教育檔案網(wǎng)絡(luò)化管理分析

侯麗榮

東海縣安峰中學(xué) 江蘇東海 222300

教育檔案網(wǎng)絡(luò)化管理分析

侯麗榮

東海縣安峰中學(xué) 江蘇東海 222300

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理和建設(shè)項(xiàng)目文件，已成為提高學(xué)校檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最重要的途徑和最有效的工具。雖然學(xué)校檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)的過(guò)程中仍然存在著許多問(wèn)題。本文介紹了學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)條件，分析了網(wǎng)絡(luò)管理的特點(diǎn)，并提出了實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的對(duì)策。

教育檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)化

就現(xiàn)如今社會(huì)而言，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已是一項(xiàng)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要“基礎(chǔ)設(shè)施”。隨著學(xué)校辦公自動(dòng)化的全面應(yīng)用，各學(xué)校要求建立數(shù)字化檔案室將檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的呼聲越來(lái)越高，數(shù)字化檔案室的建立會(huì)給學(xué)校檔案管理開啟了新的里程碑，標(biāo)志著檔案事業(yè)從傳統(tǒng)手工管理進(jìn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。

一、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)

（一）管理對(duì)象數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化管理不會(huì)改變檔案的性質(zhì)和內(nèi)容。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的變化主要發(fā)生在其形式載體上和人們對(duì)其實(shí)體和信息內(nèi)容的管理與使用方式上。從目前來(lái)看，檔案的載體首先會(huì)進(jìn)一步多樣化，然后會(huì)進(jìn)一步趨向非直觀化，也就是說(shuō)以“機(jī)讀檔案”為典型代表的適宜于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理、管理的載體形式將日趨取得統(tǒng)治地位。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象是以紙質(zhì)載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內(nèi)容信息密不可分。而現(xiàn)在工程檔案管理的對(duì)象正隨著辦公自動(dòng)化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)椤皺C(jī)讀檔案”——存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實(shí)體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離。分離后的檔案內(nèi)容信息將日趨實(shí)用化，而檔案實(shí)體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。

（二）檔案收集網(wǎng)絡(luò)化。收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強(qiáng)，但它卻有著決定收藏水平，決定檔案室身價(jià)的重要意義。過(guò)去收集主要針對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，及時(shí)了解設(shè)計(jì)進(jìn)度，做到隨時(shí)收集入庫(kù)，而現(xiàn)在隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，網(wǎng)上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行電子檔案收集。

（三）檔案發(fā)布、查詢網(wǎng)絡(luò)化。檔案室保存著大量的檔案信息資源，我們把一些可共享利用的非保密的檔案公布于網(wǎng)上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)，會(huì)吸引更多的讀者，這是檔案室擴(kuò)大影響、開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。

二、教育檔案管理存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)教育檔案管理工作的不重視。學(xué)生數(shù)量的增加，使得學(xué)校逐漸忽略了對(duì)教育檔案管理的重視。除此之外，學(xué)校對(duì)教育檔案管理工作大多配備的是一些不專業(yè)的人員，他們對(duì)教育檔案管理沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)，也沒有受到任何相關(guān)管理制度的約束，所以在工作中表現(xiàn)得領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠，工作人員漫不經(jīng)心。雖然部分學(xué)校有專業(yè)的教育檔案管理人員，但在管理方法上比較落后，難以滿足對(duì)教育檔案管理的新要求。

（二）對(duì)教育檔案的管理缺乏專業(yè)人才。對(duì)教育檔案的管理，目前我國(guó)許多學(xué)校并沒有建立專門的檔案室，對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作，學(xué)校認(rèn)為不是很重要，而且其檔案管理人員并沒有教育檔案管理所需要扎實(shí)的理論知識(shí)和足夠的管理經(jīng)驗(yàn)，在工作中對(duì)于檔案的分類或者保存方式處理不得當(dāng)，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題檔案管理工作質(zhì)量持續(xù)下滑。

（三）教育檔案管理方法比較落后。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國(guó)已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，如果不把教育檔案管理工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，在利用檔案的過(guò)程中就非常不方便，大大降低了教育檔案管理的工作效率。

三、學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和實(shí)施

（一）制定完善的網(wǎng)絡(luò)化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的核心是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要實(shí)現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就需要加緊管理標(biāo)準(zhǔn)的建立。首先是要建立管理工作部門的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定各部門的具體業(yè)務(wù)范疇，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制約，規(guī)范行業(yè)行為。其次，高校要建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案資料，提高檔案管理的效率，方便工作人員做進(jìn)一步的整理與歸類。最后，也是最關(guān)鍵的是要建立檔案共享間的標(biāo)準(zhǔn)。目前大部分高校的檔案信息數(shù)據(jù)只能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)的部分信息共享，高校間的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)都是獨(dú)立的，不能實(shí)現(xiàn)高校間或高校企業(yè)間的檔案共享。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校要更好地利用互聯(lián)網(wǎng)資源，開發(fā)檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，真正實(shí)現(xiàn)資源的共享，改變傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)的被動(dòng)情況，將檔案服務(wù)變得更為主動(dòng)。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理主要就是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，數(shù)據(jù)庫(kù)屬于整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中非常重要的信息資源，因此，要想實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，首先就需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要以國(guó)際上和國(guó)家制定好的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，集中物力、財(cái)力和人力來(lái)建設(shè)成通用性好、標(biāo)準(zhǔn)化的全文數(shù)據(jù)庫(kù)、條文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，學(xué)校還應(yīng)該充分結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)和發(fā)展情況建立屬于自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來(lái)改變現(xiàn)有的低水平建設(shè)、重復(fù)性建設(shè)和力量分散的局面。對(duì)于一些學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模比較小的情況，這些學(xué)校還要抓緊對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的改造，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)容量的擴(kuò)大以及數(shù)據(jù)庫(kù)上網(wǎng)率的提升。

（三）不斷地創(chuàng)新檔案管理模式并將電子信息和檔案管理相結(jié)合。隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適合應(yīng)用在現(xiàn)代的檔案管理工作中，需要管理人員不斷地創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理工作效率。因此，教育檔案管理工作需要與電子信息技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而促使檔案管理向信息化管理方向發(fā)展，這樣可以使教育檔案得到最大化的利用，而且還可以進(jìn)一步地促進(jìn)我國(guó)教育檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)信息化水平的不斷提高，教育檔案的管理直接影響著我國(guó)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，所以只有不斷地加強(qiáng)檔案管理，提高管理人員自身綜合素質(zhì)，建立一支具有較高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，才能實(shí)現(xiàn)教育檔案信息化管理，促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)的高效穩(wěn)健發(fā)展。

[1]宋艷萍．加強(qiáng)學(xué)校檔案管理之我見[J]．黑龍江檔案,2014(04)．

[2]孔麗．現(xiàn)代檔案管理保密工作存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J]．現(xiàn)代商業(yè),2013(17):188．