淺談檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

張匯勇

吉林省梨樹縣就業服務局

淺談檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

張匯勇

吉林省梨樹縣就業服務局

現代社會不斷發展進步，檔案事業也得到較快速度的發展，檔案收集整理作為檔案管理工作中的重要環節，其收集整體的有效性直接關系著檔案資源價值的發揮，并在一定程度上影響著檔案資源服務質量與效果。本文就檔案收集管理的重要意義出發，探討提高檔案收集整理水平的具體策略，從而保證檔案管理工作的高效開展，從而為社會提供更優質的檔案信息資源服務。

檔案收集整理；檔案管理；意義；策略

檔案管理工作中包含諸多環節，而檔案收集管理可以稱得上是基礎環節，其收集整理的規范性和有效性直接關系著檔案管理工作效率，一旦檔案收集整理不到位，會造成檔案信息流失等問題，甚至制約著檔案事業的穩定健康發展。由此可知，檔案收集整理是管理好檔案的基本要求，加大力度探討提高檔案收集整體水平的具體策略，具有一定現實意義。

一、檔案收集整理的意義

在檔案管理工作中，檔案收集整理工作作為一項基礎性內容，始終占據著重要的地位，其在檔案管理工作中的意義與價值主要體現在以下幾方面：

一是通過檔案收集整理能夠深入挖掘潛在有價值的檔案信息。很多檔案信息的價值都是在前期整理工作中發現的，針對這樣的檔案信息，整理工作人員會進行重點的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用。二是收集整理工作是檔案形成的一部分，沒有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要。三是收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應該就是收集整理，因為收集整理過程中，就可以對檔案進行分類、記錄各個檔案的關鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的具體策略

（一）樹立檔案收集整理意識

在檔案管理工作中，為切實提高檔案收集整理水平，應當樹立積極的檔案收集整理意識，尤其是檔案管理人員應當充分認識到檔案收集整理的重要性，并將這種意識落實到實際工作中，以促進檔案收集整理工作的高效開展。因此在檔案收集整理工作中，檔案管理部門應當積極組織開展培訓和教育，強化檔案管理人員的檔案收集整理意識，加大檔案管理相關法律法規的宣傳，確保檔案管理人員了解并掌握檔案收集整理相關知識，從而保證檔案收集整理工作的規范化開展。

（二）完善檔案收集整理體系

在檔案收集整理過程中，應當結合檔案管理要求以及部門自身情況開展綜合分析，基于檔案管理體系的基礎上不斷完善檔案收集整理體系，通過對當前信息技術與網絡技術加以合理應用，依照現有組織結構設置情況完善檔案收集整理體系，重點突出網絡，堅持與時俱進，全面提高檔案收集整理工作效率，從而更好的滿足檔案管理要求，為檔案管理工作的高效開展打下良好的基礎。為切實做好檔案管理工作，應當在健全檔案收集整理體系的過程中優化管理環節，通過各環節人員的協調配合，保證檔案收集整理工作的穩定有序開展。

（三）建立健全管理制度，并落實責任部門

為促進檔案收集整理水平的不斷提升，應當結合檔案管理工作具體情況以及檔案管理部門的人員情況，建立健全檔案收集整理相關管理制度，加大宣傳力度，并在不同場合以及多種渠道模式下宣傳檔案知識和檔案法規，將制度嚴格落實到實際工作中，明確檔案管理各部門的具體責任，強化其檔案管理意識，并自覺投入到檔案收集整理工作中，從而推進檔案收集整理工作的有序開展。在管理制度方面，應當包含檔案移交歸檔制度、電網建設項目檔案管理制度、檔案崗位規范以及責任落實等各項制度，保證檔案收集整理工作的開展有制度可循。

（四）積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

（五）提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實現檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。

（六）制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。除此之外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+ 庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度。

三、結束語

總而言之，隨著社會不斷發展進步，檔案管理工作也面臨著復雜的形勢，為全面提高檔案管理工作質量和效率，應當結合檔案管理工作的具體情況，從檔案收集整理這一層面入手，為檔案管理工作的開展打下良好的基礎。檔案收集整理是檔案管理工作的主要來源，是管理好檔案的重要前提，因此在實際工作中應當積極采取有效措施提高檔案收集整理水平，從而推進檔案事業的穩定健康發展。

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