淺議新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理

任小華

國(guó)網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠 611830

淺議新時(shí)期水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理

任小華

國(guó)網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠 611830

新時(shí)期，伴隨著社會(huì)對(duì)電力資源需求量的不斷增加，水電工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)量不斷增多，做好水電工程項(xiàng)目管理工作至關(guān)重要。在水電工程項(xiàng)目管理當(dāng)中，項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，其管理的質(zhì)量直接影響項(xiàng)目建設(shè)的水平，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范的情況十分常見，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目管理產(chǎn)生了不利的影響。鑒于此，本文筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)深入探討水電工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的相關(guān)問題進(jìn)行分析和建議，旨在提高水電工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化程度，促進(jìn)水電功能建設(shè)事業(yè)獲得更好的發(fā)展。

水電工程項(xiàng)目檔案；規(guī)范化；管理

水電工程檔案記錄了一個(gè)工程的歷史成績(jī)。也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)。這些檔案管理工作直接關(guān)系到工程的驗(yàn)收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)。但是當(dāng)今水電工程項(xiàng)目檔案管理卻存在一些問題。這些問題嚴(yán)重影響了水電工程項(xiàng)目檔案的管理水平。從而使得水電工程面臨著嚴(yán)重的危機(jī)。

一、水電工程項(xiàng)目檔案管理的重要地位

一切工程的問題都能夠從檔案中找到答案。這就從一定程度上反映出檔案的重要性，以及檔案管理工作的重要性。假設(shè)，一個(gè)水電工程一旦出現(xiàn)檔案保管不善，甚至檔案填寫不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，就會(huì)從根本上威脅到此工程長(zhǎng)期發(fā)展的道路。其歸根結(jié)底就是，不能夠準(zhǔn)確的查閱該項(xiàng)目的歷史過程。還有在工程竣工后的質(zhì)量評(píng)定上也難以給出成績(jī)。一旦出現(xiàn)工程事故，也難以開展維權(quán)索賠工作。

水電工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的重要組成部分。項(xiàng)目立項(xiàng)的文件是工程進(jìn)行審批，決策、確立的重要依據(jù)。項(xiàng)目檔案管理工作還關(guān)系到項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的落實(shí)。項(xiàng)目檔案也是工程建設(shè)的質(zhì)量反應(yīng)。因?yàn)楣こ炭⒐ず?，其?nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)良與否難以評(píng)定。這就只能從項(xiàng)目檔案中去尋找蛛絲馬跡。項(xiàng)目檔案是建設(shè)水平的提升手段。項(xiàng)目管理在行政上體現(xiàn)為強(qiáng)制性，他是竣工審查的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更是行政執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容。由此可見，一個(gè)水電工程項(xiàng)目的檔案管理，可以直接關(guān)系到工程的質(zhì)量與否。同時(shí)，加強(qiáng)水電工程項(xiàng)目管理工作，建造真實(shí)、準(zhǔn)確，條例清晰的檔案，能夠有利于各項(xiàng)工作的開展。營(yíng)造和諧的工程建設(shè)環(huán)境。

二、水電工程項(xiàng)目管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的意識(shí)不高。這些檔案管理員甚至認(rèn)為，檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地把檔案記錄，之后做好收取和提取工作就好了。并沒有把檔案管理工作納入正常的日常管理。這在一定程度上造成了檔案管理不善。

