淺談電力企業文秘工作與檔案管理的有效結合

付 萍

國網四川省電力公司映秀灣水力發電總廠 611830

淺談電力企業文秘工作與檔案管理的有效結合

付 萍

國網四川省電力公司映秀灣水力發電總廠 611830

對于現代電力企業的文秘工作者而言，需要對自身的政治立場進行明確，掌握檔案管理、公文寫作等必備技能，才能更好的應對辦公室文秘工作。由此可見檔案管理工作和文秘工作具有較大的交叉性，因此從事兩方面工作的人員需要進行一定的溝通協調，二者之間的重要聯系便是公文。文秘工作產生公文，檔案管理工作將其作為依據。新時代下，文秘及檔案管理工作面臨更多挑戰，如何將二者進行有效結合已經成為人們研究的重點問題。

電力企業；文秘工作；檔案管理；結合

電力企業的文秘工作比較瑣碎復雜，涉及內容較多，文秘工作人員需要做好文件整理、通信等各項工作。文秘工作中的重要成果便是文書與公文，檔案管理工作需要對文書與公文進行管理，因此若想使文秘工作和檔案管理工作進行有效結合，需要將文書公文當作突破口。規范的文書歸檔和統一的公文格式均可以為文檔一體化建設工作提供一定支持，同時可以對文秘及檔案管理的有效結合進行促進，下面對其進行細致分析。

一、結合的作用

電力企業將文秘工作和檔案管理進行結合，一方面可以對公文質量及檔案管理工作水平進行提升，減少失誤的出現，另一方面可以對文秘工作人員的工作效率及專業水平進行提升。電力企業的文秘工作具有高效性、綜合性、從屬性以及被動性等特點，為了更好的完成文秘工作，電力企業文秘人員需要對辦公效率進行提升，掌握和學習更多新技能，對自身的服務意識進行強化，改進工作方法等，而二者的有效結合可以對文秘人員專業水平及綜合素質進行提升。文秘和檔案管理工作的結合使兩方面工作人員有所交叉，通過檔案的分析搜集、整理以及核查等方面的鍛煉，文秘人員素質提升，辦公效率提高，促進電力企業發展。

二、文秘工作和檔案管理的有效結合方法

（一）對新信息進行接收，共享檔案資源

辦公室工作涉及到的內容較多，對于電力企業的運營管理工作起到至關重要的作用。在電力企業中，辦公室可以對信息進行上傳下達，文秘工作更是信息傳輸的重要紐帶。針對以上情況，電力企業的文秘工作需要高效開展，一方面可以為管理層的決策提供更多依據，另一方面可以為檔案管理工作提供更多對象。由此可見，新信息的接收及檔案資源的共享具有極其重要的作用，可以使文秘工作和檔案管理工作進行有效結合。文秘工作人員需要對自身工作進行總結分析，一旦遇到問題不可自己進行主觀臆測，將相關問題向上級檔案管理部門進行匯報，對文檔歸檔價值等方面做出更加準確的判斷，最終為電力企業決策等各方面工作的開展提供更多依據。此外，檔案管理人員需要對自身的責任進行明確，提高自身的職業道德素養，在接收新信息的同時，可以對自己的眼界進行提升，鍛煉自身鑒別能力，通過媒體網絡等平臺將己方編纂的檔案史料進行宣傳及推薦。例如，我國某省電力企業將本企業專題概要、大事記、會議簡介一類的內容掛在企業官方網站上，以供更多人對其進行資源共享，這種做法也使文秘工作和檔案管理有效的結合在一起。

（二）做好文書歸檔及格式規范工作，促進二者結合

為了使文秘工作和檔案管理工作進行有效的結合，文秘人們需要對文書歸檔及格式規范工作產生足夠重視，遵循國家行政部門制定的規則進行相應的調整工作，為文書及公文的規范性提供更多保障。電力企業進行一般文件的編制工作時，需要嚴格遵循電力企業自身制定的規則進行，做好表格字體、排版以及裝訂等方面的規范工作，這樣電力企業日常運營及管理工作才可以更加有序開展。對文秘和管理工作進行結合時，版記可以被認為是銜接和結合的標志，對電力企業文檔一體化建設工作具有較大的積極影響，基于此，文秘人員需要對這方面工作投入更多的關注和精力，進行編制工作時，將準確打印時間等信息標注在指定位置，以便電力企業其他部門工作人員對其進行查閱和使用，促進兩方面工作的有效結合。

（三）促進電力企業的網絡化信息化建設

在電力企業中，若想使文秘工作和檔案管理工作進行有效的結合，人們可以將網絡信息技術更多的應用在各方面工作中。當然，我國部分電力企業的網絡信息化建設工作剛剛開始，信息化程度較低，為了促進電力企業的發展，使電力企業文秘工作和檔案管理工作進行更好的結合，為人們提供更加優質的服務，電力企業自身需要進行局域網絡的建設工作，將文秘及檔案管理納入整個網絡體系中，在這種有利的條件下，辦公室文秘人員和檔案管理人員工作的開展變得更加方便，為雙方之間的協作和信息的共享提供有利條件，進而促進二者工作結合。電力企業的文書檔案中，存在部分較為珍貴的材料，和電力企業的運營管理工作息息相關，基于此，辦公室文秘人員及檔案管理人員需要進行更好的合作和協調，為電力企業重要信息的安全提供更多保障。雙方需要對網絡信息安全的重要性產生足夠認識，加強網絡安全建設工作，將更多數據備份、驗證、加密技術等應用到電力企業文秘及檔案管理工作中，促進二者的結合的同時，避免對電力企業自身發展造成負面影響。此外，文檔的一體化建設同樣可以促進文秘工作和檔案管理工作的結合，通過這一方法，電力企業可以將更多現代化、自動化的辦公工具引進，為二者融合創造更加有利的環境條件。電力企業還需要對檔案信息管理系統以及軟件程序方面進行完善，為公文文件的歸檔立卷等工作提供便利，在數據庫中錄入以上檔案信息也可以使電力企業其他部門工作的開展更加高效，在最短時間內便可以查詢到所需的數據，促進電力企業整體運營管理工作的開展。

三、結束語

綜上所述，電力企業文秘工作與檔案管理存在較大的關聯，文秘人員通過歸檔對工作情況進行分析總結，同時，可以為檔案管理工作提供更多依據。上文已經對文秘工作和檔案管理工作的有效結合方法進行了分析，希望我國電力企業可以借鑒文中方法對自身工作進行調整，促進文秘及檔案管理工作的結合，使電力企業運營及管理工作可以更加有序的開展，為人們提供更加高效、優質的服務。

[1]高亞杰.關于做好文秘檔案管理工作思路的探討[J].神州(下旬刊),2015(12):216-216.

[2]于莉.淺談檔案管理與文秘工作的緊密銜接[J].卷宗,2014(9):35-35.

[3]龔亞南.如何做好電力企業辦公室文秘工作[J].企業改革與管理,2015(16):207-207.