淺談事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究

陳 平

南京航天管理干部學院 210001

淺談事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究

陳 平

南京航天管理干部學院 210001

隨著信息技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的、高效的工作方法正快速而全面的滲透到社會的各個方面，事業(yè)單位檔案管理工作如何適應現(xiàn)代社會的要求也逐漸被提出。本文闡述了當前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了事業(yè)單位檔案管理工作的具體實施策略。以促進其全面科學的發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案管理；策略

隨著現(xiàn)代技術的快速發(fā)展，當今世界資源信息化已成為推動社會經(jīng)濟發(fā)展和變革的重要力量。在此大背景下，各事業(yè)單位檔案管理工作如何適應時代的要求，也逐漸成為人們關注的焦點。

一、檔案及檔案管理

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史紀錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。”檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，包括檔案收集工作、檔案管理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計工作、檔案檢索工作、檔案利用工作以及檔案編研工作，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理是對于檔案實體與信息進行收集，整理，鑒定，保管，檢索和統(tǒng)計，并提供利用服務。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作重視程度不夠

國家對檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》《檔案法》等法律法規(guī)，但是，事業(yè)單位由于其體制的特殊性，實際工作中對檔案管理工作認識不夠，貫徹力度不到位，導致檔案管理工作并沒有發(fā)揮正常的作用。首先，在平時的工作中不重點強調，因而沒有制定出一套規(guī)范的檔案管理制度，對國家頒布的《檔案管理辦法》、《檔案法》以及相關的法律法規(guī)的學習認識不夠深入。另有一些單位雖組織人員對法律法規(guī)進行了學習，同時也制定了相關的管理制度，但由于領導的不重視，檔案人員的執(zhí)行力不到位。其次，檔案工作人員對檔案管理工作認識不夠，檔案工作本身就是枯燥無味的工作，認為既然領導不重視，也沒必要花時間及精力。另有一些單位，檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作所投入的精力不夠，以至于檔案資料整理、收集不夠及時，沒有足夠的時間進行歸檔，致使資料堆積，利用起來尋找比較困難。嚴重影響了檔案管理的水平。

（二）檔案資金投入少，軟硬件設施薄弱

在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)的就是檔案管理的意識薄弱，出現(xiàn)這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔助性、服務性的工作，對事業(yè)單位的管理意義不是很重要，導致了對檔案資金的投入少，甚至無專項資金，軟件與硬件相當薄弱。對于檔案管理工作，具有較高要求，對于技術水平、基礎設施要求較高。然而，一些事業(yè)單位未做到這點，部分事業(yè)單位甚至必要設施缺乏，更不用說信息化管理力度、深度。由于軟件、硬件設備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，無法發(fā)揮檔案管理的應有效果。

（三）檔案管理工作人才缺乏

檔案管理的工作是一個比較系統(tǒng)和周密的工作。要求從事單位檔案管理的工作人員必須要有一定的檔案管理專業(yè)知識，同時還要有熟練的專業(yè)技術能力和足夠的耐心和毅力，只有擁有這些特質的高素質專業(yè)人員，才能保證單位檔案管理工作的高效完成。但是在許多事業(yè)單位的檔案管理工作中，有許多相關管理人員對檔案管理的專業(yè)知識不了解，認為檔案管理工作非常的輕松、簡單，沒有必要具備什么專業(yè)知識技能。這種現(xiàn)象導致單位的檔案管理人員在檔案管理工作中不能夠盡心盡力。目前，依然有許多事業(yè)單位的檔案管理工作仍然保持傳統(tǒng)的手寫辦公，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式大大降低了檔案管理工作人員的工作效率，工作人員在記錄檔案信息時稍有分心、馬虎，就會造成檔案信息的錯誤。在這種情況下，事業(yè)單位的檔案管理人員如果仍然保持這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，再不加強對專業(yè)知識以及計算機技術的學習，檔案管理工作就會逐漸喪失自身的工作職能。

三、事業(yè)單位檔案管理工作對策

（一）加強對檔案管理工作的重視

領導的重視是做好檔案管理工作的前提條件。要加強檔案管理工作的領導，要明確檔案管理工作主管領導，定期聽取檔案部門工作匯報，定期進行督促檢查，及時研究并協(xié)調檔案工作中出現(xiàn)的重大問題，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面的保障。

（二）加強檔案管理現(xiàn)代化建設

檔案工作現(xiàn)代化應當與本單位管理工作現(xiàn)代化同步發(fā)展，配備必要的現(xiàn)代化管理設備、設施，用先進手段保管、保護和提供利用檔案，積極利用信息化技術對各類載體檔案進行電子化處理，對重要、珍貴檔案進行補救，確保檔案及檔案信息的完整與有效利用。將檔案管理工作納入本單位綜合規(guī)劃、要做好檔案信息化建設規(guī)劃，并將檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃之中；將檔案管理的各項要求納入各類信息系統(tǒng)及檔案信息管理系統(tǒng)的建設之中；大力推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化；建設數(shù)字檔案館（室），提高檔案信息化管理能力。

（三）加強檔案管理工作人才隊伍建設

檔案管理工作是一項綜合性工作，通過內部培養(yǎng)、外部引進、培訓交流等多種方式，為檔案人才隊伍的成長創(chuàng)造條件，不斷激發(fā)廣大檔案工作者的工作熱情，打造一支政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作隊伍，加強業(yè)務交流、自我提升，實現(xiàn)檔案人員由日常事務管理型向知識管理型、價值創(chuàng)造型轉變，積極構建檔案工作發(fā)展的良好生態(tài)。重點培養(yǎng)復合型、綜合型檔案管理人才。總而言之，檔案管理是一項復雜的工作，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，單位管理者必須要認識到檔案管理的重要性，加強對檔案的管理工作。進而提升事業(yè)單位檔案管理水平，促進事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)健發(fā)展。

[1]胡曉光．事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究．科技傳播,2014,11(上)．

陳平（1965．7-）女，籍貫：江蘇省如皋市館員，檔案管理。