不動產登記檔案中房產丘號卷的整理方法及改進

嚴 凌

南京市不動產登記中心檔案科 210000

不動產登記檔案中房產丘號卷的整理方法及改進

嚴 凌

南京市不動產登記中心檔案科 210000

房產丘號卷是不動產登記檔案中巨大的組成部分，它記載和見證著1953年至今房地產交易的發展與變化，它采用按丘立卷和按戶立卷兩種方式，整理方法較為復雜和繁瑣，本文主要介紹了房產丘號卷的整理方法，提出有效的改進方式。

不動產登記檔案；丘號卷；整理；改進

南京市不動產登記中心自今年6月成立以來，房地產交易產生的材料統稱為不動產登記檔案。其中包括成立后交易產生的新不動產登記檔案（2016年6月至今）和原房產丘號卷（1953年至2016年6月）兩類。房產丘號卷是不動產登記檔案的重要組成部分，它采用按丘立卷和按戶立卷兩種整理方法。

一、什么是房產丘號卷

房產丘號卷是指房地產設立、變更、轉讓和消滅經相關部門登記后，按照丘號獨立形成的卷。它分為老卷和新卷兩類。老卷建于1953年，止于2004年6月30號，現有幾十萬卷。老丘號卷實為一丘內登記卷的合訂卷，登記卷按丘立卷，房地產權屬的來龍去脈反映于一丘內。

新卷建于2004年7月1日，現有檔案一百多萬卷。新卷是登記卷按權屬單元立卷，統稱按戶立卷，區別于按丘立卷的老卷。立卷方法與按丘立卷方法相同，僅僅是保管單位改小，權屬材料更為集中，便于查閱使用。

二、房產丘號卷的類型和整理方法

不動產登記檔案中房產丘號卷主要需要整理的案件有五種類型： 所有權案、抵押權案、注銷案、掛失案和查封案。

所有權案主要是指，不動產因取得、變更、轉移、注銷等原因致使房屋權屬發生轉移的登記案件。每一份所有權案都有自己獨立的丘權號。整理所有權案時，對照掃描打印的總目、分目，在案件每一頁紙的右上角蓋上分頁符的印章并填寫對應的頁數，分目為“1”的案件立新卷，分目為“2”及以上的案件到庫房調閱原號丘卷變更入卷。

抵押權案主要是指抵押人以其合法的不動產以不轉移占有的方式向抵押權人提供債務履行擔保的登記案件。抵押權案整理時，需進入電腦系統，點擊錄入相對應的丘權號，到庫房調閱原號丘卷變更入卷。

注銷案包括所有權的注銷和抵押權的注銷，一般抵押權的注銷較多。整理抵押權注銷案只需調閱原丘號的案件，將他項權證號與之相匹配的原抵押案抽出并做好記錄，統一放置抽出的抵押案，最終只保留抵押申請表，按日期順序裝訂好入庫即可。

掛失案主要是指房屋產權人的房屋所有權證書或者房地產權證書丟失，當事人來辦理申明作廢的案件。由于掛失案都是有原丘權號卷的，在裝訂時，只要根據原丘權號，將掛失材料添加到原產權案中，做好添加資料的頁碼標記即可。

查封案主要指法院對有權屬糾紛的房屋，禁止辦理任何交易的案件。以前查封案和掛失案的裝訂方法是一樣的，近兩年，由于案件的增多，完成掃描的電子錄入后，查封案便采取按時間清冊獨立裝訂成冊的方法。

三、改進的整理方法與特點

房產丘號卷的整理方法較為復雜和繁瑣，既費時又費力，為不動產檔案的管理帶來諸多不便，亟需進行改革和創新。根據2012年發布的《房地產登記技術規程》中關于“登記歸檔”中提到：“按照檔案歸檔的流水號進行統一編號方法主要優點在于方便工作和能充分利用庫房?！?/p>

在日常的工作中，所有權案和抵押案可采用按分類流水編號整理方式，即檔案號以每卷檔案的類別和整理的順序編號，其編號由“年度號+分類號+保管期限+流水號”組成，以一定卷數檔案裝成一冊，注明時間區域，易于電腦檢索查找。掛失案可采取和查封案相同的整理方法，完成掃描的電子錄入后，按時間清冊獨立裝訂成冊。

檔案采用流水號整理的特點：

1、用計算機自動生成編碼，準確性高，也便于檔案數量的精確檔案的統計和查找，相對于丘號卷的整理、立卷、調閱、變更速度加快，工作效率得到進一步提高，更加省時省力。

2、儲存空間大大提高。采用流水號整理可以按順序上架擺放，到一定卷數裝在一個檔案盒內，每個檔案盒注明時間區域，不需要將每個丘號卷單獨裝檔案盒，大大節約了儲存空間。

3、檔案類別得到有效區分，既便于對永久性權屬檔案的安全保護，又方便過程性鑒定、銷毀工作的開展。同時，避免了丘號卷易蓋錯、易放錯的問題，最大化提高檔案的利用率。

4、所有權案、抵押權案和掛失案都將獨立完成，同一丘號的案件不會反復調閱、填寫和拆裝等，增強對檔案的保護，延長檔案的壽命。

5、檔案的管理成本得到進一步下降。采用流水號整理，不需要為每個丘號單獨立卷，從而使人力成本、整理檔案的材料成本、庫房設備成本都進一步下降。

6、建立檔案檢索體系，快捷高效的利用檔案。通過流水號的整理方法建立的檢索系統，是檔案現代化管理和發展的趨勢，更利于檔案的保管、保密和提供利用。

四、結語

不動產登記檔案采用流水號的整理模式，程序簡單易于掌握，操作性通用性大大增強，緩解了檔案工作人員的工作壓力，以一種快捷高效的方式來開展工作。隨著計算機技術突飛猛進的發展和QA辦公自動化的日益廣泛應用，流水號整理借助計算機強大的檢索功能進行查找，檔案的調閱速度會得到大幅度提升。借助現代化的技術手段改善房產丘號卷的整理和利用，提高調閱檔案的準確率，運用計算機的智能化操作，減少人工的機械勞動才是未來的發展趨勢，也是房產檔案現代化管理的主要目標。

作為檔案工作人員，我們在認真學習掌握這種新的管理方法的同時，在實際操作中仍然要不斷地總結經驗教訓，不僅要有積極勇敢的改革精神，更要有冷靜周密的科學態度，只有這樣，才能更好地為利用者服務，加速不動產登記檔案工作標準化、規范化和現代化的建設步伐。

[1]程嘯,尹飛.常鵬翱.《不動產登記暫行條例及其實施細則的理解與適用》,2016.2.

[2]《房地產登記技術規程.中國建筑工業出版社.

[3]《房屋登記辦法釋義》.人民出版社.

[4]《房地產管理基本制度和政策》,人民出版社.