（二）工程項(xiàng)目檔案管理工作者素質(zhì)參差不齊。這些檔案管理者往往不是專業(yè)的檔案管理人員，而是臨時(shí)抽調(diào)的別的部門人員，或者是找的兼職。再加上檔案管理工作前景不是很大，沒有爬升的空間，所以一般這個(gè)崗位人員流動(dòng)性很大。一個(gè)檔案管理人員往往在參與檔案管理工作數(shù)月后就離職調(diào)換崗位了。這在一定程度上造成了檔案管理經(jīng)驗(yàn)不能積累的現(xiàn)象。種種原因造成了檔案管理人員的素質(zhì)水平不夠。從而影響了水電工程檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案管理場(chǎng)所安全性不樂觀。紙質(zhì)的檔案不易保存的一個(gè)重要原因就是檔案室的防火防潮工作沒有做好?；馂?zāi)發(fā)生的概率雖然很小，但也是威脅檔案安全的一個(gè)重要原因。檔案室一旦發(fā)生火災(zāi)，則會(huì)給檔案造成毀滅性的打擊。而現(xiàn)在很多工程項(xiàng)目檔案室甚至沒有防火設(shè)施。再一個(gè)，檔案最怕的自然災(zāi)害其實(shí)還是受潮。受潮的檔案容易發(fā)黃變質(zhì)，從而減短檔案的壽命。而當(dāng)今檔案室由于設(shè)計(jì)不當(dāng)普遍存在檔案受潮的現(xiàn)象。

（四）檔案數(shù)據(jù)不真實(shí)。某些水電工程內(nèi)部存在偷工減料、拖工延工等現(xiàn)象，而檔案中卻不曾記錄。這就造成了檔案失真的現(xiàn)象。當(dāng)然這只是一個(gè)例子，檔案失真現(xiàn)象普遍存在于各項(xiàng)檔案管理工作中。由于各種各樣的原因，檔案失真既有有意掩蓋項(xiàng)目事實(shí)也有無意亂涂亂畫等現(xiàn)象。

（五）檔案管理信息化不健全。水電工程檔案的管理工作必須會(huì)涉及龐大的工程數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)不但量大，其內(nèi)容也具有一定的復(fù)雜性。單憑這兩點(diǎn)，就可以看出檔案管理工作單憑人力是無法順利的完成的。而當(dāng)今這些水電工程卻依然在依靠人力來管理檔案?？梢娖涔ぷ鞔嬖趪?yán)重的弊端。

三、水電工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理

（一）注重培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。這就要求水電企業(yè)從專業(yè)的高等院校選擇高素質(zhì)管理人才。并定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)。并為之設(shè)立一套獎(jiǎng)懲制度。造成檔案保管不善的，要進(jìn)行處罰。評(píng)選出每個(gè)月的檔案管理標(biāo)兵，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

（二）提高檔案管者的理意識(shí)。要注重培養(yǎng)檔案管理工作者的責(zé)任心，和使命感。檔案管理人員要意識(shí)到到檔案的重要性，檔案管理工作的重要性。只有意識(shí)到這兩點(diǎn)，才能做好檔案管理工作。

（三）做好檔案室防潮防火工作。充分認(rèn)識(shí)到火災(zāi)，水災(zāi)對(duì)檔案的危害。檔案室要時(shí)刻預(yù)備滅火器，以備不時(shí)之需。紙質(zhì)文件要定期進(jìn)行晾曬，避免出現(xiàn)因潮濕而造成的檔案損毀事故。

（四）加大檔案信息化管理。充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作中的一切可以使用的工具。利用電腦來對(duì)檔案進(jìn)行歸類管理。真正做到檔案管理工作的信息化，條理化。建立一個(gè)龐大的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣非常有助于檔案查找工作。

（五）層層把控過程加強(qiáng)管理。堅(jiān)持對(duì)檔案管理工作的事前介入，事中把控，時(shí)候總結(jié)。把項(xiàng)目檔案管理工作滲透到各個(gè)過程各個(gè)環(huán)節(jié)。只有做到這一點(diǎn)，才能真正做好檔案管理工作。

四、結(jié)語

總而言之，在水電工程項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，有利于提高整個(gè)工程項(xiàng)目管理的水平，保證工程建設(shè)順利開展，并且可以為相似工程建設(shè)提供一些參考資料。本文主要分析了目前水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的不規(guī)范問題，并針對(duì)性的提出了解決對(duì)策，相信可以為相關(guān)從業(yè)人員提供一些有益的幫助。

[1]姚麗屏.淺談流域水電工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理[J]. 四川水力發(fā)電,2012,06:143-145.

[2]陳顯超.淺析水電工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].四川水力發(fā)電,2013,03:175-177.

[3]高利華.不同管理軟件運(yùn)行下水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理的探討[J].西北水電,2016,03:85-87.