如何做好大數據時代的社保檔案工作

方 芳

大慶市住房公積金管理中心 黑龍江大慶 163000

如何做好大數據時代的社保檔案工作

方 芳

大慶市住房公積金管理中心 黑龍江大慶 163000

隨著社會的不斷發(fā)展，科技的不斷進步，我們現(xiàn)在的社保檔案管理工作已經與之前的有很大的不同。這其中，有很大一部分原因是因為“大數據”時代的來臨，所以我們的社會保障工作也面臨了一些機遇和挑戰(zhàn)。為了順應時代發(fā)展的潮流，這就要求我們必須與時俱進，采取相應的應對措施，以便更好地適應大數據時代下的環(huán)境。本文將對大數據時代對社保檔案工作的影響以及應對措施進行詳談。

大數據時代；社保檔案；應對措施；影響

隨著大數據時代的來臨，我們的各項工作也相應的發(fā)生了一些變化，在社會保障方面，我們的傳統(tǒng)的社保檔案工作方法顯然已經不適用于現(xiàn)在，大數據的影響是方方面面的，如果我們能適應這個大環(huán)境并合理利用開發(fā)，那么，這將給我們的社保工作帶來很大的好處。所以，我們需要對之進行改進和提升。

一、大數據時代對社保檔案工作的影響

（一）給社保檔案工作帶來的機遇

1、有利于增強社會檔案意識。檔案的主要作用是通過收集、整理、歸檔保存，便于利用，可以為各個行業(yè)的未來發(fā)展服務。從古至今，在我國的發(fā)展意識里，一直沒有把檔案管理放在一個重要的位置，所以導致社會公眾的檔案觀不是非常明確，缺乏檔案意識，這非常不利于我國的檔案管理。作為公民，我們都應該重視檔案，因為它記錄了我們人生各階段的點點滴滴，如果有辦理工作和住房以及養(yǎng)老還有醫(yī)療的手續(xù)時，都會有參考和憑證作用。而在大數據時代對社保檔案工作的改革有利于社會公眾以及各個工作單位的社會檔案觀的形成。

2、減少社保檔案工作的失誤。在傳統(tǒng)的社保檔案工作中，對于檔案的記錄一般都是由人工進行，這一方法不僅繁瑣復雜，由于人工的不確定性，還使得工作常常出現(xiàn)失誤，這對于檔案管理的工作是非常不利的。而在社保檔案改革之后，電子版的記錄則可以大大減少記錄失誤現(xiàn)象的發(fā)生，而且修改也更加便利。在一些企業(yè)里邊，以前的檔案工作通常都是紙質版的記錄，但是由于一些失誤或粗心大意，導致紙質版的檔案容易丟失，而在大數據時代下，大多數工作都是由電子版記錄，這樣不僅不容易丟失，而且如果紙質版丟失的話，還有電子版的備份，這樣很大程度上提高了工作效率。

（二）給社保檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

1、數據的安全與隱私存在隱患。在大數據時代的環(huán)境下，我們不得不否認出現(xiàn)了一批電子技術高超卻又道德意識差的黑客，而我們的社保檔案在都是由電子版記錄的情況下，如果安全管理工作不到位的話，就容易遭受黑客攻擊，導致一些重要的檔案遭到泄露。一旦資料泄露，就會導致無法預料的危險發(fā)生，比如一些掌握了詳細資料的企業(yè)和個人通過不法手段，利用檔案里的信息進行商業(yè)活動，或對信息進行非法出售等等，無一不損害了我們的權益。所以在大數據時代下，我們在數據安全管理方面要提起重視。

2、一些技術上的難題。在大數據環(huán)境下，我們的社保檔案一般都是以電子形式來進行記錄的，所以傳統(tǒng)的檔案記錄形式已經遠遠落后無法滿足現(xiàn)狀。但是一些企業(yè)在剛剛進行改革的時候往往技術有限，所以需要投入大量的人力物力財力來進行技術上的改造工作。尤其在機器投入和技術人員培養(yǎng)這兩個方面，最為重要，一旦運行的效果大打折扣，不僅是企業(yè)的經濟成本白白增加，還會使企業(yè)的負擔加重，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。另外，在電子檔案管理工作方面也需要創(chuàng)新，這些都是對技術要求比較高的，所以在社保檔案改革中，技術方面可能會遇到一些難題。

二、大數據時代下社保檔案工作的應對措施

（一）樹立檔案大數據意識。在大數據環(huán)境下進行社保檔案工作的改革，首先就要改變大家的意識，要樹立檔案大數據的意識，認識到檔案大數據的重要性。在以前，很多企業(yè)和單位沒有意識到檔案工作的重要性，導致工作效率不高，加之在傳統(tǒng)的管理方式下，檔案利用只是提供被動的查閱服務。隨著檔案大數據時代的到來，檔案管理在工作中發(fā)揮的作用越來越明顯，一些企業(yè)和單位也漸漸地開始重視對檔案的管理，著重提高每名員工的檔案意識，工作效率得到很大的提升，一些工作也得以更好地開展。

（二）革新檔案管理技術。為了加強和規(guī)范公司檔案管理，有必要建立起一個良好的檔案運行管理制度，提高檔案的利用效率及品質。我們可以完善數字檔案的利用，根據數字檔案資源利用的特殊性，設置數字檔案和電子文件的檢索量、閱讀量和下載量等統(tǒng)計項目。大數將使利用統(tǒng)計工作大量化、復雜化和專業(yè)化，這就要求工作人員必須具備一定統(tǒng)計理論和實務素養(yǎng)。所以，要及時對相關的工作人員進行技術培訓，同時把工作具體實踐中的經驗、技巧、成果等在工作人員中進行交流，便于工作人員的相互借鑒、相互促進，做好專業(yè)人員配備的工作。

（三）再造檔案業(yè)務環(huán)節(jié)。檔案業(yè)務既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作，要求從事檔案工作的工作人員既要有扎實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。要將檔案管理工作納入公司業(yè)務管理程序，納入公司的各個業(yè)務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。辦公室檔案管理人員要做到及時、主動收集存檔資料，按時歸檔、定期整理并且經常檢查，反復過濾，對各項檔案進行有序的科學的整理。部門檔案的管理工作要做到：納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

三、結束語

檔案信息是一項無形資產，在大數據時代下，檔案管理將朝著社會化、多元化、開放性和先進性等方向發(fā)展，檔案服務以利用者的個性化需求為導向，提供網絡化、智慧型的服務。為了使社保檔案信息資源不流失，必須要建立健全檔案管理制度。同時，對于社保檔案工作，要做到勤總結，勤改進，不斷創(chuàng)新，認真研究社保檔案工作中遇到的新情況和新問題，完善檔案管理制度并且加強檔案管理的規(guī)范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。做到在大背景環(huán)境下的與時俱進，這樣才能保證檔案工作合理化的有效開展，這也是社保檔案管理工作順利進行的保證。

[1]張慧.大數據時代如何做好事業(yè)單位檔案信息保密工作[J].辦公室業(yè)務,2016(11).

[2]王玲,張妍妍.大數據時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界,2014(17):15-16.