如何做好新時期檔案的規范化管理

佟沈賀

鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

如何做好新時期檔案的規范化管理

佟沈賀

鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

隨著科學技術的快速發展，計算機技術、網絡技術和信息技術開始在檔案管理工作中廣泛應用。這也對檔案管理工作規范化、合理化及有效化提出了更高的要求。當前檔案管理工作中還存在許多不足之處，檔案管理工作還不規范，因此需要采取有效措施來提升檔案規范化管理的水平，為檔案事業的健康有序發展奠定良好的基礎。文中分析了檔案規范化管理的重要性，并進一步對新時期提高檔案規范化管理水平的措施進行了具體闡述。

檔案規范化管理；檔案管理體系；檔案管理制度；信息化建設

在傳統檔案管理工作中手工操作需要大量的人力和物力，但并不能取得較好的效果。這種傳統檔案管理模式越來越無法與當前社會發展需求相適應，因此需要對檔案管理工作進行優化，強化檔案管理的規范化，充分的應用新技術和先進的方法，使檔案能夠更好的發揮出重要作用，加快促進檔案合理化、規范化和標準化的發展進程。

一、檔案規范化管理的重要性

檔案是對社會、企事業及個體發展及成長進行記錄，具有重要的保存價值。當前隨著社會和經濟的快速發展，檔案的重要性越來越突顯出來，檔案管理工作已成為各單位及部門日常工作中十分重要的部分。在這種新形勢下，需要重視檔案管理工作，有效的提高檔案規范化管理的水平，針對社會及企事業發展的實際情況來做好檔案歸檔、整理、分類及利用等工作，更好的發揮出檔案的重要價值，使其能夠更好的服務于社會、企事業及個人的發展，這也充分說明了檔案規范化管理的重要性。因此在檔案日常管理工作中，需要從多方面來做好檔案規范化管理工作，使檔案工作能夠為社會和經濟的發展提供信息支持。

二、新時期提高檔案規范化管理水平的措施

（一）提高領導對檔案規范化管理的重視度

新時期要想做好檔案規范化管理工作，需要各行業領導要對檔案管理工作給予充分重視，意識到檔案管理作用的發揮需要通過加強檔案規范化管理來實現。特別是在當前經濟全球化發展的大背景下，各行業之間競爭越發激烈，在這種情況下，作為行業的領導者，更要意識到檔案在行業競爭中的重要性，加大力度要強化檔案管理的規范化，提高檔案管理效率，做好檔案規范化管理的落實工作，使檔案工作能夠為領導者各項決策提供重要依據，加強人才資源，從而有效的提升行業在市場中的核心競爭力。

（二）完善檔案管理體系

在新形勢下檔案管理工作中，各行各業的領導為了落實檔案管理的規范化，就應該先認識到檔案管理中存在缺陷的體系，認識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因，從而采取針對性的措施，并且將檔案管理體系和制度實現進一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲，并將已有資料的真實性、可靠性進行核對，以便后期的查證。與此同時，在企業的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理，將這些檔案管理進行分類、集中處理，從而有效的實現檔案管理的規范化、合理性、科學性，但是值得注意的是一定要根據我國相關的法律法規制定相關的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

（三）健全檔案管理制度，提升檔案管理規范化水平

檔案形式多樣、種類繁多，對其進行合理規劃、處理、監督與控制，需要制定健全的檔案管理制度，以便在其約束下設定統一的、標準的檔案管理形式，進而實現檔案管理的規范化、標準化，保證檔案完整，充分發揮出檔案的重要作用。在檔案管理制度制定過程中，需要以國家相關檔案法律法規為基礎，并與各單位實際情況有效結合，確保所制定的檔案管理制度的科學性和合理性。在檔案管理制度中，需要對檔案管理流程、檔案管理工作中的注意事項、檔案管理人員及檔案管理責任等內容進行詳細說明，加強制度的適用性，從而保證其能夠徹底的貫徹執行，更好的約束檔案管理人員的行為，為檔案規范化管理的實施起到制度保障。

（四）加強檔案管理信息化建設

當前計算機技術、網絡技術、通信技術和信息技術等都開始在檔案管理工和中進行應用，這對檔案規范化管理的實現打下了良好的基礎。在檔案管理工作中，需要充分的依托于先進技術的支持，構建檔案管理信息平臺，做好檔案信息的收集、整理、分類和保存等工作，努力提高檔案管理的信息化水平，使檔案工作能夠與時俱進。在實際工作中，還需要各行業與自己的特點有效結合來進一步完善檔案信息管理系統，充分的借鑒國外先進的檔案管理系統成功經驗，并使用其與我國國情有效結合，從而構建一套適合我國國情，并與各行業特點相吻合的檔案管理信息系統，加快推動檔案管理信息化建設，為檔案規范化管理的實現奠定良好的基礎。

（五）提升檔案管理人員的整體素質

檔案的管理工作，對檔案管理人員的專業水平也有較高的要求，這就需要各行業在發展過程中需要重視檔案管理人員的培訓和再教育。在日常工作中，可以采取多種形式來對檔案管理人員進行培訓，更新檔案管理人員自身的知識結構，努力提高其專業技能。同時在實踐工作中，檔案管理人員還要重視日常工作經驗的積極，將理論與實踐有效結合，從而使自身的專業素質和綜合素質得到全面提升，在檔案管理工作中進行不斷創新，為檔案規范化管理的實現起到積極的促進作用。

三、結束語

當前我國部分行業在檔案管理工作中還存在許多問題，如管理模式落后、觀念陳舊、檔案管理人員素質不高等，這對檔案規范化管理的實現起到了一定的制約作用。因此各行業都需要重視檔案管理工作，充分的認識到檔案在行業發展中的重要性，進一步完善檔案管理制度，提高檔案信息化水平，加快推進檔案管理的規范化、標準化和信息化的實現，更好的發揮出檔案的重要價值。

[1]梁曉龍,裴向前,魏勵等．新形勢下檔案管理工作的規范化探索[J]．科技展望,2016,26(22)．

[2]連紅宇．探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J]．辦公室業務，2015(7)．