信息化條件下機關事業單位檔案管理問題分析

郭華鋒

江西省鷹潭市月湖區人力資源和社會保障局 江西鷹潭 335000

信息化條件下機關事業單位檔案管理問題分析

郭華鋒

江西省鷹潭市月湖區人力資源和社會保障局 江西鷹潭 335000

為了滿足現代社會的發展與需求，機關事業單位應該重視檔案信息化建設工作，這是提高檔案管理工作效率的必然選擇。而在眾多事業單位的檔案信息化建設進程中，仍然存在很多無序現象，若不能對其進行及時的解決，其產生的負面影響是巨大的。本文首先論述目前機關事業單位檔案管理工作中存在的問題，在此基礎上提出相關的解決措施。

信息化；機關事業單位；檔案管理；問題；分析

在21世紀中，信息化將會成為機關事業單位在檔案管理工作發展的必然走勢，信息化檔案管理模式的應用使原始檔案的完整性得到充分的保障，利用電子技術以使檔案管理與存儲的形式發生轉型，提高檔案利用的效率。但是目前機關事業單位檔案管理工作中存在很多問題，本文對其進行深入的分析，并提出可行的解決對策是極為必要的。

一、列舉信息條件下機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息資源開發之時缺乏合理性

據相關資料記載，目前我國已經建設4000多個信息化檔案數據庫，提高了管理工作的實效性，但是檔案資料的內容少之又少，再者重復加工問題的衍生，使檔案信息化資源質量長期處于低下的狀態中；

（二）檔案信息內容不完整且安全措施相對缺乏

機關事業單位所保管的檔案資料一般與國家機密有關，不可輕易的公布于眾。但是在目前事業單位檔案管理信息化建設的進程中，資料的安全問題未被重視，外網瀏覽網頁等行為的出現均可以降低檔案信息資料的安全度；

（三）信息技術應用的頻率始終處于較低的水平

在事業單位檔案信息化建設的進程中，計算機檢索技術是核心技術，檢索技術的應用大大提升管理效率與準確度。但是很對事業單位的管理人員仍然采用的傳統的手工檢索方法，新型技術應用頻率的低下，最終會干擾信息化在檔案管理工作中的推廣。

二、提升機關事業單位檔案信息化管理工作效率的可行對策

（一）樹立檔案管理現代化發展觀念

在信息化時代中，機關事業單位要想做好檔案信息管理工作，那么就應該落實檔案管理信息化建設這項工作任務，這可以視為高端信息技術得以應用的基礎。檔案管理員作為管理行為的發出者，只有在檔案管理現代化發展觀念樹立的基礎上，創新型想法、思路才會源源不斷的涌現出來，此時推動了簡易的手工管理模式向電子化、技術化、數字化轉型的進程；這一觀念確立之后，機關事業單位檔案管理者不斷的吸納新的技術與方法，為檔案管理信息化建設工作添磚增瓦，在這一觀念的引導下，檔案管理工作在信息化條件中逐步實現信息化、電子化的目標；

（二）落實電子文件管理工作，提高檔案資料的安全性能

機關事業單位的檔案管理信息化建設目標的落實為管理工作創造了極大的便捷性，從而達到了提升管理效率的目標。但是在信息化條件下，必須解決信息不安全這一典型的問題。機關事業單位檔案管理人員只有重視檔案信息的安全性，才會減少信息遺漏、丟失現象發生的概率。因此為達到上述目標，在信息條件下，檔案管理員應該積極應用信息技術對檔案資源進行電子版形式的保管，保證檔案資料完整性的基礎上，通過設置防火墻等途徑去減少病毒對檔案信息侵害現象的發生。總之，檔案管理人員樹立并強化安全意識，合理的應用現代化信息技術對檔案文件文書進行加密處理，保證資料的完整度、真實性，這是信息化條件下機關事業單位檔案管理工作效率提升的重要表現之一；

（三）做好各類檔案信息化設備的添置工作

任何檔案管理工作可以被視為一項系統化的工程，其檔案資料的收集、保管以及利用環節都處于等同的地位，各個環節之間連接緊湊，不可被取代。因此在信息條件下，機關事業單位檔案管理工作所許多的設施要配置齊全，性能達標，在相關設備的輔助下單位各個門類、不同載體檔案資料合理、有秩序的被存放與保管，例如網絡設施、計算機軟硬件設備的采購與安裝，提高了檔案管理員日后對資料查找的工作效率，同時提高了對突發事件處理的速率。總之，投放更多的資金，加大對機關事業單位各類檔案信息化設施添置的力度，有利于檔案全文數據庫與多媒體數據庫建設工作的開展與運行，此時電子檔案資料被機關事業單位檔案管理部門順利的接受與管理，不同類型的檔案資料被分批的錄入與管理；在相關設備的輔助下，檔案全文信息通過電子技術被查詢，那么在信息化條件下，機關事業單位檔案資料被有效的管理與應用；

（四）建立健全事業單位數字化檔案管理體系

檔案資料被以數字化的模式被管理，是提高管理效率的關鍵手段，此時機關事業單位在高端科技的輔助下落實檔案數據庫建設的工作任務。建立健全數字化檔案管理體系，使網頁管理模式滲透在管理進程中，完善性的網站管理模式的啟用，優化了原有檔案管理進程；管理員并積極做好網絡技術的應用與設施的維修、養護工作，這是對檔案管理信息化建設號召的響應，此時檔案信息資源被高效的使用，這是促使管理效率提升的關鍵性技術。

三、結束語

伴隨著我國社會經濟與科學技術的不斷發展，機關事業單位的檔案管理工作也應該踐行改革與創新的征程，盡管目前我國機關事業單位的檔案管理存在諸多問題尚未解決，但是只要檔案管理人員不斷的提高自身素質與技能水平，積極引進高端技術，抓住發展的機遇，結合傳統檔案管理的優勢，在實踐中不斷的總結經驗，擬定規范化的檔案管理機制，最終達到檔案管理信息化建設的目標，使機關事業單位檔案管理工作實現可持續發展的終極目標。