基層街道辦事處檔案管理信息化建設

黃文瓊

佛山市三水區西南街道辦事處 廣東佛山 528000

基層街道辦事處檔案管理信息化建設

黃文瓊

佛山市三水區西南街道辦事處 廣東佛山 528000

將信息化技術應用于基層街道辦事處檔案管理中，能在極大程度上提升檔案管理工作的效率與質量。本文結合實際研究,針對基層檔案管理現狀及存在的相關問題，提出了檔案管理的信息化應對策略，以供相關人員參考借鑒。

基層；檔案管理；信息化建設；策略

檔案管理信息化建設是順應時代的發展進步,對于完善檔案管理工作具有非常重要的意義。當下基層街道辦事處在檔案信息化管理工作上已經取得了一定成效，但從如今的基本情況分析來看，仍然存在各樣的問題和不足，一定程度上限制了檔案管理信息化的進一步發展，為此，對基層檔案管理信息化建設進行探究，通過有效的管理改進對策完善管理，是當下檔案管理工作者的一項重要課題。

一、當今基層檔案信息化建設中的基本情況及存在的問題

隨著經濟社會的快速推進，城鎮經濟得到了快速發展，各行各業都有顯著的改觀。基層檔案管理工作也不例外。有很多問題需要解決。具體問題如下:

（一）基層檔案的管理方式比較滯后。盡管配置了電腦，但是多數基層仍在沿用舊有檔案管理模式，與信息化管理格格不入。而且，大部分檔案為各級政府所下發的紅頭文件，對“三農”建設具有指導作用又具有實效性的科研型的文件資料少之又少，檔案管理缺乏層級化和網絡化管理的體系建設，基層檔案信息化建設缺乏根基性及繼續前進的動力。

（二）檔案管理的設備不足且設施陳舊。大多數基層所配備的計算機都是幾年前購置的，電腦配置低，無法運行復雜程序，導致電腦經常“死機”，致使檔案管理軟件無法正常使用，也無法安裝掃描儀等高科技設備。這給檔案的信息化管理帶來極大的不便。而且，盡管有些基層已經對日常工作中的電子文件進行了分類收集與整理歸檔，但仍未建立能夠覆蓋整個基層的檔案數據庫管理系統。

（三）缺乏專業的管理人員。使用電腦的檔案信息化建設要求有熟悉電腦的檔案管理人員來操作，然而基層原來的檔案管理人員，對傳統的檔案管理的理論與實踐技能比較熟悉，但大多數對電腦操作并不熟悉，影響了基層檔案信息化建設的進程。

（四）檔案信息的開發利用率偏低。由于多年來基層檔案多以各級政府下發的紅頭文件為主，因此經常因保密性而不能被公之于眾，基層百姓也看不到，而基層百姓最關心的惠農文件也呈現斷檔局面，致使檔案無法為基層百姓服務。另外，基層百姓居住比較分散，有些村莊離基層比較遠，而有的檔案管理人員又身兼數職，經常需要外出，造成檔案室經常大門緊閉，這些都造成檔案的利用率低下。

二、針對檔案信息化管理問題的應對策略

（一）更新管理觀念，樹立現代化管理意識。基層檔案管理人員應該與時俱進，學習先進的信息化管理理念，樹立以人為本的工作方針，樹立大局觀念，緊緊抓住黨和政府中心工作的核心內容，以基層百姓的需求為準繩，主動提供優質服務。而檔案管理部門更應該不斷更新服務觀念，學習市場經濟的理念，創新服務方式，拓寬服務領域，更新服務方式。基層檔案管理工作是一項服務于社會主義精神文明建設的工作。因此，應該順應時代的要求，將信息化建設放在重中之重的位置，最終將其納入社會信息化建設整體布局。發揮其應該發揮的作用，明確其地位。

（二）對檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設施。響應黨中央的號召，將資金用在正確的位置上。對檔案管理來說，升級電腦配置，以適應檔案管理軟件的需求，完善其他配套設施，如掃描儀等。當然，在完善設施配備的同時，也要注意避免設備的重復購置，造成不必要的浪費。

（三）積極培訓和引進相關專業人才。人才永遠是最重要的資源。沒有專業的人才，任何事業都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。對基層檔案管理部門來說，若人員充裕則可以通過培訓、學習等方式對原有的檔案管理人員進行培養，使其盡快掌握信息化專業知識。如果人員不足則可以通過政府的考錄機制，引進檔案信息化的專業人才。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，基層檔案信息化建設就不再會舉步維艱了。

（四）革新檔案管理制度，建立新時代的檔案信息中心。高科技產業的迅猛發展，帶動了信息化建設的快速發展，對信息采集、保管和利用的方式也有相應的促進和改變。因此，檔案管理工作人員的工作方式也要相應的改變。檔案管理部門的管理制度也要順勢而為，順應新變化和新形勢，完善檔案管理制度，規范工作流程。同時，要為群眾著想，力求建成方便群眾查閱、方便政務公開、檔案保存方便快捷、具有地方產業特色的檔案信息管理中心。充分發揮網絡的不限地域、不限時間的巨大優勢，實現專業化精準查詢，為“三農”服務，為群眾服務。使基層群眾真正享受到信息時代的實惠。

三、基層檔案信息化建設的重大作用與價值

（一）節約成本，綠色環保。基層一級的政府是我國數量最多的一級政府組織，基層檔案信息化建設無疑會減少大量紙張的使用。

（二）方便快捷，服務群眾，促進經濟發展。檔案信息化建設使群眾查詢信息更加方便快捷，使我國科技發展、信息化社會的成果得以讓廣大的人民群眾共享。網絡的使用使群眾查詢專業信息更快更精準，不僅節約了群眾的時間，也方便檔案管理工作人員進行管理，減輕了檔案工作人員的工作量。

（三）檔案更易保存。檔案信息化建設使檔案保存在電腦中，從而避免了紙質檔案的發潮、腐爛、易損、易臟等意外丟失。只要保證電腦數據的備份及安全，電子檔案很難再丟失。這為政府檔案管理工作提供了巨大的方便，并為研究工作人員提供了便利。

四、結語

總之，在信息化發展飛快的當下社會，為進一步完善基層檔案管理信息化工作，需要建立完善的檔案管理信息化制度規范，加強檔案信息化管理意識，自覺提高工作人員的綜合素質、崗位技能和工作效率，提高檔案管理的安全性，充分利用檔案管理的信息化作用和實效性，真正達到檔案信息化管理的目標。

[1]石紅姣,蔣貞慧．淺談高校學籍檔案管理的信息化建設[J]．南昌教育學院學報,2013(07)．

[2]謝婷．淺析醫院人事檔案管理的信息化建設問題[J]．企業科技與發展,2014(12)．