了更高的要求，不僅要具備檔案管理的知識和經(jīng)驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習檔案管理的專業(yè)知識，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向?qū)I(yè)性，能夠滿足檔案管理的基本需要。最后，各部門人員要加強交流，多聽取意見，優(yōu)化管理方案。

（二）建立完善的數(shù)據(jù)庫。根據(jù)統(tǒng)一的信息化建設標準，建立完善數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)文檔的共享提供基礎。通過數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)文書檔案資料的網(wǎng)絡化和共享化，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數(shù)據(jù)庫的建立可以讓工作人員及時修改更新檔案資料的內(nèi)容，保障檔案信息的準確性。因此，實現(xiàn)信息化建設，數(shù)據(jù)庫的建立和完善是必不可少的。

（三）改進檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)的形式存在，傳統(tǒng)的檔案管理主要是對紙質(zhì)材料的分類、整理，工作繁瑣，工作量較大。新的檔案管理要順應時代的潮流，利用信息化技術，完成檔案的整理合共享，在很大程度上節(jié)約了人力、物力、財力。因此，要轉(zhuǎn)變檔案管理方式，實現(xiàn)信息化、自動化管理。

五、結語

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和網(wǎng)絡技術的進步，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人們的需求。為了適應現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度，必須對文書檔案管理進行信息化建設。面對信息化建設中的問題，要提高工作人員的能力和檔案管理的意識，建立完善的數(shù)據(jù)庫，以此來提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

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